高職院校辦公室系統推行大部制管理探析

關鍵詞：高職院校 辦公室 大部制

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020年）》明確指出，要把改革創新作為教育發展的強大動力，以體制機制改革為重點，鼓勵學校大膽探索和試驗，創新教育管理體制，建設現代學校制度。教育管理體制創新是一個系統性課題，本文擬從高職院校管理中的重要環節——辦公室入手，探討辦公室的管理體制創新，以部門管理創新帶動全局發展。

高職院校辦公室運行現狀分析

辦公室是處理特定事務或提供辦公服務的場所，也可特指一個機構，如校學院黨辦、校辦等，對外是一個單位的窗口，對內是協助領導工作的機關。高校辦公室是眾多機構辦公室中的獨特一員，既有一般辦公室的共同特點，也有其自身的規律，明確它身處教育行業的大背景是理解其特點的首要前提。

高職院校辦公室一般包含學院（黨辦、校辦）辦公室（以下簡稱學院辦公室）和院（系）辦公室兩類機構，前者主要負責協助校領導班子處理教學、科研、日常事務，協調上、下級關系等事務的決策、執行、控制、反饋的活動過程，屬于綜合管理部門，工作范圍很廣，既游離于各種管理之外，又存在于各種管理之中，在內部管理中處于較高的管理層次。后者主要負責協助院系領導處理教學、科研、學生以及行政事務的基礎管理工作，既要上下溝通，又要橫向聯系，既是教師和學生之間的橋梁，也是教學系與其他部門的紐帶，在內部管理中處于較基層的管理層次。

辦公室作為高職教育管理體制中極為重要的一環，對它的研究也不在少數，主要集中在學校層面和院系層面的辦公室管理研究。這些研究成果普遍側重于加強辦公室某一方面工作的研究，如管理創新、精細管理等，或是關于辦公室的職能定位、特點分析、工作原則等，也有關于辦公室實行目標管理、績效考核等方面的研究。這些研究對辦公室如何加強管理、發揮職能，從不同的角度提出了很好的建議。從中可以看出，對辦公室工作的研究，主要是作者的主觀評述或工作經驗總結，而且集中于就事論事，缺少系統性論證，主要是從辦公室工作的不同角度切入。本文試圖將兩者有機結合起來，整體思考，用當前主流的大部制模式搭建高校辦公室系統的綜合框架，為建設一個有機高效且充滿活力的行政體制機制進行理論性探索。

高職院校辦公室實施大部制管理的可行性分析

1.大部制的涵義及其模式

大部制即為大部門體制，就是在政府的部門設置中，將那些職能相近的部門、業務范圍趨同的事項相對集中，由一個部門統一管理，最大限度地避免政府職能交叉、政出多門、多頭管理，從而提高行政效率，降低行政成本。它是大部門體系和機制的有機統一，缺一不可。大部門體系由核心化的行政決策中樞及其辦事機構、綜合化的政府組成部門、專門化的執行機構三個要素組成，采取決策權、執行權和監督權，既相互制約又相互協調的運行機制，其實質是政府組織架構調整與政府運行機制再造的統一。

大部制推行的初衷是為了減少行政成本、提高辦事效率，在美國、英國、日本等發達國家得到了廣泛推行。例如，美國的大交通部，1966年設立，下設11個獨立運行機構，有聯邦航空管理局、海岸警衛隊、國家公路安全管理局等，真正實現了海陸空統管。英國的大文化部體制，成立了文化、新聞和體育部，文化、旅游、娛樂、體育、影視等與文化有關的事情皆歸其統一管理。我國自十七大以后正式推動行政管理上的大部制改革，國務院機構進行了大規模整合，已經取得了初步成效，如成立工業和信息化部，不再保留國防科學技術工業委員會、信息產業部、國務院信息化工作辦公室；成立交通運輸部，不再保留交通部、中國民用航空總局；成立人力資源和社會保障部，不再保留人事部、勞動和社會保障部等，進行了大規模的職能整合和機構調整。

