談目標管理法在檔案管理員管理中的應用

[摘要] 檔案管理員工作的特殊性決定了針對他們的管理有別于一般人員管理。當下管理者對檔案管理員管理工作的不足主要有兩個方面，其一是管理者思想上重視不夠；其二是缺乏科學的管理方法。檔案管理工作目標明確，工作性質較為單一，進行考核目標設置比較容易。此外，外部環境變化對這項工作的影響不會很大，目標設定后無需權變來適應環境的變化。加之檔案管理員工作特點，共同決定了管理者在管理實踐中應用目標管理法對檔案管理員進行管理，是一種很好的選擇。

[關鍵詞] 目標管理法； 檔案管理員； 管理工作； 應用

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）04- 0083- 01

1 檔案管理員的工作特點

檔案管理員是指負責組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員。根據檔案管理員崗位職責可將其工作特點歸納如下：

系統性規范性：按照《檔案管理工作規范條例》，檔案管理員負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。

保密性：檔案管理員要樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

原則性：檔案主要供應本組織使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經領導批準同意。

安全性：按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

創新性：積極做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率。

2 管理者對檔案管理員管理工作的不足

當下管理者對檔案管理員管理工作不足主要有兩方面。① 管理者思想上重視程度不夠。具體表現為管理者很少為檔案員綜合素質的提升提供平臺。檔案工作的特點決定了管理人員要具有一定的政治素質、專業素質等。組織應當為成員的綜合素質的提升創設條件，尤其是政治素質。只有政治素質過硬的員工才能做好保密性和原則性強的檔案管理工作。② 管理者在管理實踐中沒有科學的理論指導。多數管理者針對檔案管理員的管理工作仍然按照傳統方式進行，但是檔案管理員的工作特點決定了這項管理工作具有一定的特殊性，所以應該有一套科學的理論作指導。

3 什么是目標管理法

目標管理法又稱為成果管理法，是美國管理大師彼得·德魯克在其所著的《管理學實踐》一書中提出的重要管理思想。目標管理法是以制定和實現目標為中心，由組織的員工共同參與制定具體的、可行的且能客觀衡量績效的目標，在工作中進行自我控制，努力實現工作目標的一種現代管理方法。目標管理法采用行為科學的理論以及人性化的參與方式，由組織高層管理者與下級共同商議組織的目標，并將其具體化，細分到組織的各個部門、層次和成員，將目標與組織的各個部門、層次和成員的責任和成果相聯系，組織的高層管理者激勵下屬去自主地實現目標，高層管理者則注重結果及評價，從而使組織能夠有效運行。

目標管理法具有如下特點：

（1） 參與。由組織的員工共同參與制定具體的、可行的且能客觀衡量績效的目標。

（2） 授權。管理人員將權力下放，員工在完成自己工作時，也有一定的自主權。

（3） 自控。組織的高層管理者激勵下屬去自主地實現目標。下屬在實現目標的過程中以自我管理自我控制為主。

（4） 同評。組織的上級和下級共同對下級的工作成果進行評價。

4 目標管理法在檔案管理員管理中的應用

檔案管理工作目標明確，工作性質較為單一，進行考核目標設置比較容易。此外，外部環境變化對這項工作的影響不會很大，目標設定后無需權變來適應環境的變化。加之檔案管理員工作特點共同決定了，管理者在管理實踐中應用目標管理法對檔案管理員進行管理，是一種很好的選擇。目標管理的參與性特點，讓檔案管理員可以參與工作目標的制定，可以讓管理員更深刻地認識到這項工作的重要性，以及其對保密性和原則性的要求，明確自己的重要職責。目標管理的授權性特點則能進一步激發管理員工作的積極性和主動性。目標管理的自控自管和同評的特點，讓管理員在被高度信任的情景下努力工作，同時提升自己綜合素質。

這種方法在管理實踐中的應用可以分為以下3步：

（1） 目標制定。① 建立目標體系。按照科學的程序制定檔案管理員的總目標，并將總目標分解為每個管理員的具體目標。各個目標間應該相互協調，建立完整的目標體系。② 建立嚴格的目標責任制。把以總目標為核心的目標體系中的各個分目標落實到管理員個人。

（2） 目標實施。① 權限下放和自我控制。在目標實施過程中，管理者對員工要充分授權，使下級擁有完成目標的必要權力。同時，充分信任員工，對于目標實施的具體途徑和方法，則應主要由員工自由選擇。② 對實施過程的檢查與控制。檢查一般實行管理員自查報告和上級巡視指導相結合的辦法。另外，在對實施過程檢查的基礎上，還要對目標實施的各項進展情況和存在的問題用文字反映出來，對目標期望值和實際值進行比較，實行目標實施的動態控制。

（3） 目標成果評價。成果評價一般實行自我評價和上級評價相結合，共同協商確認結果。目標成果評價有3個基本指標：“達到程度”、“復雜困難程度”、“努力程度”。