加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的幾點思考

摘 要：面對信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)人事檔案實現(xiàn)信息化管理，提升了企業(yè)人才合理調(diào)配的實效性，提高了人事檔案管理和利用效率，使企業(yè)的人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化，推動了企業(yè)的持續(xù)有效發(fā)展。所以，企業(yè)亟待培養(yǎng)和加強(qiáng)人事檔案信息化管理意識，健全企業(yè)人事檔案信息化管理的規(guī)范指導(dǎo)體系，提升企業(yè)人事檔案信息化管理工作者的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；檔案信息化管理；企業(yè)人才

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0067-02

隨著社會的進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)管理機(jī)制的不斷完善和規(guī)范，人力資源管理作為企業(yè)管理職能中的組成部分，已經(jīng)成為關(guān)乎企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的重要管理項目。加強(qiáng)企業(yè)人才隊伍管理，促進(jìn)人盡其才、才盡其崗是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要保證。那么加強(qiáng)企業(yè)人才隊伍管理，關(guān)鍵是要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理。企業(yè)人事檔案是各類人才在社會、企業(yè)實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理有助于企業(yè)全面考察、了解和正確選拔、任用人才，保證企業(yè)持續(xù)有效發(fā)展。目前，在網(wǎng)絡(luò)科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的重點就是實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

人事檔案的信息化管理，其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對人事工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業(yè)人事檔案工作提供及時高效的服務(wù)，以實現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。具體來說，通過數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對不同組織形式（有卷、無卷）的人事檔案分庫，對不同信息形態(tài)（文字、圖片、影像、錄音）的人事檔案同庫處理，有效地解決了人事檔案管理中電子文件、實體文件并列運行階段的文件歸檔問題，多媒體人事檔案信息的綜合管理問題。其主要包括三方面內(nèi)容：一是人事檔案電子文件的運行系統(tǒng)；二是人事檔案電子信息的安全系統(tǒng)；三是保證人事檔案電子文件原始性、真實性、完整性的歸檔系統(tǒng)。那么如何加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理，主要有以下幾點思考。

一、樹立加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的緊迫意識

企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何快捷地對人事信息進(jìn)行篩選、排序、分類、匯總、查詢和檢索，確保企業(yè)人事檔案管理工作高效運行，是當(dāng)前加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的緊迫任務(wù)。

一方面，企業(yè)高層和相關(guān)部門需高度重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。實現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務(wù)，這些工作的順利進(jìn)行，必須得到企業(yè)高層和相關(guān)部門的高度重視，尤其企業(yè)各級管理層要從上到下形成共識。樹立加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的緊迫意識，從意識形態(tài)上重視，從物質(zhì)形態(tài)上支持，認(rèn)真總結(jié)檔案管理工作的陳舊的管理手段和方式，創(chuàng)新完善適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求的檔案管理新機(jī)制、新內(nèi)容，推進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化發(fā)展的速度，逐步建立與企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案信息化管理工作機(jī)制。使人事檔案信息化管理工作切實促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)在人才培養(yǎng)和使用上更趨合理、更有針對性和方向性。這樣不僅提升了企業(yè)人才合理調(diào)配的實效性，更達(dá)到了人盡其才的目的，調(diào)動了職工的工作積極性和主動性。

另一方面，培養(yǎng)企業(yè)人事檔案管理人員的信息化意識。企業(yè)人事檔案管理人員受知識結(jié)構(gòu)、年齡等因素影響，往往對傳統(tǒng)的檔案管理方式形成依賴；信息安全、穩(wěn)定問題仍處在不斷完善階段，其常沒技術(shù)能力應(yīng)對電子檔案的有關(guān)問題。所以，企業(yè)人事檔案管理人員可能難以接受以電子文檔為主的信息化方式管理檔案。企業(yè)應(yīng)樹立人事檔案管理的效率意識，幫助員工認(rèn)清信息化管理的效率優(yōu)勢；企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)人事檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識，不斷提高員工文化素質(zhì)、改善知識結(jié)構(gòu)；企業(yè)應(yīng)普及與時俱進(jìn)意識，保證員工與時代接軌，加強(qiáng)企業(yè)的競爭力。總之，要在意識上與時俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，善于運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新理念的習(xí)慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。

