檔案資料信息管理研究與實踐

摘要:檔案管理作為現代管理中的重要部分，影響到一個工程，一個企業甚至一個國家的運行，無規矩不成方圓，因此，它的規范化管理顯得至關重要。而在如今現代信息技術已經普及到社會各個領域的背景下，信息資源作為檔案管理工作的載體，它的規范化管理顯得更為迫切。在此就是從檔案信息資源的規范化管理的角度引發思考，并提出了一些規范化管理的措施。

關鍵詞:檔案；信息；規范化；管理；措施

進入信息時代之后，我國檔案的數量與日俱增，種類也愈加紛繁龐雜，只有實現檔案工作的規范化管理，才能使各級各類檔案管理部門認真保存、管理、積極開發并充分利用各種檔案信息資源。實現檔案工作規范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發和利用檔案信息資源，基礎和前提是要實現檔案管理的規范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。

1 更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性

要充分做好檔案信息資源的開發利用工作，就必須樹立社會服務觀念和市場經濟觀念。一是要確立主動服務的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產生開發檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導向，并與市場經濟競爭相適應。

2 豐富館藏，深層次開發檔案信息資源

要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關規定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質量。要逐步擴大檔案信息的開發規模，系統地開發和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經濟活動方面的檔案資料，根據研究成果寫成論文或報告，提供給有關方面作為參考。要針對社會熱點問題開發檔案信息資源，把現實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區的社會經濟發展做貢獻。

3 擴大科技檔案的利用范圍

檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規定及時進行調整，根據情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經濟、文化、技術等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉化為現實生產力。

3.1加強網絡環境建設，創新檔案服務手段。加快檔案信息的互聯網絡建設，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。建立檔案管理部門網站，開展網上利用等相關服務。積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源的數據庫建設，實現檔案信息資源的數據庫化和數字化。

在網上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。開展在線服務，方便利用者在網上與檔案管理部門進行信息交流，并提供查詢和資信服務。

3.2加強橫向聯合，實現信息資源共享。在這個高速發展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。

4 提高個人業務素質，搞好檔案編研

要實現檔案工作的規范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業務知識，可以通過參觀學習和業務培訓等方式逐步提高。檔案工作者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。

檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。檔案具有可利用率高、內容廣、數量多的特點，僅靠傳統的手工管理已不適應目前形勢的發展，必須運用現代科技手段，實行計算機技術進行系統管理，使檔案信息的輸入、檢索和利用等工作實現自動化，提高工作效率和服務質量。

5 實行文檔一體化，做好文書處理工作

文檔一體化是實現檔案工作管理規范化的有效途徑，其必由之路是在文檔一體化的思路指導下建設適應新形勢發展的文件中心。

所謂文檔一體化，就是將目前各機關相對分散獨立的文件和檔案管理統一成一個有機整體進行管理；而文件中心是介于文件形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。實踐表明，雖然檔案工作與文書處理工作的工作任務不同，且具有相對獨立性，但文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，由此看來，二者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。

信息化時代對檔案管理工作提出了更高的要求，同時也給檔案信息資源的開發利用帶來了機遇。檔案工作者必須主動適應時代的發展，高度重視檔案管理和信息資源的開發利用工作，加強檔案工作管理的規范化，升華檔案管理理念，積極探索新的開發利用手段，不斷提升檔案管理工作的科技含量，使檔案管理和開發利用工作與社會的發展和創新保持同步。

參考文獻

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