淺談醫院聲像檔案管理

耿金生

摘要：聲像檔案是醫院檔案管理的重要組成部分，然而一直以來沒有受到足夠的重視,使得聲像檔案管理工作中存在資料缺失、遺漏、保存不全等問題。本文結合工作中的實際情況，簡單探討目前醫院聲像檔案保管工作中存在的問題，并就此提出加強聲像檔案管理和利用的措施。

關鍵詞：聲像檔案；醫院；管理

醫院聲像檔案是指醫院在各種社會實踐活動中，通過攝錄手段形成的，具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微片、幻燈片等各種載體。眾所周知，醫院聲像檔案是最能客觀、真實記載醫院發展歷史的檔案資料。雖然醫院聲像檔案數量占醫院檔案總件比例很少，但所起檔案佐證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的。但是，聲像檔案又是在醫院檔案管理中較容易被忽視的。筆者在二級醫院從事檔案管理工作多年，現結合醫院檔案管理實際，就聲像檔案管理中普遍存在的問題及應采取的對策，聲像檔案開發利用等問題淺談一下自己的看法。

1聲像檔案管理中存在的問題

聲像檔案管理制度完善及規范存在缺陷。常見表現為醫院檔案管理不是十分規范，管理制度不夠落實，分類方案不盡科學，重視紙質檔案管理而忽視聲像檔案管理。

1.1聲像檔案歸檔意識淺薄，歸檔率低

1.1.1由于聲像檔案形成科室一般在院辦公室或宣傳科，重要日常活動資料的拍照、錄音錄像等由上述科室負責，等到每半年度或年度完成后才將聲像資料整理上交檔案室。在此過程中，聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質量的因素，假如聲像資料形成部門工作較忙，或對聲像檔案重視不夠，聲像檔案質量、歸檔率難以保證。

1.1.2目前醫療單位各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，如接診到特殊患者、開展新特技術等，一些臨床科室自行拍照，為今后病例討論、撰寫論文積累資料；由群團組織的醫院職工體育活動可能是自己進行錄像照相……這些形成聲像資料其檔案價值不容忽視，但由于不是重點聲像檔案歸檔部門，使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。

1.2聲像檔案管理手段滯后，保管條件差

聲像檔案的保管有嚴格條件限制。除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施，要達到以上嚴格保管條件遠非易事，必須投入一大筆資金購入儲存設備，這對于目前普遍舉步維艱的醫療單位來說，較大資金投入不是十分現實的，因此不易被醫療單位接受。

1.3聲像檔案管理人員業務知識匱乏，聲像檔案整理不規范

目前大多數從事醫院檔案管理工作的人員原來沒有接受過檔案專業培訓，或僅接受較短時間的檔案專業培訓。個人素質受限或對聲像檔案管理專業知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數，聲像檔案與一般紙質檔案同等對待，管理方式落后，無法借助現代手段進行聲像檔案管理，多數停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

1.4聲像檔案利用開發意識不夠

目前各醫療單位對聲像檔案一般僅滿足于查閱，出版專刊畫冊、簡報的層次。檔案管理者對聲像檔案開發利用意識不夠，缺乏開發利用動力，或缺乏聲像檔案專題編研能力，很多雖有開發利用價值卻“養在深閨無人識”，發揮不了聲像檔案的應有作用。

2聲像檔案管理的對策

2.1重視對聲像檔案的管理，嚴格聲像檔案的收集

從制度上對一些不盡完善的歸檔范圍進行調整，對日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現象的發生。開展經常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識。檔案管理部門要與各科室保持經常性溝通，及時掌握醫院信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫院員工對聲像檔案工作予以配合支持。[1]

2.2聲像檔案管理者要積極發揮主觀能動性

經常深入科室了解情況，及時發現有價值聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規，隨時將聲像資料歸檔，往往會起到事半功倍之效。在人手允許情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔醫院部分重要活動的資料攝影工作，這是聲像檔案積累的最佳條件，其目的有：真正掌握醫院重要活動的第一手材料，再者有利于檔案管理工作中“四同步”的開展，對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質量有很大幫助。

2.3爭取領導支持，購置必需的設備

聲像檔案的保管需要一定的設備投入，聲像檔案管理部門爭取單位領導的重視，在經濟上給予投入，購置必需的設備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設施。

