淺議醫學科研檔案管理創新

摘 要：隨著醫學科學事業的發展，有關臨床醫療、教學科研、人才培養等方面的科研活動越來越多，隨之也產生了大量的科研文件資料。創新醫學科研檔案管理，能夠使醫學科研檔案更好地服務醫療、科研、教學，對提高醫學科研具有重要的意義。

關鍵詞：科研檔案；管理；創新

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0065-02

科研檔案是指在科研工作中形成的，具有保存價值的科技文件資料，是醫學科研活動的真實記錄，是一項重要的信息資源[1]。醫學科研檔案管理工作是一項專業性、科技性很強的管理工作。隨著醫學科學事業的不斷發展，科研活動也越來越頻繁，隨之產生大量的科研文件資料。科研文件內容廣泛，且來源分散，涉及人員多，以致資料收集難、管理難、利用率不高等問題越來越突出。如何在科研活動中科學地收集、管理和利用科研文件資料，是醫學科研檔案管理創新的重要課題。

一、醫學科研檔案管理重要性

醫學科研檔案是真實記錄科研活動歷史及其成果的綜合載體，對醫學科學技術研究的發展具有很好的指導促進作用，對科研工作的瞻前性、科學性及實用價值的鑒定起著重要的作用，是醫院科研實力水平的重要體現。搞好醫學科研檔案管理工作，對于提高醫院科研整體水平有著重要的意義。因此，醫學科研檔案材料收集、整理、編排、保存及利用等工作的重要性不言而喻。

1.醫學科研檔案是科研工作的重要依據，是科研活動的必要條件

科研檔案與科研工作關系密切，醫學科研工作是醫學科研檔案的信息來源，而要搞好科研，就必須要有完整、準確的科研檔案作為依據。一切科研活動都有延續性，需要吸取和借鑒已有的科研資料信息。進行科學研究必須以大量充分可靠的材料為依據，而科研檔案能為科學研究提供不可缺少的原始資料和重要信息，通過對醫學科研檔案的系統管理，能夠防止和避免科研活動的重復性。因此，醫學科研檔案能為醫院的科研管理部門、醫學科研人員以及上級主管部門提供最新的、反映醫院醫學科研活動的寶貴信息，是科研活動的必要條件。

2.醫學科研檔案是制定醫院發展規劃的客觀依據

醫學科研檔案能夠有效記錄醫院的科研人才結構、科研基礎設施及科研技術狀況等，醫院當前醫療技術水平層次，國內外學術地位，人才、設備情況，醫院學科發展主攻方向，整體醫療、科研、教學發展規模、科研輻射范圍等，均可通過醫學科研檔案真實地反映出來[2]。通過對醫學科研檔案的統計分析，能夠對醫院未來發展方向進行綜合評價和分析，從而為制定醫院發展規劃提供客觀依據。若科研檔案管理不善，將直接影響到上級管理部門和醫院管理決策的制定，影響到學科管理、科研活動順利開展。

3.醫學科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據

醫學科研檔案不僅記錄了科研活動的最終成果，同時也記載著科研活動的研究過程、科研人員承擔的科研任務、科研項目完成后發表的學術論文以及獲得的成果獎勵等信息。醫學科研檔案的系統性、客觀性、完整性、真實性和連續性，能夠幫助醫院考核部門對科研工作人員各方面的素質深入了解。因此，在人才考核、職稱晉升的過程中，除了參考醫療、教學量化考核指標以外，還要充分利用好醫學科研檔案，為醫院科研人員全面考核衡量，人才選拔提供重要依據。

二、醫學科研檔案管理存在問題

1.醫學科研檔案制度不健全、不落實

醫學科研檔案管理工作與科研項目申報、科研成果申報工作相比，不能引起醫院領導重視，導致科研檔案管理制度不完善或執行不到位，科研檔案管理工作缺乏系統性。沒有完善的制度保障，科研檔案歸檔缺少制度標準，造成很多科研檔案歸檔混亂，不能實現集中統一管理。有些管理制度形同虛設，執行和落實力度都不足，科研檔案管理監督機制亟須完善。

2.醫學科研檔案管理相關人員意識不足、能力不強

醫學科研檔案管理組織機構不健全，檔案管理人員人數不足、素質不高、能力不強，缺乏相應的理論知識與管理知識，系統化、標準化程度較低，影響醫學科技檔案整理開發利用。檔案管理人員長期以來只負責收集整理檔案，缺乏服務意識。同時，醫院科技工作人員檔案歸檔意識淡薄，只注重科學研究實踐活動，重視科學研究課題申報、論文發表、成果申報、專利申請，忽視了醫學科研檔案歸檔，更有的認為檔案具有保密性，抵制歸檔或不歸檔。

3.醫學科研檔案管理信息化程度不高

傳統的醫學科研檔案管理，存在檔案資料易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。隨著信息化時代的來臨，醫院不同程度地實行了管理的信息化，從病人的掛號到門診、急診、入院、出院、用藥、結賬都實行了網絡化管理，但在醫院科研檔案信息化管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應的科研檔案數據庫，沒有意識到醫院科研檔案信息的巨大價值，檔案信息沒有進入共享，大部分科研檔案管理工作只局限于簡單的整理、查詢和提供利用等傳統模式，阻礙了檔案信息的開發利用[5]。

