淺談地質檔案管理規范化

摘 要：隨著煤田地質單位的不斷發展，地質檔案工作所涉及的范圍也越來越廣，這無疑是給地質檔案的管理工作帶來了一定的阻礙。對四川省煤田地質局而言，隨著人員的擴展，地質檔案管理的規范化也越來越重要。筆者從事檔案工作已經長達18年，管理著十萬余件檔案，有豐富的工作經驗。主要從建立健全檔案管理制度、規范操作流程、加強電子儲存設備的安全性、提高檔案館人員綜合素質、分步推進規范化管理等五個方面著手，圍繞地質檔案管理規范化的對策這一問題進行分析探討。

關鍵詞：煤田地質；地質檔案；檔案管理；規范化

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0069-02

地質檔案是地質信息的重要載體，是開展地質工作、總結工作經驗的主要信息源。地質檔案是指對地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的科技檔案。地質檔案有地質原本檔案和地質復制本檔案兩種形式。地質檔案一般可劃分為區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物探和化探檔案、水文地質和工程地質檔案。因此，實現地質檔案管理的規范化顯得尤為重要，更是加強檔案管理的重要方式。

對煤田地質這種國有事業單位而言，檔案管理規范化是非常重要的一項內容，是決定著能否做好檔案工作的關鍵所在。地質檔案管理工作不僅關系到煤田地質單位每一位員工的切身利益，更是關系到每一位員工工作情緒及積極性的重要工作。在對地質檔案進行管理時，應當盡可能地將所有材料及時收集及時整理歸檔，并注意對檔案進行檢查整理，保證其完整性，并根據檔案中展現的各項信息積極為地質工作的開展進言獻策，使其成為煤田地質工作的重要信息來源。地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、信息的載體和成果地質資料，是地質工作不可缺少的重要基礎資料。尤其是近幾年煤田地質的勘探和開采不斷擴大，歸檔數量也日益增長，怎樣解決電子檔帶來的規范化問題、網絡利用安全問題、資料共享和知識產權保護問題，都值得我們進一步探討。

近年來，由于國家對煤田地質越來越重視，使得地質檔案管理得到了較大程度的改變，對檔案管理的規范化也隨著社會的需求發生了改變，這就使得地質檔案管理對象和范圍越來越大，同時工作人員對自身的要求也隨之提高。我們要將地質檔案管理工作定位為一項專業服務性工作，提高工作的主動性，創建實際成效，實現地質檔案管理為科研服務、為企業建設服務的目標。結合時代形式加強煤田地質單位的地質檔案管理規范化是推進煤田地質單位發展的必然趨勢，同時在工作中，應當盡可能地使其更加規范，使地質檔案管理工作更加符合發展的需要，具備規范化的特色。

一、建立健全規范的地質檔案管理制度

不管是何種崗位，制度必然是有效約束崗位行為的重要法門。我們地質檔案管理的歸檔范圍是凡有記錄和反映本隊勘察、設計、施工活動，具有保存價值的技術資料和技術成果以及以隊為名收集的科技資料。由于時代的變化，制度也應當隨著新形勢、新任務進行及時的調整改革，并圍繞地質檔案管理工作進行逐步的完善，使地質檔案管理工作制度更加規范化、科學化。在對重要的地質檔案材料進行收集時，必須做到及時、整齊；同時在對檔案材料進行審核時，需嚴格按照有證有據、真實可靠來開展工作；在進行材料的整理和收集時，要確保檔案材料的嚴謹性；在借閱檔案時，應嚴格按照檔案的借閱條例進行，經過負責人批準后再進入查閱，若需借出則應當經過上級領導批準方可外借，并且一定要注意將地質檔案的各個部分區分開來，防止出現檔案混淆或者不安全情況；管理人員需注意對檔案進行隨時的更新，多渠道地開展收集工作確保檔案的完整性，根據時代對檔案材料的新需求，積極主動地對地質檔案材料進行補充完善。

二、對相關規章制度進行完善，對操作流程進行規范

首先，在對具體的地質調查研究、礦產勘探等地質檔案實施規范化管理的過程中，需要對相關制度進行完善，并且要以實際情況為出發點，例如，文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度等等，從而最大限度地保障地質檔案規范化管理的安全程度。加強制度建設，是實現檔案規范化的重要前提。最后，在實際的工作過程中，應該構建一個相對規范的管理制度與操作標準，需要加強地質資料歸檔接收、庫房管理、借閱利用等，將檔案館各個區域的儲存格式、處理手段進行統一，對保管、使用、收集等各個環節的標準進行完善與規范，最大限度地防止在轉換過程中或者兼容性的問題導致檔案文件被破壞，杜絕在實際操作過程中出現漏洞，每個環節做到有章可循、有記錄可查。同時更要保障文件制作與檢索過程中與檔案管理及時同步，最終實現地質檔案管理的規范化。

