提高社區檔案管理水平措施探討

摘要:社區記載著時代的變遷與當地文化傳統，因此社區檔案的管理相當重要。本文主要從社區檔案的意義﹑目前社區檔案管理存在的主要問題及提高社區管理水平方面進行探討，以期為社區檔案的管理方面提供一定的經驗和針對性的策略。

關鍵詞:社區;檔案管理;提高

1 社區檔案管理的作用

1.1 檔案管理的重要地位不容忽視。 一方面檔案資源可以發揮證據作用，為物業企業防范風險挽回經濟損失。比如： 2004年7月18日一小區住戶房屋漏水，將屋內木地板泡了起鼓，為此該業主要求物業公司賠償其經濟損失近5萬元。物業公司經過查證該業主辦理入住手續時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業主在鐵證面前無言以對。

一個社區物業企業在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發利用，減少了內耗，相對地節省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現。

另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。

1.2 加強檔案管理，領導決策上水平。 北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，是歷史經驗和教訓的總結，對于企業決策、制定戰略具有借鑒作用。借鑒以往的經驗，吸取以往的教訓，可以使企業領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業發展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據。另外，借鑒其他物業企業的成果，利用物業辦他人的知識信息和資源，為企業發展決策服務也是很重要的。這需要物業企業密切與開發商、業主會、行業主管部門和其他物業企業的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業檔案和發揮檔案的參謀作用。

首先是檔案人員不但要在領導決策前根據決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數據，還要在決策執行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。

2 社區檔案管理現狀

2.1 個別社區檔案管理不夠規范。一是缺乏統一管理。有的社區概況沒有進行集中管理，分散在相關經辦人手中，容易造成的破壞和損失。二是社區檔案收集力度不夠。許多社區缺乏工作人員﹑缺乏檔案歸檔意識。一般來說，收集的文件沒有受到足夠重視，或是對文件和材料歸檔范圍制定的不夠完整﹑準確，或是沒有嚴格的執行文件材料的歸檔范圍的社區檔案的收集，引起社會檔案收集不完整和不準確。三是檔案的保管條件差。由于社區組織，資金的使用等方面的個性特征，社區檔案工作的投入不足，缺乏保證社區檔案工作的深入發展的人力﹑物力﹑財政支持。檔案資料室﹑檔案設備，防護設施裝備水平不高，不能滿足社區檔案安全保管要求。

2.2 社區檔案工作缺乏特色。社區不同于黨和政府機關。其工作面廣﹑問題復雜﹑職能多樣性，檔案管理機構顯示出自己的特色，不可盲目照搬機關檔案管理模式型。但目前，社區檔案多為事務性﹑臺賬形式的記錄，像正常參考人口，流動人口計劃生育管理；安全管理如，“低保”的戶籍登記臺賬，另有少數上級的各項職責可以發布的各類文件、標準和審批的項目試驗材料，反映了缺乏社會管理職能，社會服務功能，以區域文化特色，歷史特色檔案。在社區工作的文件如果不注重突出社區功能，很容易成為上級文件和各種統計臺賬的簡單集合［2］。

3 提高檔案管理的措施

3.1 通過大力宣傳，提高居民認識。社區檔案工作者擴大社區檔案宣傳工作的深度和廣度，并采取更加靈活類，使社區居民喜聞樂見的宣傳方式，加強宣傳工作影響檔案工作，為社會創造良好的社會氛圍，努力提高社區居的檔案意識。首先要充分利用廣播﹑電視﹑報紙﹑網絡﹑懸掛海報﹑報紙和雜志等媒體宣傳檔案和檔案工作。如公告板推出：社區檔案窗口，以文字，圖片，圖表，彌漫繪畫和其他形式的宣傳。其次要舉辦各類檔案知識講座﹑檔案工作成果等。通過居民通俗易懂的語言來講解，通過有趣的檔案知識競賽讓其居民明白檔案管理的重要性。為順利開展檔案管理提供良好的壞境，為社區服務創造良好的社會環境。三個文件這個活動的監督和指導檔案工作的業務組合，促進活動促進企業工作，同時在業務指導監督強大的檔案宣傳，使檔案宣傳工作和檔案業務指導協會與發展。

