高校檔案信息資源利用存在的問題及對策

摘要:本文針對高校檔案信息資源利用存在的問題及對策論題：分析了高校檔案信息資源利用存在的五個方面問題。即高校檔案部門不能及時地為檔案用戶提供服務，館藏檔案信息匱乏，社會對檔案認識不足，檔案部門人力配備不足，檔案信息檢索傳遞落后；指出了改進檔案信息資源利用工作的對策。即更新觀念，強化主動服務意識，豐富館（室）藏，提高館（室）藏檔案綜合質量和管理水平。

關鍵詞:檔案信息；利用；問題；對策

檔案是一種具有特殊價值的信息資源。信息資源同能源、材料資源并列為當今社會發(fā)展的三大資源，其中能源、材料資源可以合稱為“物質資源”。物質資源主要作用于物質生產、生活等領域，產生直接的、可以量化的經濟效益，有時也會對社會發(fā)展其他領域產生影響，但一般是間接的、次要的。而信息資源則可以作用于包括物質生產在內的社會生活各個領域，產生直接的或間接的、可量化的或不可量化的經濟效益或社會效益。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對國家經濟社會發(fā)展具有重要的、全方位的、不可替代的綜合貢獻力。我國檔案事業(yè)取得了迅猛的發(fā)展，檔案部門在利用檔案服務于經濟和社會發(fā)展上取得了可喜的成績已成為不爭的事實。但隨著信息社會的到來，社會對檔案信息的利用需求正在發(fā)生著新的變化，使得我國的檔案利用面臨前所未有的挑戰(zhàn)。認真分析新形勢下高校檔案利用面臨的問題，從而尋求出合理的策略以及滿足社會對檔案信息的迫切需求，顯得尤為重要。

1 高校檔案信息資源利用存在的問題

1.1 高校檔案部門不能及時地為檔案用戶提供服務。檔案工作部門業(yè)務操作水平不高，特別是不熟悉館(室)藏內容，給調卷增加了盲目性；對用戶心理上的‘求便”規(guī)律缺乏了解，滿足不了用戶‘求快”的愿望，致使用戶需求得不到及時實現(xiàn)，檔案作用的發(fā)揮就難以實現(xiàn)。

1.2 館藏檔案信息匱乏，低質館(室)藏影響了高校檔案提供利用工作。館(室)藏材料的殘缺，內容的單一，或玉石混雜，造成用戶需求行為受挫，降低了用戶利用檔案的愿望。長期以來，由于一些檔案工作人員接收不主動、不及時、個別職能部門為小團體利益而拒絕移交檔案等，導致我國大部分高校檔案館所藏檔案幾乎是文書檔案一統(tǒng)天下的局面，門類比較單一，且與現(xiàn)實工作有一定的距離，這些恰恰是諸多檔案館的薄弱環(huán)。

1.3 社會對檔案認識不足，一定程度上影響檔案提供利用工作。由于我國檔案館(室)長期處于封閉或半封閉狀態(tài)，檔案利用者對檔案館(室)存有陌生感和神秘感，對檔案館(室)藏結構或內容更是知之甚少，不少人以為檔案館(室)只是保存人事檔案之地。有些利用者，明明是本部門的檔案送到檔案館(室)保管，當他們借用時，不是理直氣壯，而總是認為在給檔案管理部門“找麻煩”，打擾檔案管理人員的工作，表現(xiàn)出“不好意思”。檔案的利用比起圖書資料的利用，無論在手續(xù)上還是在方式上都有更嚴格的要求，利用者如不了解這些規(guī)定，其畏難情緒可想而知，結果必將影響用戶利用檔案解決自己的實際問題。檔案保管部門如不開展宣傳、主動地提供檔案利用服務，檔案的價值也就無法體現(xiàn)。

