對高校聲像檔案管理工作的思考

摘要:聲像檔案是檔案工作中的重要組成部分，它是直接記述和反映學校活動、保存備查各種聲像材料的總稱，起著與其他檔案載體不可替代的作用。本文結合筆者的工作實際，分析了聲像檔案的特點，探討了當前聲像檔案工作的現狀，對提高今后聲像檔案管理工作提出了一些積極的應對思考。

關鍵詞:聲像檔案; 管理; 思考

1聲像檔案的特點

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片(包括底片、反轉片)、影片(正負片)唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案的記錄方式，具有時間性和特定性，它超越時空，作為歷史憑證讓人們在回顧、重現這些歷史資料時，能把當時記載的事件、事物、人物都真實、直觀、形象地再一次顯現出來，使研究資料的人們不但能聞其聲，還能見其形，檢索到當時特定的情景和表情，對所研究的歷史資料有一個更加充分的認識和解讀，所以聲像檔案的建立具有重要的意義，它的信息利用和珍藏都具有非常重要的價值。

2 聲像檔案的管理現狀

目前高校聲像檔案管理中還存在著歸檔不完整，保管條件不完善，管理不規范等問題，這在一定程度上限制了它的有效利用，不適應現在高校教育發展需要。

2.1聲像檔案的歸檔意識淡薄。高校在發展壯大，學校開展的活動也越來越豐富多彩，這些豐富多彩的活動，就是聲像檔案形成的基礎，是第一手資料，但很多高校沒有建立和完善聲像檔案的管理制度，缺乏有效的保障措施，同時因從事聲像檔案管理工作人員較少，很多系、部、處、室所開展的活動，聲像檔案管理工作人員不能親自參加，兼職檔案工作人員又要忙于自己其他工作，而會疏忽這項歸檔工作，缺乏歸檔意識，致使活動資料散落在各自手里，聲像資料不能及時地進行歸檔并交到檔案室備查，造成收藏的聲像資料與實際開展的活動數量不相符合，以致不完整、不全面的局面。

2.2聲像檔案的歸檔質量不高。聲像檔案的歸檔要求與其他紙質檔案有所不同，它具有較強的時效性和特殊性。因此，聲像檔案的歸檔，不但要有歸檔意識，提高歸檔率，還要有歸檔質量。

聲像資料拍攝后，它的原始性，要靠立卷質量去保證。由于某些單位為了節約成本，一盤攝像帶子反復使用，容易導致信息滅失，同時，拍攝信號會逐漸衰減，影響播放質量，拍攝完新的內容后，一定要盡快注明所拍攝的時間、地點、人物、事件等情況，不然時間久了，攝影人員日后回憶起來也難以保證它的完整性和準確性，使歸檔質量大打折扣，影響聲像檔案的長久保護和開發利用。

2.3 聲像檔案保管條件不完善。由于聲像檔案的保管有一定要求，一般各高校的綜合檔案室是能夠符合這個條件的，但高校的各部門要滿足這個條件就較難。特別是由于四川成都的氣候濕度較大，拍攝的磁帶容易受潮，因此拍攝完后就要及時地進行處理，以保證拍攝資料的原創性和最佳效果，保障立卷質量，避免氣候原因影響聲像的最佳播放效果。因此，聲像檔案一定要盡快地處理所拍攝的內容，無論是影像資料還是圖片資料，都要盡快歸檔并移交給綜合檔案室，使資料在符合保管設備的條件下妥善進行保管。

3 對聲像檔案管理工作的思考

聲像檔案管理工作要在收集、整理、利用等方面逐步得到完善，就需要在聲像檔案管理辦法中采取有效措施，探索管理新方法，提高管理水平。

3.1 加強宣傳 提高認識。高校領導對聲像檔案管理工作的重視，以及學校教職工的支持是做好聲像檔案工作的重要保證，它不僅是高校檔案主管部門的事，更是學校各級各部門的事情，因此，一定要加大對相關檔案法規的宣傳力度，使教職工充分認識聲像檔案的重要性，明確職責抓落實，建立健全聲像檔案管理制度，轉變工作理念．變被動為主動，實現聲像檔案的集中統一管理。

3.2 加強聲像檔案管理辦法。聲像檔案不同于紙質材料檔案，不易收集和立卷了，因此，聲像攝制拍攝后，要盡快進行整理、立卷、編號等過程，避免因按錯一個鍵，或計算機遭病毒出現的故障，丟失全部重要信息。除了及時地進行處理和歸檔資料外，還需要有一個專門的保管設備，這也是非常必要的。聲像檔案的保管， 它需要有恒濕、恒溫、防磁、防震、防火、防光等條件，才能保證資料的永久性和利用效果，做到規范管理，延長聲像檔案使用壽命，因此，聲像檔案要獨立成卷，配備符合聲像檔案的保管設備就必不可少。

3.3 結合實際，合理整理

3.3.1 初步篩選。在整個收集整理聲像檔案過程中，聲像檔案的整理過程比較辛苦，各高校的檔案工作人員把最初的資料收集起來后，按照相關文件規范的要求進行初步的篩選、剪輯等工作程序，確定是否具有保存價值后，并將主題不突出，圖片不清晰的資料刪除掉，完成初步篩選。

3.3.2 合理分類。聲像檔案的分類，是各自學校視其具體情況而設定的，他們分別以人物、活動和時間進行分類，相互補充，相互依存，使其更加合理，再把篩選出來的資料分別進行編號規范整理，注明時間、地點及內容，并與文本檔案相關內容完全一致，在查找資料時，真正提高工作效率。

3.3.3 確定沖印數量與刻錄內容。由于紙質照片的入冊數量沒有具體的硬性規定，只能根據各高校的不同要求而確定，電子照片一般都比入冊照片數量要多，選出需沖印的照片后，再將其沖印并入冊，其他未沖印的照片，又有一定的收藏價值，再刻錄成光碟保存，這樣，有助于長期保管以備查找。

3.3.4 注重業務培訓，提高業務能力。要完成聲像檔案的管理工作，工作人員不但要掌握一定的攝影知識和攝像知識，還需要具備一定的審美能力和鑒別能力。因此，加強和提高檔案工作人員的素質培養，就非常重要。要經常對專職和兼職聲像檔案人員的業務進行培訓，并派他們到兄弟院校去相互學習，吸取其他高校的先進經驗，在日積月累中豐富他們的知識，提高他們的能力，以此奠定良好的基礎，營造良好的工作氛圍。同時檔案管理工作需要有一定的連貫性，對專、兼職檔案人員的工作崗位要盡量固定，減少流動性，避免工作人員崗位的變換，所帶來的工作不熟悉、資料流失等狀況，讓他們在工作中逐步熟練掌握檔案工作的基本要領，提高自己的綜合素質。

總之，檔案是學校的寶貴財富，而聲像檔案更是在學校對內對外宣傳中起作相當大的作用，所以進一步改進和加強聲像檔案管理辦法，讓其更具科學性、實效性，具有重要意義。為此，還應積極加強學校檔案主管部門、學校宣傳部門及各個立檔部門之間的相互配合，暢通收集渠道，上下齊心，齊抓共管，接受學校綜合檔案室專業性的業務指導，全面收集、整理聲像檔案，做好檔案的移交工作，為學校檔案集中統一管理奠定基礎。

參考文獻

［1］ <檔案學概論>［M］.中國人民大學出版社，2006-05-01

［2］<高職院校聲像檔案管理的現狀及思考>［J］.<檔案與建設>，2008.4