2.我國高校實施大部制改革的情況

我國高校是在參照蘇聯模式的基礎上建立起來的，行政化特色較為濃郁，機構設置大而全。20世紀90年代末，高校大規模擴張，機構再度膨脹，導致職級過多，冗員普遍。同時，部門設置過程中過多地考慮到與行政機關的對接，許多部門功能交叉、職能重復，權責不清的結果使得效率低下、互相扯皮的現象時有發生。在中央自十七大啟動大部制改革以來，陸續有10余所大學啟動學部制改革，為推進大部制改革積累了很好的經驗。例如，北京大學推進的“三級建制，兩級管理”的管理體制改革，把教學單位分設為：人文學部、社會科學部、理學部、信息與工程科學部、醫學部、跨學科類六大類學部；武漢大學合并組建后，將原有的49個院和直屬系調整為人文科學學部、社會科學學部、理學部、工學部、信息科學學部、醫學部6個學部，下設40個學院；2009年，北京師范大學將教育學院、教育技術學院、教育管理學院等14個實體性學術機構整合成立教育學部。這些改革各具特色，總體來說是在結合自身實際情況的基礎上的有益嘗試，先從組織結構上搭建大部制平臺，慢慢再理順運行機制。

就高職院校而言，實行大部制相對本科院校來說具有一定的優勢，其在組織結構上更為簡化和綜合，人員配備上也不如本科院校齊全，反而有利于資源的整合。從實際情況看，公辦院校較民辦院校的機構設置更為貼近普通本科院校，人員和機構數量介于民辦和普通本科中間。在政府掀起大部制改革的浪潮時，民辦高校已經走在前面，他們更為靈活，更看重經濟效益。隨著生源逐步萎縮，公辦高職同樣面臨著嚴峻的辦學形勢，如何提高學校在市場競爭中的執行力和靈活性成為緊迫課題，大部制或類似大部制模式的試行做法應逐步開展。比如在一些重點公辦高職院校中建立二級學院和學部，統籌相近教學科研單位，整合優勢資源。由于受制于歷史和客觀環境的影響，目前大部制在高職院校還處于論證階段，大規模推廣還有很長的路要走。盡管如此，高職院校可以試著從行政管理、后勤保障等部門先行入手，打造一個高效快捷的綜合辦公平臺。

3.高職院校辦公室借鑒大部制管理模式的可行性

高職院校辦公室一般包含學院辦公室和院（系）辦公室兩個層次，它們兼具領導的參謀助手和教學服務的功能，是學校行政管理體系的樞紐。因此，以它為突破口進行大部制改革試點具有理論和現實意義。從實際情況看，它本身存在的以下特點，有利于大部制試點的開展。

一是兩者工作職責相近，要求相似。第一，兩者都參與行政決策，發揮參謀作用。充分掌握信息，研究有關政策、法規，把握決策取向，抓住重點問題，分析事物的內在聯系，為領導決策提供準確的依據是兩者共同的工作職責和要求。第二，兩者都要搞好綜合協調工作。協調工作占據辦公室日常工作的較大一部分比例，也是體現辦公室樞紐地位的重要內容，對辦公室人員的協調能力要求是一致的。第三，兩者都要做好辦文、辦會和接待工作。相關文件的起草，會議的籌劃、組織和布置都是兩個辦公室的重要工作內容。同時，外部人員來訪的接待工作一般由辦公室統籌完成，這也是綜合協調職能的一種集中體現。從中可以看出，學院辦公室和院（系）辦公室雖然服務對象不同，但兩者工作職責相近，工作要求趨同，主要的差別在于服務層次的高低。

二是兩者縱向聯系，層級明顯。學院辦公室主要服務于學院院長、黨委書記等頂層領導，負責傳達、布置院領導的決議。院（系）辦公室主要負責落實相關決議，將主要精神傳達院系領導及教師。從工作內容看，雙方形成縱向聯系的工作網絡，有較強的層級關系，且在長期的工作中容易形成一體化的工作關系和較密切的同事情誼。從相反角度考慮，由于雙方面對的工作對象不同，工作任務也由宏觀轉向微觀，由此帶來了辦公室工作人員不同的工作感受和看法，也容易滋生互相推諉、互相指責的不和諧因素。

