婦幼保健所的檔案管理信息化思考

高紅花

摘要：為了適應社會信息化的發(fā)展，婦幼保健所檔案信息化建設也成為了一種必然的趨勢，同時，這也是提高發(fā)展婦幼保健服務水平的必然要求。如何加強檔案的管理工作，保證檔案的安全、準確、完整，提高檔案信息應用的水平，成為了擺在婦幼保健所面前的新任務。本文針對婦幼保健所檔案信息化建設的情況作了初步的分析和探討。

關鍵詞：婦幼保健所； 檔案管理；信息化建設

檔案信息化就是指利用現代信息技術，對檔案信息進行收集、管理以及信息化利用等。對于檔案的信息化建設，涉及到了信息存儲的數字化以及管理收集的網絡化等等方面，因此是一項較為龐大的工程。當前，衛(wèi)生防病形式愈加嚴峻，如何利用信息化手段實現婦幼保健各項管理工作的高效運行，并將檔案資源變?yōu)闋幦I(yè)務效益的一項優(yōu)勢，這是婦幼保健所面臨的新課題。這都成為了擺在我們面前亟待解決的問題。

一、婦幼保健所檔案信息化建設中存在的問題

1、缺乏統一管理。目前，各個保健機構的檔案信息化建設還不均衡，并且缺少一個統一的網絡化協調機構。這就使得檔案資源共享受到了限制。此外，由于對檔案的管理和軟硬件標準上都不能統一，雖然在單機狀態(tài)下使用時還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統，那么在安全性以及功能性上都會尋在很多的問題，不能滿足用戶的需要。這也是限制了檔案信息化發(fā)展和建設的重要因素之一。

2、檔案的安全性問題。從目前的檔案的組織程序以及技術標準上來看，有很大的安全隱患。這是因為，信息網絡是一個開放性的資源，深入到各個領域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點：

（1）技術問題。現在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

（2）人為因素。一些檔案管理人員的安全意識不夠，責任心不強，沒有對發(fā)布的信息作認真的審查；其次是缺乏計算機網絡安全知識，操作不規(guī)范，沒有及時的對數據進行備份處理，致使檔案數據丟失以后不能找回；另外，檔案管理隊伍的業(yè)務素質以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協調，沒有對檔案工作予以相當的重視。

3、檔案人員的素質不高。檔案信息管理的信息化，不僅是對婦幼保健所的設施設備有硬性的要求，同時也對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案信息化建設要求檔案管理人員不僅要具備熟練的傳統檔案管理常識，還要有相應的計算機知識。但是就目前來看，婦幼保健所的檔案管理隊伍整體素質偏低，缺少基本的網絡技術、通訊技術等。這也就限制了檔案信息化建設中對新技術的使用和推廣。

二、解決的對策

為了滿足社會的需求，方便信息管理，婦幼保健所檔案信息電子化系統建設的進程應該加快。想要實現檔案管理工作的現代化，首先就要實現檔案管理工作各環(huán)節(jié)的計算機化。

1、完善設備設施。首先要加大資金的投入，對于那些必要的設備設施一定要配置齊全；其次，要使用適合婦幼保健所檔案管理的軟件系統，操作界面不僅要清晰，還要易學易用，操作簡單；最后，主要操作的規(guī)范性。要求檔案人員在進行資料的錄入時，一定要遵循現有的統一標準，這樣做可以直接實現資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費。

2、提高檔案的安全性。為了方面應用，提高保健所的服務水平，檔案資料必須要實現資源共享，但與此同時，面臨的檔案保密性問題也亟待解決。針對這一問題，婦幼保健所應該根據單位的實際情況，制定出一套嚴格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責任到人。督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進行嚴格的管理和審查。

3、提高檔案管理人員的自身素質。每一次技術的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術的人。因此，我們應該加快網絡化人才的培養(yǎng)力度，并不斷的學習先進的知識和技術，如果條件允許，可以對現有的知識結構進行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。

4、領導要起帶頭作用。合理的協調和正確的領導是任何部門和機構發(fā)展的基本條件。對于婦幼保健所來說，想要實現檔案信息化建設工程，不僅要從基層抓起，還要從領導們做起，要提高行政決策的民主化和科學性。主要體現在：行政領導在做重大決策之前，應該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策；與此同時還要加強對檔案信息電子化建設的協調管理，保證系統建設的各個方面都能齊頭并進，為系統建設中長期發(fā)展目標制定出一個科學的指導方針；此外，對系統建設過程中取得的每一個階段性目標都要進行審定，對技術路線以及項目的執(zhí)行工作要進行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

三、總結

信息社會給婦幼保健所檔案的管理工作推向了網絡化、電子化，而面對著信息技術的挑戰(zhàn)，想要實現真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。從目前來看，婦幼保健機構的網絡檔案信息子化建設工程已經步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經緊密的結合了起來，一方面推進現代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務和不斷涌現的技術難題。但是檔案信息化及時發(fā)展婦幼保健事業(yè)的必然要求，隨著婦幼保健事業(yè)的深入開展以及工作量的不斷增加，檔案信息的資源開發(fā)和利用顯得尤為重要。因此所有的難題都是我們必須要克服的。

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