淺談合同文本標準化

[摘要] 合同文本標準化是一種全方位的、科學的、動態的管理理念，本文介紹了合同文本標準化的工作流程，將有利于企業規避風險。

[關鍵詞] 合同文本； 標準化

[中圖分類號] F272.35 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）04- 0064- 02

1 標準化的發展

標準是科學、技術和實踐經驗的總結。標準化是指在一定的范圍內為獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制訂共同的和重復使用的規則的活動。它包括制訂、發布及實施標準的過程。

伴隨著工業革命的發展，現代管理學各種理論推陳出新，作為制度化的極致——標準化也順勢而生。早在20世紀70年代，錢學森就提出要加強標準化工作及其科學研究以應對現代化、國際化的發展環境。各類管理學理論培訓又將“一流的企業做標準，二流的企業做品牌，三流的企業做產品”的管理理念在管理者身上打上烙印。如今標準化的范圍及內容日趨豐富且系統化。

標準化是不是必須具有強制性見仁見智，本文試圖從自發的認識看待標準化，將對企業內部標準化建設中合同管理的一個環節——合同文本的標準化建設進行分析，以探尋普通企業如何進行合同文本標準化，確保合同執行質量，從而降低企業運行風險。

2 為什么合同文本要標準化

西方經濟學認為現代社會是契約社會，這種契約框架的最直觀表現形式就是合同。

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利和義務關系的協議。合同是企業從事經濟活動取得經濟效益從而實現生存與發展的綱目，同時也是風險產生的根源。企業要在經營活動中實現生存和發展，就必須解決所面臨一切經營風險。合同管理為企業提供規范的合同和合法合規的風險解決機制。因此，科學的合同管理是維護企業合法權益、防范經營風險最重要、最基本的手段。在這其中，合同文本的作用顯得尤為重要。

在某些企業的經營活動中，不能用規范的文本約束彼此的行為，不真實表達意思，避重就輕，采用含糊的不規范的文本導致合同執行糾紛；或者不準確不嚴謹有歧義有誤解的用語引致合同爭議；或者只講正不講反沒有違約責任，導致對方實際違約無法追究責任；或者違反法律規定簽訂了無效的合同導致締約過失責任；或者采用顯失公平的條款導致無法取得法律支持等等。以上這些行為必將增加企業的經營風險，帶來不必要的損失。

在激烈競爭的市場中，風險預防與控制是企業的核心競爭力之一，如果因為個人原因或合同文本原因導致合同不嚴謹、執行被動顯然是不利于企業發展的。因此有必要最大限度地規避人因或文本的因素導致的風險，合同文本標準化顯然是解決此類問題的良方正藥。

3 何謂合同文本標準化

合同文本標準化并不等同于格式條款。格式條款是指當事人為了重復使用而預先擬定、并在訂立合同時未與對方協商的條款。如：保險合同、拍賣成交確認書等，都是格式合同。《合同法》從維護公平、保護弱者出發，對格式條款從3個方面予以限制：① 提供格式條款一方有提示、說明的義務，應當提請對方注意免除或者限制其責任的條款；② 免除提供格式條款一方當事人主要義務、排除對方當事人主要權利的格式條款無效；③ 對格式條款的理解發生爭議的，應當作出不利于提供格式條款一方的解釋。

合同文本標準化是一種管理理念，是參照機械產品標準化的“系列化、通用化、組合化和模塊化”的管理方法，通過全體參與的方式，實現預先防范，實現動態管理。合同文本標準化的產品是合規的經過檢驗的合同范本，當然該范本可以與對方進行協商，用專用條款的方式對通用條款的內容進行修訂。

4 合同文本標準化工作流程

合同文本標準化需要體現人事相宜、動態管理的原則。應按照合同類別分解、成立小組、調研、尋找標桿、專題研究、合同框架搭設、分頭編寫文本、草稿討論、定稿、實踐、反饋、重新修訂的流程開展合同文本標準化工作。

（1） 一個企業要對從事的經營活動中擬簽訂的合同類型進行分類。分好類后有示范文本的或者類似于FIDIC等推薦文本的應該優先采用規范性文本，或者在規范性文本的基礎上進行必要的符合企業實際符合國家現狀的轉化。沒有示范文本或推薦性文本的，就需要重新擬定合同文本。

（2） 擬定合同文本不是某個人或者某個部門的事，應該是全公司的事。可以按照學習型組織的模式成立合同文本標準化小組，從各部門抽調具有豐富實踐經驗的人、法律經驗的人、財稅專業人員組成。這種組織應是利于溝通的、團結協作的，而不是行政指令下完成工作。同時這種組織應具備一定的協調能力，并掌握一定的權力，也就是說需要得到上層的支持。

（3） 調研。調研工作應該是有針對性有目的性的，可以通過網絡收集、現場訪問或者其他渠道取得相應的文本資料、執行情況報告等。

（4） 尋找標桿。標桿管理的核心是向業內或業外的最優秀的企業學習。通過學習，企業重新思考和改進經營實踐，創造自己的最佳實踐，這實際上是模仿創新的過程。從自身企業實際出發，選擇最適合的標桿企業，優先采用標桿企業的文本及經驗作為研究對象。

（5） 專題研究。這是合同文本標準化工作中最常被忽視的環節。（6） 合同框架搭設。由具有合同管理經驗或法律經驗的人員負責，根據專題研究的結果設置合同框架。

（7） 分頭編寫文本。

（8） 草稿討論。合同文本標準化的產品是能夠重復使用，具備可行性的合同文本，有必要進行開誠布公的討論，廣泛征集意見。

（9） 定稿。

（10） 實踐。定稿后的合同文本應作為未來合同談判的基礎，同時可以根據合同類別的差異性，對不同類別的合同的特定章節確定不同文本，屆時根據具體的合同從文本庫中進行選擇，類似于前文所說的組合化與模塊化。

（11） 反饋。全面質量管理的一條重要原則就是持續改進，因此必須根據PDCA的原則及時經驗反饋，總結得失，并將結果反饋到修訂后的合同文本中。

（12） 重新修訂。根據企業的發展，相關法律法規的變化，必須及時對相關合同文本進行修訂。

4 結 語

合同文本標準化不是簡單的要約、承諾的內容，而是一種全方位的、科學的、動態的管理理念，成功的合同文本標準化必將有利于企業在競爭中脫穎而出。