淺議高校基層行政人員應具備的素質

摘 要 高校院級辦公室是高校基層的綜合辦事機構，它的正常運轉離不開行政人員的辛勤工作。而行政人員素質的高低，直接制約著辦公室工作完成的質量以及水平。因此，筆者以院級辦公室文秘內勤為例，進一步明確了辦公室行政人員應具備的素質，以期為學校和學院的發展提供優質服務和有力保障。

關鍵詞 高校 文秘內勤人員 素質

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

高校院級辦公室是高校基層的綜合辦事機構，它承擔著全院的人事、行政、教學、科研等日常管理工作，①具有承上啟下、協調左右，溝通內外的職能，是展示學院管理水平和精神風貌的窗口。高校院級辦公室的正常運轉離不開行政人員的辛勤工作，而行政人員素質的高低，對學院辦公室工作的質量有著至關重要的作用。因此，大力提升高校基層行政人員的職業素養是一項刻不容緩的工作。筆者以院級辦公室文秘內勤為例，就高校基層行政人員應具備的職業素養作以探討。

高校院級辦公室文秘內勤人員工作涉及面廣，既要擔負文秘的職責又要提供良好內勤保障，可謂是身兼兩職，在高校基層行政工作人員中具有很強的代表性。根據有關調查，目前在高校院級辦公室內擔任文秘內勤的工作人員素質參差不齊，有碩士研究生學歷的、本科學歷的、大專學歷的，由于素質存在著差別，那么在實際工作中就必須明確從業者的職業素養，從而為保質保量完成工作任務提供強有力的人力資源保證。

1 辦公室文秘內勤的工作核心及內容

辦公室文秘內勤人員的工作實質的核心就是全心全意為全院師生做好各項服務工作。院級辦公室工作的特點決定了文秘內勤人員工作內容的繁瑣和復雜。例如，負責文件、信件和印刷品等的收發及報刊雜志的征訂；印章的管理；各種會議和各種事務的通知；接聽咨詢電話和接待來人、來訪以及接轉全院的求職材料；文件的分發、歸檔及資料的收集和整理；辦公用品購置和領發；固定資產的辦理和維護；各類信息及報表的收集和統計；辦理和發放各類補貼包括評優的獎金及福利用品；學院財務帳的報銷；院會議室及領導辦公室的清潔衛生；協助辦公室主任做好評職考核聘用和校、院級政策的上傳下達等等一系列事務和政務。其工作的復雜性和艱巨性可見一斑。

2 辦公室文秘內勤人員應具備的素質

素質是指人的體質、品質和素養，包括個人的才智、能力和內在涵養。盡管每位文秘內勤人員的學歷背景不盡相同，但有一點是肯定的，即只要努力學習業務知識、不斷總結工作經驗就可以提高自身的綜合素質、更加富有成效地完成工作。基于長期的工作經驗并通過不斷地歸納總結，筆者認為若想成為一名合格的文秘內勤人員應著重做到如下幾個方面：（1）樹立主動服務的工作意識。（2）踐行愛崗敬業的工作理念。（3）培養終身學習的良好習慣。（4）全面提升統籌協調能力。（5）培育應變能力，構筑平和心態。（6）增強團隊責任感及團隊協作能力。（7）大膽探索，開展創造性工作。

2.1 樹立主動服務的工作意識

院級辦公室工作繁雜，小到收發文件、迎來送往，大到起草文件，為領導出謀劃策，其根本目的都是服務。②辦公室文秘內勤人員不僅要為學校及學院發展的目標而服務，為教學和科研而服務；還要為師生而服務，為院系領導而服務；為校職能部門及其兄弟學院而服務，為學院各系而服務。這也印證了上文中所提到的，辦公室文秘內勤人員工作實質的核心就是一心一意為全院的師生辦好事、服好務。與所有服務性的崗位一樣，辦公室文秘內勤人員必須首先明確自己崗位的“服務性”實質。只有在正確認識自身工作實質的前提下，辦公室文秘內勤人員才可能以正確的態度來對待這份工作。而在實際的工作情形中，某些辦公室文秘內勤人員面對前來辦事的師生出現故意拖延辦事時間、甚至是端架子等行為，正是由于對自己的崗位實質還不甚清楚，擺不正自己的位置而造成的。對此，文秘內勤人員應明晰自己工作的“服務性”本質，樹立起主動服務的工作意識。在工作中，要做到態度熱情、服務周到、話語貼心，要時刻想他人之所想、急他人之所急，始終把學院師生員工對自己工作的滿意度作為衡量工作質量的標桿。

2.2 踐行愛崗敬業的工作理念

辦公室文秘內勤工作看似雜亂瑣碎，不值一提，但卻是學院辦公室中一項不可或缺的工作。有了接人待物、整理、分發材料、辦手續、蓋公章、各部門跑腿等一系列龐雜的事務才使得院系上下的工作得以完美地銜接，變得井然有序。所以說，辦公室文秘內勤人員必須要認識到自身工作的重要意義，努力做到“入則懇懇以盡忠”，踐行愛崗敬業的工作理念。筆者在與一些院系的辦公室文秘內勤工作人員溝通時發現，工作中的缺乏成就感導致部分文秘內勤人員在工作上的懈怠。盡管每天都在崗位上忙忙碌碌，但處理的始終是些瑣屑繁雜的事務，很難取得什么大的成就。有鑒于此，筆者認為辦公室文秘內勤人員應理性看待此項工作，不以事大事小作為評判工作的唯一標準，秉承勿以事小而不為的敬業精神。文秘內勤人員還應認識到，工作中本是無小事的，對自己而言的“小事”卻無不和師生的利益休戚相關，稍有疏忽怠惰就會出現問題。作為文秘內勤人員要干一行、愛一行和精一行，要讓敬業奉獻成為自己的思維方式與生活方式。工作中要有干練的工作作風，不能養成辦事拖沓的不良習慣；要注重細節、要精益求精，不能有“差不多”、“大概”就行的思想。總之，文秘內勤人員在工作上應踏踏實實、兢兢業業、任勞任怨。因為敬業奉獻，是做好一切工作的基石。