4.醫學科研檔案開發利用率不高

醫學科研檔案管理人員對科研檔案重管輕用，科研檔案資源整理收集不夠豐富，服務手段不能適應醫院科技人員的需求，導致科研檔案無法發揮其應有的社會效益及經濟效益。當前醫院保存的科研檔案多為原始資料、研究工作結束后科技檔案就被束之高閣，只供醫院科技人員個人晉升等需要查閱使用，缺少同行交流開發利用，無法有效服務臨床、科研、教學。

三、醫學科研檔案管理創新對策

1.完善檔案管理制度，創新檔案管理辦法

完善的檔案管理制度是醫學科研檔案管理的可靠保證，要切實把科研檔案管理納入到醫院科技管理工作中去，與申報管理、執行管理、成果管理緊密結合，實現建檔管理與科研管理同步進行。醫院科研管理部門與檔案管理部門加強溝通協作，從醫院科研實際出發，創新檔案管理辦法。建立和完善醫院科技檔案管理制度，實行制度化、規范化管理，從科技檔案的形式、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環節都應有具體而明確的規定[4]。從項目立項開始就為每個項目設立檔案盒，存放項目申請書、合同書等原始資料，在后期項目實施過程中，逐步將項目研究原始數據資料、項目研究年度進展報告、項目驗收申請書、驗收資料、驗收證書、項目成果登記證書、項目成果證書、發表論文、專利、項目成果轉化等重要資料存放其中，并制作歸檔目錄，記錄項目歸檔材料。同時科管部門要進行檔案立卷，按照項目級別、任務來源、立項年度存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。

通過建立醫院科研檔案管理獎懲機制，對在科技檔案管理過程中有突出表現、突出貢獻的科技人員、管理人員給予鼓勵與獎勵，促進醫院科研檔案管理工作更好更快發展。可借鑒我院管理經驗，制定醫院《科研獎勵管理辦法》，設立課題立項獎勵、課題驗收獎勵、成果獲獎獎勵、著作出版獎勵、論文發表獎勵、專利獲得獎勵等，科管人員于年底要求醫院科技人員如實上報科研相關材料，匯總核實后即收集、整理為各種科研歸檔資料。以此有效解決了檔案資料收集難的問題[3]。

2.強化科研檔案意識，提升檔案管理能力

保證醫學科研檔案的完整性、系統性、規范性、科學性，僅靠科技檔案管理人員單方面的努力是難以完成的，需要醫院全體科研工作人員的支持和配合。科管部門要利用各種形式、通過各種渠道，大力宣傳檔案管理制度、管理措施，全面提升科研工作人員檔案意識，不僅要進行歸檔知識、歸檔辦法的培訓，還要進行思想政治、道德品質、行為規范的教育，提升科技工作人員的綜合素質，有效配合科管部門做好檔案管理工作。要加強培養科技工作人員良好的集體觀念，努力使他們認識到不論是課題、論文、專利、成果等，其行為主體都是醫院，他們的研究工作是職務行為，必須向醫院負責，醫院的管理制度必須遵守，所獲得的榮譽首先是屬于承擔和完成單位的，其次才屬于個人，只有樹立了這樣的觀念，課題負責人、論文著作的作者、專利申請人、成果獎勵獲得人才能配合科管部門做好科研檔案的收集工作。

醫院科技檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理水平，在強化全民科研檔案意識的同時，不斷提升科管部門、檔案管理部門的基本素質及管理能力。采取多種措施，通過進修、繼續教育培訓班，使其掌握科研檔案資料分類、管理等理論知識，以此提高現有檔案管理人員的業務能力業務和知識水平。多層次培養引進人才，加快檔案管理人員知識結構變革，以適應科技檔案網絡管理系統發展需要。

3.加強網絡信息建設，實現檔案資源共享

醫學科研檔案管理創新的最終目的是實現檔案管理的規范化、科學化和自動化。傳統的檔案管理重管輕用，沒能真正發揮科研檔案的作用，甚至造成了檔案知識產權的自然流失。在當今信息化、網絡化高度發展的時代，醫學科研檔案的利用也要適應時代的發展。要充分利用計算機信息技術，在利用傳統手段管理科研檔案的同時，不斷加大經費投入，保障硬件設施建設，配備檔案管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，運用這些設備來收集整理電子科研檔案資料，進行數字化、科學化處理及保存，逐步建立科研檔案網絡管理系統。

總之，醫院科技檔案管理工作是一個專門的學問，學科覆蓋領域比較廣泛，必須調動全體科技工作者共同配合，在管理辦法上、思想觀念上、服務方式上、軟硬件條件上不斷創新。只有這樣，才能使醫院科技檔案管理工作保持特色和活力，使其適應新形勢對科技檔案管理的要求。

參考文獻：

[1]高宏偉.知識經濟背景下科研檔案管理新思路[J].黑龍江科技信息，2001，（19）：100-101.

[2]周毅斌.醫學科研檔案特點及其作用[J].廣州醫藥，2010，（2）：72-74.

[3]周瓊花.淺議醫院檔案管理信息化[J].安徽衛生職業技術學院學報，2011，（1）：34-36

[4]王桂香.醫院科技檔案管理存在的問題及對策[J].中國新技術新產品，2011，（9）：235-236.

[5]梅虹.加強醫院科研檔案管理促進科研信息利用[J].中醫藥管理雜志，2010，（1）：32-34.