2.4加強檔案管理人員業務培訓，提高專業人員素質

檔案室是“沒有圍墻的大學”。自學是聲像檔案管理工作者提高自身專業水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報刊、書籍等形式加強自身業務學習，在干中學，在學中干。此外還可通過報考電大、函授、進修等多渠道、多形式的繼續教育，不斷進行專業技能的填補和提高。作為單位領導者，要支持鼓勵檔案管理人員參加上級檔案部門組織的檔案培訓班及檔案管理交流活動，擴大視野，增長知識，并為其創造良好的工作環境和發展環境，從而提高聲像檔案管理水平。[2]

2.5應用現代手段管理聲像檔案

采用計算機技術實現聲像檔案數字化，對聲像檔案的保管、延長其壽命及實現檔案資源共享都有很大作用。下面我們分別就相片、錄像帶、錄音帶數字化問題等進行探討。[3]

2.5.1相片檔案數字化：采用掃描儀將相片掃描，存進計算機硬盤或刻錄成光盤，其優點是對相片實物的保護，防止時間過久色彩褪色，方便以后相片編輯出版、網上遠程傳播等。

2.5.2錄音帶檔案數字化：錄像帶、錄音帶對保管環境要求十分嚴格，在高溫潮濕的環境中，磁帶發霉、消磁、咬帶導致報廢較為常見。將錄像帶轉為光盤，防止磁帶報廢，方便今后利用，不失為一種好方法。

2.5.3錄像帶數字化：采用數碼錄像機將錄像帶轉錄并刻錄為DVD光盤保存，其畫面分辨率不但高過錄像帶，而且是也給今后的音像檔案利用創造了條件。

3聲像檔案的開發利用

檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此，醫院檔案管理工作者要多渠道、多途徑地開發聲像檔案信息資源，使檔案在醫院發展中發揮應有作用。圍繞服務醫院中心工作這個前提，聲像檔案開發利用便有了明確發展方向。

3.1開展聲像檔案編研工作，出版專題圖片展或專題畫冊

每一所醫院，都有一段規模從小到大，技術從低級到高級的發展過程，醫院發展的每一步都凝聚著員工的辛勤汗水，都有一段令員工值得自豪的歷史。從醫院角度考慮，開展院史專題教育，展現醫院不平凡發展軌跡，發掘員工艱苦奮斗閃光點，提高其愛院情懷是一個永遠不會過時的題材。借助自身館藏檔案的寶貴資料，檔案管理者可以配合開展這方面專題編研工作，例如出版院史專題圖片展，本單位黨的建設、醫療事業發展回顧、精神文明工作回顧等專題圖片展，出版專家簡介、專科發展圖片展等等，在本單位公開展出，這不僅是醫院宣傳工作的一部分，也是檔案工作展示、宣傳的最佳手段。[4]

3.2開展網上相片、音像展覽，相互交流

衡量聲像檔案的管理質量，不僅僅要看聲像檔案的保管環境、保管手段如何，還有看看聲像檔案開發利用程度如何。當本單位員工對館藏聲像檔案了解很少，不知有哪些內容時，便談不上其查詢、開發利用了。檔案管理者有責任進行相關方面的宣傳，如開展網上相片、音像展覽，相互交流，做到廣而告之，從而擴大檔案宣傳范圍，增加本院員工對聲像檔案的了解以及社會對本院的了解。[5]

3.3刻錄聲像檔案光盤

檔案管理部門可以采用編輯出版聲像檔案光盤的方法，將數字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤或VCD光盤，方便員工借閱，降低宣傳成本，同時也減少了重要聲像檔案的人為損害。

參考文獻

1 胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討.中國病案.2012；13(3)：43-44

2 王亮.淺談醫院聲像檔案的管理創新.中國衛生產業.2011；13(21):4-5.

3 賀焰.重視醫院聲像檔案管理.現代醫院. 2011；11（3）:14-15.

4 王春蘭.對醫院檔案綜合管理的認識.中國檔案.2009；6（6）：32

5 林紅.醫院圖書與檔案管理整合.當代醫學.2011；12（3）:16-17.