新形勢下高校系部辦公室管理工作改革芻議

摘 要：隨著高校的快速發展，高校改革的深入，信息化背景下的高校系部辦公室面臨著諸多挑戰。面對新的形勢，系辦公室工作應如何完善？就高校系辦公室的工作特點以及現在面臨的形勢挑戰作了簡要的探索和分析，并結合自己多年的系辦公室管理經驗，提出了新形勢下完善系部辦公室工作的若干建議。

關鍵詞：新形勢；高校系部辦公室；管理改革

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002—2589（2012）25—0196—02

高校系部辦公室是高校基層綜合性辦事機構，在工作中，起著承啟上下、聯系左右、溝通內外的紐帶作用，在參與系部政務、管理系部事務、搞好系部服務等方面也扮演著重要角色，可以說是高校基層行政管理系統的中樞。近年來，隨著高等教育的迅速發展和高校改革的不斷深入，對系部辦公室的工作要求也越來越高，系辦公室面臨的挑戰也越來越多。高校系部辦公室應該根據形勢的發展，積極尋求對策，改革創新管理方法，充實強化其管理和服務職能。

一、高校系部辦公室的工作特點

高校系部辦公室是高校基層綜合性辦事機構，在高校系部的日常工作中，起著十分重要的作用，其工作特點主要有下列幾個方面：

（一）日常性

系辦公室作為系部對外的一個重要窗口，需要處理大量的日常事務性工作，如安排、組織系部會議；辦理、處理各種辦公文書、檔案；來人來訪接待；協助作好教學教務管理、學生學籍管理、成績管理、學生實習管理；管理系的各種公章印件等。

（二）協調性

系辦公室作為溝通上下、聯系左右、連接內外，保證各項工作順利進行的系部中心樞紐，理所當然要承擔起綜合性、整體性的任務。這些任務主要包括：協調處理好與學校其他部門之間的關系；協調好領導之間的關系；協調好領導與教師之間的關系；協調好教師與教師之間的關系。只有這樣才能更好地為教學科研服務。

（三）服務性

無論從辦公室工作的性質看，還是從辦公室工作的職能看，為部門服務，為領導服務，為教學服務，為師生服務都是高校系辦公室的重要職責。系辦公室的服務也主要圍繞領導、教師、學生這三個方面展開。

（四）輔助決策性

輔助決策的工作是高校系辦公室的一項重要內容，也是系辦公室工作人員充當參謀助手的重要體現。在系領導形成決策之前，辦公室工作人員應協助他們深入調查研究、了解情況、掌握收集好有關信息，為決策做好準備工作；系領導作出決策后，辦公室應履行自身的職責，快速整理好領導的決定，并以其他形式公布決策；決策公布后，還應該協助領導實施決策以及檢查決策的執行情況。

系辦公室的職責主要集中在以上幾個方面，只有做好這幾個方面的工作，系辦公室才可以起到協調、服務、溝通的作用，為系部營造一個良好的工作學習環境，促進高校教育的發展。

二、高校系部辦公室面臨的挑戰

（一）高等教育迅速發展，高校擴招后帶來的挑戰

隨著國民經濟快速發展，高等教育也迅速擴張，高校不斷擴招，使高等教育從精英教育轉向大眾教育，這對促進教育公平、提高國民素質、支持地方經濟建設起到了重要作用。但是由此也引發了一系列的問題，主要表現在：一是學生總體質量有所下降。高校擴招降低了門檻，也降低了對學生的要求，高校在校學生的總體質量呈相對下降之勢，這必然對教師如何授課和保證教育教學質量提出了更高的要求；二是擴招導致了高校的硬件設施及軟件資源出現短缺，給原有的教學計劃、教學秩序和教學管理帶來較大的沖擊。改革教學計劃、加強教學秩序的維護、加大教學管理的力度等要求日益緊迫；三是畢業生就業出現困難。雖然社會各界已經采取了各種有效的措施化解這一矛盾，但是大學生就業難并沒有得到徹底解決。高校的擴招，給承擔著高校基層管理重任的系部辦公室帶來各種影響，需要積極應對。

