新形勢(shì)下高校接待工作的探析

[摘要] 隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展和新形勢(shì)的不斷變化，高校接待工作進(jìn)入了一個(gè)嶄新的階段。高校接待工作人員應(yīng)清晰認(rèn)識(shí)到接待工作的新變化、新要求，把握好高校接待工作的基本原則和要求，并且在接待工作中具有追求卓越、不斷創(chuàng)新的思想，才能提升高校對(duì)外接待工作服務(wù)層次。本文就新形勢(shì)的發(fā)展對(duì)高校接待工作探析的創(chuàng)新與發(fā)展思路作了進(jìn)一步研究。

[關(guān)鍵詞] 高校； 接待工作； 創(chuàng)新； 發(fā)展

[中圖分類號(hào)] G64 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）04- 0102- 02

高校接待工作是指對(duì)來校從事考察調(diào)研、出席會(huì)議、檢查指導(dǎo)、學(xué)習(xí)交流等公務(wù)活動(dòng)的專家或領(lǐng)導(dǎo)的接待與服務(wù)工作。近年來，隨著高校的繁榮發(fā)展，高校對(duì)外接待工作的任務(wù)更加繁重。為學(xué)校中心工作與改革發(fā)展大局服務(wù)是高校對(duì)外接待工作的指導(dǎo)思想。

1 高校對(duì)外接待工作的重要性

高校對(duì)外接待工作聯(lián)系內(nèi)外，起到溝通上下的紐帶與橋梁作用，是高校行政事務(wù)的一個(gè)重要組成部分。在具體工作中高校對(duì)外接待工作看起來都是一些小事，工作十分瑣碎。但這些小事，辦好了是小事，辦壞了就誤事。特別在承接重要的接待任務(wù)時(shí)，一旦疏忽大意把事情搞砸，就會(huì)影響大局。事實(shí)上，學(xué)習(xí)的角度來看，高校對(duì)外接待工作給主客雙方提供了相互交流的機(jī)會(huì)。大家創(chuàng)造了一個(gè)學(xué)習(xí)平臺(tái)，對(duì)于具體負(fù)責(zé)接待工作的人員也是一種學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，營(yíng)造和諧融洽的氣氛。這樣，能在完成接待工作任務(wù)的同時(shí)，積極地推動(dòng)雙方的各項(xiàng)工作向前發(fā)展。

2 高校對(duì)外接待工作的原則

2.1 求實(shí)性原則

接待工作要堅(jiān)持求實(shí)的基本原則，這樣才能真正地反映情況、發(fā)現(xiàn)問題，無論是來賓，還是學(xué)校，求實(shí)性原則能夠?yàn)槠涮峁┝己玫慕梃b和參考。堅(jiān)持求實(shí)性原則，一方面，對(duì)接待中聽取、了解的情況，要力求真實(shí)、清楚，及時(shí)為校領(lǐng)導(dǎo)研究、解決和處理問題提供了有價(jià)值的參考依據(jù)。另一方面，對(duì)客人提出的要求和問題，要依據(jù)黨和國(guó)家的政策、法規(guī)，以積極的態(tài)度，準(zhǔn)確地解釋和處理，切忌感情用事。

2.2 規(guī)范性原則

對(duì)來訪者，實(shí)行對(duì)口對(duì)等的接待原則。根據(jù)來訪者的級(jí)別與身份，安排相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)、人員進(jìn)行接待；也可根據(jù)來訪人員所在單位類別、性質(zhì)及來訪的內(nèi)容，安排學(xué)校相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門人員接待。接待任務(wù)的計(jì)劃根據(jù)接待工作的實(shí)際需要進(jìn)行策劃與安排，對(duì)與工作無關(guān)的事情或人員，必須給予明確拒絕，以免對(duì)工作造成不必要的影響。

2.3 高效性原則

高效性原則展現(xiàn)了高校的整體接待水平、工作人員的素質(zhì)能力和高校的行政效率。高效的接待，能展現(xiàn)活力，彰顯實(shí)力。更為重要的是在實(shí)際接待過程中，遇到一些突發(fā)事件，高效性原則要求接待人員能及時(shí)迅速作出正確的判斷，采取行之有效的應(yīng)對(duì)措施，確保接待工作的順利進(jìn)行。

2.4 節(jié)約性原則

高校接待必須堅(jiān)持節(jié)約的原則，少花錢多辦事，以注重情感交流和促進(jìn)事業(yè)發(fā)展為目的，讓領(lǐng)導(dǎo)和來賓們滿意。高校接待工作的亮點(diǎn)應(yīng)體現(xiàn)在細(xì)心、耐心地為來賓提供服務(wù)，使其感受到接待方的真誠(chéng)用心、工作的規(guī)范性和自身的敬業(yè)精神，而不是體現(xiàn)在住高檔房、吃天價(jià)宴上。否則，接待工作的重心偏移，目的走樣，接待工作也就隨之變味道了。