三、加強電子檔案儲存設備以及辦公自動化網絡的安全性

伴隨著新時期的新發展，要想實現檔案管理現代化的要求，還需要我們大家的共同努力。應用辦公自動化管理地質檔案以提高事業單位的檔案管理水平顯得尤為重要，這也是檔案管理規范化的一部分。健全完善的檔案管理網絡，主要是信息化推動檔案管理規范化。隨著信息化的發展，檔案管理的數字化、信息化是社會對檔案工作的要求，可以更便于管理和統計，也是檔案工作發展的方向。在搞好硬件方面工作的同時也要抓好基礎數據的錄入的工作。因此要重視這個環節，要加強檔案館地質檔案儲存設備的安全性，方法可以是對相關軟硬件進行檢查、更新、升級、維修，要定期對相關設施與網絡服務器進行檢測、維護與清理，要以此為職責設立網絡安全監督員，定期對存檔的文件，特別是重要的礦產勘探文件進行備份與更新，還要加強身份驗證、數字簽名、網絡防火墻等等，利用這些手段來提升設備的安全性，最大限度地保障電子地質檔案在傳輸、儲存、運用操作過程中的保密性、發展性、持續性、安全性。同時，應用辦公自動化進行地質檔案管理時，必須遵照相關的要求，在使用的過程中不能擅自修改與下載，最大限度地防止地質文件被其他用戶進行非法使用或者隨意修改，進一步提高其安全性。

四、強化技能培訓，提升檔案館人員的綜合素質

國有事業單位的檔案管理工作具有很強的政治性及政策性，因此地質檔案管理人員的工作任重道遠。檔案館的領導需要加強檔案工作建設，需要著力組建或打造一支專業化的地質檔案管理隊伍。從目前檔案管理工作的現狀來看，“任何人都能干”的傳統思想一直影響著大家，就容易構成對個體尊重需求的挑戰。因為一個人從事一個“任何人都能干”的工作，很難從工作中找到自我被尊重和被別人重視的感覺。所以在選配相關管理人員時，要選擇作風正派、責任心強、政治上可靠的，能夠真正在實踐工作中堅持原則和立場，能夠快速適應科技信息更新的管理工作人員。地質檔案管理工作者辛辛苦苦干了一年，到年度總結的時候發現自己只做了些操作性的工作，技術含量不夠高，工作的成就感也不是很明顯。通常學歷高、有高技能的人才往往在工作中都有自我實現的強烈需求，而地質檔案管理者的工作不能滿足他們的這種需求，客觀上就造成了不易留住高素質人才的現象。還需要側重對地質檔案管理人員的專業化培訓，定期組織人員參加業務知識培訓，努力提高工作人員的管理知識。另外，需讓我們的工作人員充分了解規范化管理檔案的重要性，增強工作的責任心，不斷掌握收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把地質檔案管好。要適應新時期的地質檔案管理規范化工作，必須努力學習、掌握科學管理原則和方法，從提高工作人員素質方面來不斷提升事業單位地質檔案管理整體水平。

五、對地質檔案管理規范化進行分步推進

首先要堅持從實際出發，在國有事業單位推出的總體規劃條件下制定出符合煤田地質局要求的分期方案。要重視所有檔案管理必須重視的環節，即地質檔案管理的特殊性與安全性，從而構建系統平臺，并且制定規范化的管理模式，實現檔案館內部的自動化辦公。最后需要對地質檔案數據進行積累，在這個過程中，我們要長期堅持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能從實際出發，以四川煤田地質局現有的資源為依據加以充分利用，對階段性的目標進行明確。基于目前國有事業單位檔案管理規范化的現狀，必須要分步推進才能實現地質檔案的規范化管理。管理好和用好地質資料，為社會提供形式多樣、內容豐富的信息服務，實現地質資料的社會共享和潛在的巨大價值是每個地質檔案管理者的重大使命。

綜上所述，面對知識經濟的到來，科學技術的發展使我們的地質檔案管理工作也發生了比較大的變革，所以說我們檔案管理者的任務相當艱巨，在這新的時期要求我們的檔案管理者有一個新的定位和標準。其實檔案管理是一門相當專業的工作，它不僅要求管理者具有良好的職業道德和扎實的檔案管理知識，還要掌握一定的網絡知識和技術。所以說，要做好檔案管理規范化，滿足新時期檔案工作的需求，要求檔案工作人員有較高的綜合素質。我們地質檔案管理工作涉及的范圍廣且非常繁瑣，可以說這項工作不僅嚴謹、規范且需要工作人員認真而細致，為此，檔案館的管理人員應當有負責任的態度，正確面對地質檔案管理工作，積極推進檔案管理規范化。為了適應新形勢下的國有事業單位檔案管理工作的需要，地質檔案管理的規范化是不容忽視的。我們應該科學地實現檔案管理規范化，積極探索，勇于嘗試，不斷進行分析、總結和創新，規范和完善相關操作流程與制度，切實提高信息時代的煤田地質局檔案館地質檔案管理的規范化水平。

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