二、健全企業(yè)人事檔案信息化管理的規(guī)范指導(dǎo)體系

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多企業(yè)的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理在一些單位還是一句口號。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。這種管理方式的封閉、管理制度的陳舊、管理手段的落后勢必影響企業(yè)的發(fā)展與用人機(jī)制，所以，健全完善一套加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理工作的規(guī)范指導(dǎo)體系也是迫在眉睫。另外，人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有差錯，數(shù)據(jù)前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設(shè)中得到順利地解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，從而形成一個統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫。還有，人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，將有關(guān)信息全部錄入計算機(jī)，利用人事檔案信息對人員隊伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷。同時，在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機(jī)增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料，使企業(yè)的人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。

同時，應(yīng)做好人事檔案信息化管理的安全、穩(wěn)定應(yīng)對工作。信息化管理最大的挑戰(zhàn)之一就是安全性、穩(wěn)定性。人事檔案信息化管理的安全和穩(wěn)定，指硬件設(shè)備（服務(wù)器、電腦、移動硬盤等）和軟件（操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、人事檔案軟件等）中的數(shù)據(jù)受到保護(hù)，不被無意地或惡意地破壞、修改和泄露。人事檔案信息系統(tǒng)能夠連續(xù)、可靠、正常地運行，有關(guān)信息服務(wù)不會被中斷，保證人事檔案信息的可用性、真實性、保密性和完整性。不但要防止來自互聯(lián)網(wǎng)、移動存儲設(shè)備的計算機(jī)病毒感染，也要防止人事檔案管理人員及其他員工對人事檔案信息的篡改。所以應(yīng)做到：一是制定嚴(yán)格的人事檔案信息化管理的規(guī)章制度，規(guī)范化人事檔案信息化的操作流程；二是對人事檔案管理的文檔、軟件進(jìn)行加密；三是保證操作系統(tǒng)的安全性；四是實行嚴(yán)格的安全管理，如對存儲有人事檔案電腦接連互聯(lián)網(wǎng)、移動存儲設(shè)備的管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，定期檢查等。

三、提升企業(yè)人事檔案信息化管理工作者的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作是專業(yè)性、政治性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作。涉及個人的隱私和企業(yè)員工的成長、工作、遵紀(jì)守法的記錄，其材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，實現(xiàn)信息化管理，對檔案管理人員要求，不僅具備一定的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，而且，還要具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識、電腦操作知識、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識，才能做好人事檔案材料的管理和存放，才能做好人事檔案的信息化維護(hù)和管理。

第一，建設(shè)信息化人才隊伍。人事檔案信息化建設(shè)的一個關(guān)鍵因素就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍，在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，不僅具有較好的檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實踐經(jīng)驗，同時具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。

第二，提高人事檔案信息化管理人員的思想覺悟。電子文檔比紙質(zhì)檔案的查看、修改、提取更方便，若管理人員的保密意思、安全意識較差，可能產(chǎn)生人事信息泄漏、篡改的不良影響。日常工作中，應(yīng)通過宣傳、學(xué)習(xí)等方式提高人事檔案管理人員的思想覺悟。

第三，吸納不同專業(yè)背景人才。檔案管理不應(yīng)只有傳統(tǒng)檔案管理、人力資源管理等專業(yè)背景的人才，更應(yīng)吸納具有計算機(jī)科學(xué)、信息安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、密碼技術(shù)等專業(yè)背景的人才。調(diào)整人事檔案管理的整體人員結(jié)構(gòu)，建設(shè)綜合性的人事檔案管理團(tuán)隊，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)要求。當(dāng)然，考慮到企業(yè)規(guī)模和人力成本，有時不可能在人事部門配備各種專業(yè)人才，可以試著與企業(yè)內(nèi)部有關(guān)技術(shù)部門共同組建人事檔案信息化管理團(tuán)隊。

第四，創(chuàng)造業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會。信息化時代對每一位人事檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求。企業(yè)人事檔案管理工作人員要加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)寬自己的知識面提高掌握現(xiàn)代化、信息化管理技術(shù)的能力，努力使自己成為既熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)知識、又懂得計算機(jī)管理的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。企業(yè)內(nèi)部需為員工提供學(xué)習(xí)和再學(xué)習(xí)機(jī)會，聘請專家到企業(yè)為員工講解、培訓(xùn)有關(guān)知識，鼓勵員工積極參加企業(yè)外的其他社會培訓(xùn)、技術(shù)交流、管理經(jīng)驗交流。