試論如何加強文書檔案的管理工作

摘 要：隨著我國經濟和文化的不斷發展，人們對于信息的質量要求和重視也在不斷的提高，文書和檔案的管理工作在企業和單位中也越來越受到重視，本文對如何加強文書檔案的管理工作提出幾點建議，希望能夠對加強企業和單位的文書管理工作做出一些參考價值。

關鍵詞：文書檔案；加強；管理工作

[中圖分類號]：G270 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-3--01

文書檔案是企業和單位的管理水平和工作業績的記載，同時又是一項嚴密和繁瑣的工作，文書檔案的材料能夠為以后的工作奠定堅實的基礎和依據，并且也是能夠成為單位領導進行決策的重要依據，所以說，加強文書檔案的管理工作是非常重要的，下面對如何加強文書檔案的管理工作提出幾點建議。

一、規范管理

文書檔案的規范管理方法和手段是做好文書檔案管理工作的基礎，文書和檔案能否做到格式、種類以及處理程序的規范都會直接的影響到對文書檔案管理的效果，尤其是在科技日益發展的今天，辦公的自動化水平也在不斷的發展，那么這種規范管理就顯得更為重要，很多文書和檔案的歸檔工作都要在決策文件形成之前做好，這樣才能夠更好的保證文件的規范性和及時性，在文書檔案的處理程序上更加要注意和檔案管理進行緊密的鏈接，要把檔案管理和檔案記錄進行有機的結合，比如在做文件的分類、鑒定和編號等工作時，要在正式文件形成之前就做好并且進行登記，這樣不僅僅能夠減少大量的工作環節，并且還會進行二次審核，能夠降低其中的差錯，并且還能夠大大的保證檔案的統一性和協調性。能夠有效的提高辦公效率。

二、領導引起重視

文書檔案是領導進行管理和決策的重要依據和借鑒，所以就要求各級的領導要充分的重視這一工作，在加強文書檔案管理的工作上首先要做到經常參與，要對文書檔案管理工作中存在的問題進行及時的發現和完善，要把加強文書檔案的管理工作納入到日常的工作計劃中，并且要進行認真的落實，另外要為文書檔案的管理工作提出軟、硬件設施的有利外圍條件，這樣才能夠更好的提升文書檔案管理工作自上而下的良好管理風氣，認識和重視是行動的先導，這樣才能夠為文書檔案管理工作的落實起到積極的促進作用。

三、加強管理，提高人員素質

加強對文書檔案工作的管理就是要把檔案分類的各個工作進行精確的分析，并且同時加以嚴格的管理，在檔案工作的各個細節中都要把規定的程序落實到實處，因為文書檔案管理是一項非常精密的工作，在此期間，任何一個環節和程序的失誤都能夠影響到整個檔案管理工作的質量，能夠造成檔案材料的缺失，造成檔案不能夠完整和系統的歸檔，就會對檔案的完整率造成很大的影響，導致檔案并不能夠全面的反應出單位和企業工作的全貌。

四、注重平時積累

對檔案的材料進行收集是整個檔案管理工作中的第一步，對檔案材料的收集一定要做到及時和全面，首先要認真的健全各項檔案管理中的規章制度，并且要認真的執行檔案管理中的各項規章制度，然后要對檔案材料的收集工作進行加強的督促，對領導忘記返還的文件要進行及時的催收，這樣才不會因為工作量多而導致忘記收集材料，并且要對檔案的材料進行按時的檢查，要檢查是否存在漏批的文件，如果有，必須要想辦法進行補齊，然后按照檔案內容的順序或者時間順序進行有效的整理，這樣才能夠在文書檔案的管理工作中起到事半功倍的效果。

五、保證制度完善

俗話說，沒有規矩，不成方圓。制度和規矩是規范人們行為的準則，所以，在進行文書檔案管理工作的過程中，也要保證制度的完善，并且嚴格的按照各項規章制度進行工作，要堅持好用制度來進行對工作人員行為和工作的規范及約束，要用制度來試試文書檔案的管理，要認真的學習和領會各項關于文書檔案的法律法規，要對檔案工作的開始至結束作出系統一體的規范化要求，并且要建立起統一的標準和要求，并且要組織檔案管理部門人員進行定期的學習，從而來進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，并且對其中執行的程序進行統一，從而更好的提高各個部門在文書檔案管理工作的效率，讓文書檔案的管理工作做到有據可依，有章可循，只有這樣，文書檔案管理工作的水平才能夠得到提高。

六、做好細節方面的工作

在檔案管理的工作中，要做好細節方面的環節，只有這樣，才能夠讓文書檔案管理工作做到精益求精，要對檔案管理的人員進行嚴格的篩選和培訓，檔案的管理人員首先要求具備高度的責任感和較高的素養，要擁有強烈的保密意識，并且還要具備適當的政治條件，這樣才能夠保證文書檔案的管理工作在最基本上有著保證，并且在進行文書檔案管理工作的過程中，要對每種不同的文書檔案進行不同的登記和分類，這樣才能夠將文書檔案的工作做到按部就班和循序漸進，才能夠避免因為記憶的原因而產生的疏漏，并且要對文書檔案進行科學合理的分類，只有這樣才能夠將文書檔案做到有條理，有目的。并且要對文書檔案的內容進行定期的備案，這樣才不會因為借閱等原因造成的檔案丟失和辨認不當，在檔案進行分類以后，還要進行嚴格的存檔工作，這樣才夠保證文書檔案的完整和有效。

單位和企業對文書檔案的管理水平也從側面上反應出了單位和企業的總體管理水平，因此，要對文本和檔案的管理工作做到高度重視和嚴格看管，只有這樣才能夠保證單位和企業的文書檔案的完整率、準確率，使之能夠最大程度上的發揮出應有的效果。

總結：

本文主要通過規范管理、引起領導重視、加強管理和提高人員素質、注重平時積累、保證制度完善、做好細節工作的幾個方面探討了如何加強文書檔案的管理工作，文書檔案的管理工作是企業和單位整體管理工作中的重要組成部分，同時也是維護企業和單位歷史面貌的一項最基本也是最重要的工作，在企業和單位的整體管理中有著舉足輕重的作用，因此，只有對文書檔案的工作引起充分的重視，運用科學合理的管理手段，才能夠更好的加強文書檔案的管理工作，讓文書檔案能夠在企業和單位的工作中發揮出更加有效的價值。

參考文獻：

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