（二）高校教學改革的深入發展帶來的挑戰

近年來，我國高校教育改革不斷深入。高校改革中，高校隸屬關系發生了重大調整，校際之間的合并使得教學資源的配置更加合理，教育投資和辦學體制也發生重大變化。在此期間，各高校內部的教學管理、行政管理、招生就業、后勤社會化等環節也出現了重大改革。外部改革與自身的內部改革，為系部辦公室帶來了新環境和新的工作任務。

（三）教育信息化帶來的挑戰

20世紀90年代以來，我國的互聯網技術不斷發展，教育也在時代的潮流中邁進了信息化階段。在信息化的今天，校園網絡的建立以及現代教育技術的推廣，為高校的教育提供了全方位、極快捷、多層次的平臺。在信息已經成為戰略資源的今天，信息化的發展為高校的更好發展提供了支持，同樣也帶來了挑戰。如何更好地利用信息技術？如何加強系部辦公室人員的計算機應用技能，都是系部辦公室需要解決的問題。

三、完善高校系部辦公室工作的建議

根據高校系部辦公室面臨的挑戰，結合筆者多年的系辦公室管理工作經驗，特就如何加強和改善系部辦公室工作，提出以下建議。

（一）健全規章制度

由于國家教育改革的深入，學校的教學計劃、教學秩序和教學管理等方面的工作也有不同程度的調整，這樣就給系辦公室的工作增加了新的內容。對于這些新內容，要根據國家法律制度，結合學校的整體環境，制定和健全規章制度，做到有制可依、有章可循，使系辦公室管理由經驗型向科學型轉變。此外，還可以科學劃分任務、制定嚴格的職責規范，使系辦公室工作走向規范化、制度化。

（二）加大硬件設施的建設

作為高校基層綜合性辦事機構，系辦公室一直承擔著對內協調和對外聯絡的職責，系辦公室的工作效率在一定程度上影響著高校行政效率的運行速度。信息化的發展，對系辦公室提出了更高的信息技術應用要求，這就要求高校應加大對系辦公室信息技術方面的硬件設施建設，建立良好的信息系統，使系辦公室可以更快更全更準地了解使用信息，提高行政效率。

（三）努力提高辦公室人員的綜合素質

面對新形勢、新要求，時代對系辦公室人員提出了“高素質、高業務水平、能與時俱進”等各種要求，這就要求高校切實提高辦公室人員的綜合素質，以此適應現代化辦公的需要。在提高辦公室人員的綜合素質方面，一是要加強思想政治教育和理論學習、用最先進的理論武裝工作人員，提高其政治與思想素養。二是開展工作人員的業務培訓，提高工作人員的工作能力。擴招后學生人數增加導致辦公室工作量增加，信息化的管理也對辦公室工作人員提出了更高要求，開展工作人員的業務培訓，提高工作人員的工作技能，有利于工作人員更好更快地處理日益增加的工作量，提高行政效率，更有利于工作人員從容面對不斷變化和增加的工作內容。

（四）積極走出去，與各兄弟院校加強交流學習

隨著高等教育的不斷發展，高校之間的交流學習日益頻繁，這些交流在一定程度上很好地促進了高校之間的教學、科研和管理工作。系辦公室應該積極地走出去，與各兄弟院校加強交流學習，汲取其他高校的先進管理理念和方法，提高自身的管理水平。在交流學習中，辦公室工作人員也可以拓寬自身視野，取長補短，提高自身的綜合素質，以此促進系辦公室管理水平的提高。

總之，面對不斷變化的新形勢，高校系部辦公室應該結合自身的工作特點，清醒地把握時局，認真分析形勢，更加清楚地了解當前面臨的挑戰。而后，積極采取各種措施，從制度、設施、人員等各個方面多管齊下，努力提高自身的管理模式和管理水平，更好地為系部教學科研服務。

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（責任編輯：姚 麗）