3.2 明確責任，加強監督。社區相關職能部門的重視，是社區檔案順利開展的基礎。由于社區檔案不僅涉及面廣﹑內容復雜﹑混合多元化，而且眾關注度高，必須要明確有關部門的職責任，規范檔案的行為，以檔案部門自查，職能部門監督，輿論監督相結合的監管措施和法律，行政治﹑經濟等手段。管好，用好社區檔案。社區檔案構和檔案工作者在社區工作中也發揮主力軍的作用。積極為各級領導某策略﹑提建議，要認真履行職責，使社區檔案工作有序，規范運作。社區檔案服務實施全過程的領導責任制，實現全過程管理主管，以便互相監督﹑互相促進。因此，只有明確責任，社區檔案部門的各級領導﹑職員才能各盡其責任，形成促進社區檔案事業發展的力量。

3.3 加大經濟投入，提供保護基礎。首先，政府應提供社區檔案建設必要的基礎設施。各級領導要提高社區的檔案工作，加大社區檔案工作的投入，優先解決影響和制約社區檔案發展的人﹑錢﹑物和其他實際問題，堅定的把社區檔案建設落到實處。其次，應以廣大人民群眾的需求為導向，面向計劃的資金，出臺鼓勵政策，積極吸引民間資本進入社區檔案建設。

3.4 依法治理檔案，規范檔案管理。規章制度是需要依法治檔的基礎，是社區檔案工作標準化﹑規范化建設的基礎。做好社區檔案工作，必須建立相應的法規和規章。考慮到社區檔案本身其自身的特點，筆者認為，檔案行政管理部門應當出版機構區檔案管理制度，并建立和完善社區檔案系統，為社區服務提供法律支持。首先，發展社區檔案管理方法，促使社區檔案管理納入法制軌道，增強社區檔案法律意識。其次，制定有關社區檔案管理，保管期間，分類，使社區檔案的公約。第三，發展社區檔案管理規章制度，包括文件案例參考系統，文件存儲系統，文件鑒定銷毀制度，使社區檔案工作有章可循。第四，規范檔案利用服務民生工作，不斷提高社會的整體水平檔案服務。社區檔案該服務必須把重點放在就業，收入分配，社會保障，住房等面做好檔案服務利用，加快社區，使社區檔案確保人民群眾合法權益方面發揮有效作用。

3.5 加強管理人員培訓。首先，提高社會檔案人員的思想。建立一套新的理念服務社會，只有思想到位，才能在實踐中的身體現在為人民服務。其次，在商業社會檔案工作者不僅要。解決社區工作的性質和功能，但也熟悉企業檔案工作每一個環節﹑步驟，掌握各門類檔案，檔案的各種整理方法，社區檔案的來源﹑數量﹑價值﹑階級和整理方法要了如指掌。同時，還培養和造就了一批掌握現在現代科學和技術的復合型社區檔案管理人員，提高他們的掌握計算機網絡和現代通信技術，操作和維護能力信息組織和開發能力，使他們成為新檔案工作人員，并采取有效措施，為檔案的才藝表演，創造一個良好的環境，使知識在檔案管理方面扮演重要角色。社區辦公室應積極提供必要的條件，定期培訓檔案管理人員，提高檔案業務知識和業務技能可以，它可以適應社會檔案管理要求，確保社區檔案工作總是能為社會提供最好的服務［3］。

4 結語

通過做好社區檔案工作，可以推進了社區的建設和發展。提高社區檔案管理水平，是社區各項工作發展的基礎和進步的動力。我們應當加強對社區檔案工作的管理，把社區檔案工作做得更好，努力為和諧社區建設提供有效的服務，推動社區各項工作向更高層次發展。

參考文獻

［1］ 齊紅晶.社區檔案管理工作探析［J］.黑龍江檔案:2011（01）.

［2］ 劉平，韓宏.建立保障體系破解社區檔案管理難題［J］.業務研究:第一期.

［3］ 王鐵男.提升社區檔案管理水平的有效策略［J］.經驗交流:2011（02）