1.4 檔案部門人力配備不足，一定程度上也影響了檔案的提供利用工作。2005年北京高校檔案研究會組織進行的《北京高校檔案館(室)調查問卷》的結果，明顯反映出目前仍有些高校檔案部門人員配備不足，甚至有的高校連專職檔案人員都沒有配備，一些學校一名檔案人員兼做統(tǒng)計或其他工作的大有人在。人力不足，必然導致對檔案的提供利用產生影響。更有甚者，有的高校遇到檔案人員外出開會或辦理其它事務時，檔案庫房就‘鐵將軍”把門，即使利用者用檔的需求再迫切，也只能望門興嘆。

1.5 檔案信息檢索傳遞落后。目前，大多數高校檔案館的檢索工具和檢索手段仍是手工和半手工為主，檢索系統(tǒng)還不完善，現(xiàn)代化的存貯、檢索、傳遞等系統(tǒng)和手段尚未完全形成，檔案利用過程中常出現(xiàn)“貨不對路”或“有貨難調”的現(xiàn)象，檔案利用費時費心，利用效率不高、效果不好。與此形成鮮明對照的是，一方面隨著人們檔案意識的不斷加強，檔案利用者不斷增多；另一方面隨著社會生活節(jié)奏的加快人們的時間觀念也在不斷增強，時間就是金錢，時間就是生命，人們希望能夠及時準確快速地利用到所需的檔案信息，以更好地滿足工作生活學習等各方面的需求。

2 改進檔案信息資源利用工作的對策

檔案部門只有將檔案納人利用實踐，使檔案所具有的特殊功能與檔案用戶的利用需求發(fā)生一定關系，檔案的積極作用才能充分發(fā)揮出來，檔案才能為社會創(chuàng)造出更多的物質財富和精神財富。隨著社會的發(fā)展，檔案作為一種信息資源越來越受到人們的重視，高等學校檔案館(室)以往那種相對平靜、安穩(wěn)的工作局面正在逐漸被打破。無論是教學、科研、學校的管理決策，還是宣傳、教育等工作，越來越重視利用檔案，獲取信息，開展工作。

2.1 更新觀念，強化主動服務意識。在新形勢下作為檔案工作人員首先必須進一步解放思想、更新觀念，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，樹立主動服務、主動參與意識，以高度的責任感和主人翁姿態(tài)，積極投身到檔案信息資源開發(fā)利用工作中來。可根據實際需要，采用“上門服務”、“電話預約”，等新的方式，制定相應的檔案利用制度，以滿足實際利用需要。

2.2 豐富館（室）藏，提高館（室）藏檔案綜合質量和管理水平。檔案是寶貴的文化財富，它的依據、憑證、查考價值對單位各項管理工作、領導決策、教學、教研都起著重要的作用，檔案館（室）要開展提供檔案利用服務工作，必須要有門類齊全、內容豐富的檔案資料作后盾。因此，要多層次、多渠道地征集和收集檔案資料，豐富室藏。同時，檔案人員要把精力集中使用到檔案整理的關鍵上，使檔案整理工作速度快、質量高，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。此外，必須建立科學的、合理的館（室）藏結構，以便完成檔案館（室）所承擔的任務。注意收集不同載體的檔案。不僅要收集文字、圖表形式的傳統(tǒng)、紙質檔案，還收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔要和牌匾、錦旗、獎杯、獎狀等實物檔案。檔案室不但要有文書檔案，還要有會計檔案、學生檔案、聲像檔案及其它門類檔案。

總而言之，要加快檔案信息資源的開發(fā)利用，既要熱情主動地提供優(yōu)質服務，又要注重檔案的收集質量，豐富室藏，提高檔案的利用率，還應對利用效果的反饋信息進廳綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以利學的態(tài)度，把學校檔案信息資源的開發(fā)利用工作做得更好，使之在教育教學和各項工作中發(fā)揮出更大作用。

參考文獻

［1］ 李紅彩高校檔案信息資源開發(fā)存在的問題及對策《中國社區(qū)醫(yī)師.綜合版》2007年第15期