三是兩者工作機制相同，融合較快。工作機制的差異是不同部門之間互相抱怨、溝通不暢的重要因素。從辦公室的工作機制來看，無論是學院辦公室還是院（系）辦公室，它們都以服務職能為核心，以信息搜集、提供參考、傳達決策、落實監督、及時反饋為工作程序，遵循相應的辦文辦會規定、信息工作制度、督查制度、信訪制度、保密制度、檔案管理制度等。這種事分大小、做法一致的客觀情況，有利于雙方在需要協同作業時的有機融合。

從以上三個特點可以看出，高職院校辦公室由于其工作職責、工作聯系和工作機制的緊密關系，容易營造一體化的氛圍，能夠減少大部制初期的摩擦，縮短磨合時間，更早、更好地發揮大部制辦公室的優勢。

推行大部制管理的核心要素

盡管辦公室具有推行大部制的部門優勢，也需要在推行過程中掌握幾點核心要素，確保大部制改革既不流于形式，又能保證預期效果。

1.強大的領導力和執行力

領導力和執行力是高職院校辦公室系統推行大部制的堅強保障。在大部分高職院校中，學院辦公室主要歸屬于行政管理系統，院（系）辦公室則歸屬于教學部門，不同的直屬領導容易造成溝通障礙和職責紛爭。按照大部制設想，辦公室系統內要實現信息、決策、資源的全方位對接，減少中間環節，縮短傳達審批時間，真正實現辦公室的高效運轉，但管轄權的問題隨之而來。筆者認為有兩種模式可供選擇：一是雙方仍留在各自體制內，先實現業務范圍的大部制，隸屬關系保持不變；二是將辦公室獨立出來，成立單獨的綜合辦公室，內設不同科室，隸屬關系進行大的調整。無論哪種方式，都是對原有工作機制的一大改變，短期內必然會造成員工思想上的波動和工作上的混亂，來自最高層的強大領導力和執行力是將大部制改革推行到底的堅強保障。

2.科學合理的機構設置

將原有部門打亂成立新的部門，或者變更機構名稱，賦予不同工作內容和工作職責，都首先需要對新機構進行合理的配置。一般來看，在老員工的基礎上成立新部門，容易在人群中滋生觀望情緒，等待領導的安排，工作積極主動性較差，另外，由于大家都處在新部門中的同一起點，沒有了資歷、傳統等制度外權威，對老員工的敬畏心較弱，新部門的凝聚力會大不如前。因此，機構設置的科學性和合理性至關重要。筆者認為，設置機構時要注意兩大要件：一是工作領域的集約性。大部制的一個核心思想是減少中間環節，將更多的工作程序集中在一個部門解決。這就需要在部門中容納更多的工作職責，從而導致工作內容的豐富化和擴大化。因此，設置新機構時必須要以此為出發點，本著簡化、優化、高效的原則，讓工作范圍更為綜合，讓工作內容更為集約。二是使人職匹配，將每一個人安排在合理的位置上。這樣既能提高工作積極性和主動性，提升工作效率，又可以避免工作內耗。這是新部門成立之后必須要做好的基礎工作。當然，其中既要考慮到工作能力，也要綜合考慮組織需要、工作資歷和發展潛力等要素。

3.包容創新的外部環境

新事物的產生總是伴隨著質疑和抵觸。高校的大部制改革即使在國外也還處在不斷創新摸索階段，在國內也僅限于中央一級政府機構的改革，并未形成燎原之勢。重點高校中推行大部制或類似的學部制僅僅是少數，高職院校更是鳳毛麟角。因此，在高職院校辦公室系統推行大部制改革不僅需要智慧和魄力，而且更要培養一個包容、創新的環境。在全體教職工中要不斷宣傳、樹立大部制的理念，大膽鼓勵教職工開展教學管理方面的創新，使大家逐步認識到教學管理創新是學院發展不可繞開的必經之路，從而形成一種包容創新、熱愛創新的氛圍，進而為大部制的全面推廣掃清障礙。

綜上所述，筆者認為在高職院校辦公系統中推行大部制改革不僅是可行的，而且是必要的。它的實現將為高職院校乃至全體高校教育系統探索出一條積極的大部制改革之路，使工作中心回歸教育本身，避免行政化趨勢，為我國人才強國戰略奠定堅實基礎。

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（作者單位：北京勞動保障職業學院）

[責任編輯：張 雯]