2.3 培養終身學習的良好習慣

在高校中有一種較為普遍的觀點認為，相比于教師的教學和科研工作，文秘內勤工作并沒有什么技術含金量，不需要進行專業知識的學習，工作只需照章辦事即可。而實際工作中，文秘內勤人員若不去自覺學習學校下達的相關政策和文件，不掌握一定的業務技能，根本無法勝任工作。因此，文秘內勤人員必須要認真、努力學習文化和業務知識，掌握和貫徹學校的方針、政策和規章制度，不斷學習和運用現代辦公設備技術，提高辦事、辦文和辦會的水平和效率。

2.4 全面提升統籌協調能力

辦公室文秘內勤人員每天都要面對各種類型的工作，其中還有大量工作是是交織疊加在一起的，盡管如此，文秘內勤人員依然需要做到忙而不亂，繁而不雜，疏而不漏，有條不紊。這就要求文秘內勤人員具備很強的綜合統籌協調能力。首先，學會分清工作任務的輕重緩急是關鍵，要善于處理工作的主要矛盾，從而達到“舉一綱而萬目張”的效果。快速羅列出當前亟待解決的事務，做出明確計劃，按緊迫程度依次處理，堅決杜絕眉毛胡子一把抓的做法。再次，學會分類歸納不同性質的工作任務是重要手段。辦公室文秘內勤人員應采取靈活多變的工作方法，勤于思考、善于總結，可以把內容、性質相似或相同的工作任務集中解決，這樣就減少了主觀思維的變化性，既省時又省力，事半功倍。最后，辦公室文秘內勤人員還應在平時的工作中主動與學校相關部門、院各系以及教職工人員多溝通、多協調，給領導多請示多匯報，設法爭取最優支持和配合，以提升工作效率。

2.5 培育應變能力，構筑平和心態

相較于高校院級辦公室的其他基層行政人員，文秘內勤每天的工作內容可謂是充滿了大量不確定性，除了處理常規工作之余，還要面對各種計劃外的非例行工作，比如臨時布置的任務和計劃內工作變動等突發性的工作，③這就要求辦公室文秘內勤人員要具備相對靈活的應變能力，做到處變不驚，從容待之。此外，由于工作中形成的不確定感和隨時待命的緊迫感長期會使文秘內勤人員產生緊張焦慮等負面情緒，因此構筑平和的心態也是必不可少的。

2.6 增強團隊責任感及團隊協作能力

院級辦公室是一個整體，文秘內勤是整體的一部分，是辦公室行政人員的一員。良好的團隊關系及較強的團隊責任感都會增強團隊的聚合力，提高工作的質量和效率；反之，即使個人能力再突出，沒有團隊的共同協作，也很難做好工作。學院辦公室一般設有主任、文秘內勤、教學兼實驗秘書、科研兼研究生秘書、教務員等職位，雖然每個職位都有明確的工作職責，但是各崗位之間業務既有聯系，又有交叉，許多情況下需要辦公室人員之間相互合作和配合，共同來完成工作。④因此，工作中要有分工不分家的思想，同事之間要相互取長補短，互相補臺不拆臺，從而營造一個融洽的工作氛圍。

2.7 大膽探索，開展創造性工作

文秘內勤工作不應拘泥于傳統的工作方法，而應不斷大膽探索新方法新路子。例如，可以利用微博來向學院師生傳達學校、學院的新政策，在微博上進行答疑解惑等一系列互動，既便捷快速、又清晰明了。所以說，要想在平凡的崗位上做出不平凡的業績，就需要文秘內勤人員善于總結工作規律，探索新的工作思路和方法，創造性開展工作。否則，這項工作就會缺乏必要的生機和活力。因為創新能力是做好工作的不竭動力和源泉。

3 結束語

隨著高等教育的快速發展和改革的不斷深入，院級辦公室的工作任務和內容也在不斷地豐富和擴充，這就對辦公室工作人員提出了更高的要求，同時他（她）們肩負的責任也更為重大。所以包括文秘內勤人員在內的高校基層行政人員應當不斷學習新知識、掌握新技能，不斷提高自身的綜合素質，以適應時代發展的要求，更好地服務于學校以及學院的改革和發展。

注釋

① 謝玉華，劉云峰，劉立獻.愛崗敬業 淡泊名利[J].湘潭師范學院學報，2007（1）：72-73.

② 顧紀忠.論高校辦公室人員素質的養成[J].經濟研究導刊，2008（10）：215-216.

③ 黃旭輝.高校基層行政管理人員自我價值感研究[J].現代經濟信息，2010（22）：42-43.

④ 劉映琦.高校院系辦公室人員應樹立的十種崗位意識[J].當代教育論壇，2011（9）：80-82.