2.5 友好性原則

在對(duì)外接待活動(dòng)中，講究禮節(jié)與禮儀也是接待人員不應(yīng)忽視的。一是衣著得體；二是言語親切、認(rèn)真、誠(chéng)懇地回答賓客提出的問題，講話分寸把握適當(dāng)，態(tài)度友好，舉止有禮；三是尊重來客的文化風(fēng)俗習(xí)慣，以真誠(chéng)、樸實(shí)的態(tài)度對(duì)待來訪賓客。

3 高校對(duì)外接待工作的創(chuàng)新與發(fā)展思路

創(chuàng)新是做好各項(xiàng)工作永恒的動(dòng)力。接待工作要善于在創(chuàng)新上下工夫，勤于思考，敢于實(shí)踐，解放思想，勇于突破陳規(guī)。

3.1 提高接待人員素質(zhì)，發(fā)揚(yáng)協(xié)作精神

吃苦耐勞、敬業(yè)實(shí)干，這是做好接待工作所要具備的基本條件。要做好高校對(duì)外接待工作，必須進(jìn)一步提高接待人員的整體素質(zhì)，抓好隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化工作作風(fēng)。

3.2 更新理念提升服務(wù)層次

對(duì)接待工作的認(rèn)識(shí)，不能只停留于簡(jiǎn)單的迎來送往與食宿安排的層次上。在新形勢(shì)下，負(fù)責(zé)高校對(duì)外接待的人員，應(yīng)認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作是學(xué)校行政事務(wù)的一個(gè)重要組成部分。接待人員的形象，接待工作的效果，都代表著學(xué)校的整體形象。為此，我們必須認(rèn)真強(qiáng)化接待人員的責(zé)任意識(shí)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)，接待部門只有把接待任務(wù)當(dāng)作一項(xiàng)政治任務(wù)去完成，才能高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)，為學(xué)校樹立很好的公眾形象。

3.3 部門協(xié)作高效運(yùn)作

為了使高校對(duì)外接待工作運(yùn)轉(zhuǎn)有序、整體聯(lián)動(dòng)、步調(diào)一致，必須建立由以學(xué)校主要負(fù)責(zé)接待工作的部門牽頭，各職能部門、教學(xué)單位及有關(guān)人員、專家學(xué)者等協(xié)同的機(jī)制，學(xué)校辦公室要積極整合接待資源，強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)，充分利用學(xué)校各種接待服務(wù)設(shè)施，周密組織、精心策劃，按照管理規(guī)范化、服務(wù)程序化、隊(duì)伍專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)有效實(shí)施。學(xué)校其他相關(guān)部門，要重視自身優(yōu)勢(shì)的有效發(fā)揮，做到積極、主動(dòng)，從學(xué)校大局出發(fā)，以服務(wù)學(xué)校的中心工作為己任，密切配合，各司其職，使接待工作與科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流和人才培養(yǎng)等方面的工作互相促進(jìn)，互為補(bǔ)充，使學(xué)校辦學(xué)效益最大化。

3.4 機(jī)動(dòng)靈活緊張有序

在實(shí)際接待中會(huì)有意想不到的事情發(fā)生，例如來賓抵達(dá)時(shí)間推遲、人數(shù)有變化、參觀路線變化等，這些事情的發(fā)生存在突發(fā)性，要求接待人員要在短時(shí)間內(nèi)做出正確的判斷，采取有效的措施，確保順利完成接待工作。所以，接待人員應(yīng)頭腦靈活、隨機(jī)應(yīng)變、遇到情況有變化時(shí)，① 必須及時(shí)請(qǐng)示、及時(shí)協(xié)調(diào)、迅速調(diào)整接待方案，盡快通知參與接待的有關(guān)人員和部門；② 要準(zhǔn)確掌握情況，并根據(jù)變化及時(shí)果斷處理，要冷靜沉著、切忌驚慌急躁；③ 要保證迅速落實(shí)各項(xiàng)應(yīng)對(duì)措施，做到忙而不亂。

總之，高校對(duì)外接待人員只有從高校實(shí)際出發(fā)，不斷研究和探索做好接待工作的新方法、新途徑、豐富內(nèi)涵、開拓思路，才能推動(dòng)對(duì)外接待工作不斷創(chuàng)新，才能讓接待工作在高校發(fā)展中發(fā)揮更大作用，優(yōu)質(zhì)高效的對(duì)外接待工作，既可以展現(xiàn)學(xué)校的良好形象，給來賓留下美好而深刻的印象，又可以為學(xué)校贏得良好聲譽(yù)，有助于學(xué)校獲得社會(huì)公眾的信任和支持，提高學(xué)校在同行中的競(jìng)爭(zhēng)力。