基于PDCA法對紙質圖書和數字資源保護管理的研究

周敏敏

(浙江東方職業技術學院，溫州325011)

1 引言

我國圖書保護管理有著悠久的歷史，據史料記載:在漢魏時，人們就知道川黃柏汁染紙防蠹。系統地研究，是從上世紀六十年代開始，到了八十年代，武漢大學圖書館學系編著了《圖書資料保護技術》，國際圖聯設立了 PAC計劃，即圖書保護計劃［1］近幾年，科學技術的進步，社會已步入數字化時代，數字資源保護工作已經在各PAC中心展開，并采取DRM即數字版權管理進行保護數字資源［2］。目的就在于確保圖書資料和數字資源得以永久性保護和利用。

當前，多數高校圖書館只重視文獻的利用而忽視文獻保護的現象普遍存在，筆者試圖在浙江東方學院圖書館工作實踐的基礎上，結合質量管理理論，聚集于工作中所產生的文檔線索［3］，對圖書館紙質圖書和數字資源保護管理過程進行研究，期望文章能對高校圖書館的文獻管理起到借鑒作用。

2 圖書館紙質圖書和數字資源在保護管理過程中的研究

紙質圖書和數字資源是圖書館最重要的財產，是圖書館提供服務的基礎［4］。所以紙質圖書和數字資源保護管理，是圖書館工作的永恒課題。為了達到保護目的，需要正確精辟的理論指引，也需要科學管理的方法指導［5］。圖書館在保護管理紙質圖書和數字資源過程中，運用質量管理理論和方法，基于全面質量管理的PDCA(計劃、執行、檢查和處理)循環［6］，使其在計劃、執行、檢查和處理各階段切實可行。

2.1 紙質圖書和數字資源保護管理計劃階段中的研究

紙質圖書和數字資源保護管理階段，從三個方面考慮應為:保護的范圍、評價優勢與弱勢、造成損壞的因素。

2.1.1紙質圖書和數字資源保護的范圍

紙質圖書和數字資源保護是文化與學術發展、繼承的基礎工作，不論紙質圖書和數字資源，保護的范圍主要包括:保護文獻資料內容、保存文獻資料的原文引用、保護文獻資料的存取。首先要識別和選擇那些最值得保存的文獻資料，對于紙質圖書、歷史資料和數字資源的復制和轉移，保存文獻資料的原文引用是必不可少的;保護文獻資料的存取，是易于獲取學術信息、提升科學研究、有利于科研教育。掌握二者的保護范圍，是指導高校圖書館做好涉及紙質圖書和數字資源保護管理方面的一系列基礎工作。

2.1.2紙質圖書和數字資源的評價

為了能夠保護管理好紙質圖書和數字資源，應對它們進行優點與缺點的分析，見表1。

表1 紙質圖書和數字資源評價表

由表1可見，在數字化時代，紙質圖書和數字資源有著各自的優缺點，二者應該是相互融合、相互促進、相互發展，通過分析評價其優缺點，可對紙質圖書和數字資源保護管理工作有一個明確認識。

2.1.3紙質圖書和數字資源損壞的因素

高校圖書館館藏在傳統和現代電子化服務的情況下，出現紙質圖書和數字資源損壞的因素分別指環境因素、人為因素和管理因素:(1)環境因素①紙質圖書:光、溫濕度、有害氣體、灰塵、真菌、蟲類等。②數字資源:高溫、潮濕、灰塵、隨機的電場、磁場、無線電信號、停電、機房裝備和周圍環境等。(2)人為因素①紙質圖書:A讀者借閱中折角，撕頁、勾畫;B工作人員排架中隨意扔放、修復時措施和方法不當、缺乏保護意識;C出版商為降低成本采用劣質紙張、裝訂偷工減料，部分新書出現散頁脫頁的現象。②數字資源:A讀者誤操作和故意破壞引起信息處理過程安全隱患;B工作人員對信息設備、備份系統操作不當造成危害和病毒侵入;C目前我國數字資源開發者還沒有設計數字資源存取及長期使用的功能。(3)管理因素:紙質圖書和數字資源:①圖書館缺乏紙質圖書和數字資源安全、環境控制和保護管理方法等專業指導;②缺少保護的規章制度、保護的法律、法規、標準及防災安全措施;③缺少專職巡庫員和運行安全。

通過上述分析，可以找出影響紙質圖書和數字資源損壞的真正原因，繼而采取相關的措施，全面保護紙質圖書和數字資源。

2.2 紙質圖書和數字資源保護管理實施階段中的研究

在紙質圖書和數字資源保護管理實施中，主要做好兩個方面工作:一是制作質量控制統計表;二是制定保護管理流程。

2.2.1質量控制統計表(見表2、表3)

可增強工作人員的責任意識，并可作為了解圖書館資源利用情況和實施過程質量控制的依據。

表2 紙質圖書質量控制統計表

表2是浙江東方學院圖書館為分析流通借閱量、保護圖書管理所制作。紙質圖書質量控制統計表是將流通部圖書的學科、藏書冊數、流通冊數、流通率及被損壞冊數都統計其中。這樣，流通部工作人員對照此表，對本學期損壞的圖書如期修復，既節約經費，又能保持合理復本量和流通量，增強紙質圖書質量管理。

表3 數字資源質量控制統計表

表3是浙江東方學院圖書館用以分析讀者使用電子資源的基本情況、保護數字資源管理所制作。《數字資源質量控制統計表》將讀者使用數字資源類型、目的、頻率都涵蓋其中。此表的統計分析，一是可以為圖書館調整電子資源體系結構提供參考，二是有利于圖書館開展更有針對性的服務，有效控制數字資源質量，成為高校學生撰寫論文、查詢研究課題相關資料、完成作業以及了解學科發展動向的重要信息源。2.2.2《保護管理流程》(見圖3、圖4)

使紙質圖書和數字資源保護管理過程井然有序。紙質圖書保護管理在實施階段中，組建小組成員進行查找損壞圖書，對損壞圖書分析確定原因后，采取保護管理，回流借閱，調整館藏結構，補充新書，剔除舊書。這樣，工作人員不僅樹立對圖書保護的概念，而且對藏書質量嚴格把關，工作井然有序。數字資源保護管理在實施階段中，成立數字資源管理小組，專門對數字資源的正常運轉、控制工作平臺管理、落實技術措施等各個環節負責，并建立保護數字資源規章制度，做到分工明確，責任到人。這樣，可以完成對圖書館數字資源的持久保存，實現高效便捷數字資源服務。

圖3 紙質圖書保護管理的流程

圖4 數字資源保護管理的流程

2.3 紙質圖書和數字資源保護管理檢查階段中的研究

檢查階段的目的是弄清館藏資源當前狀態，發現潛在質量問題。對于紙質圖書和數字資源保護管理工作而言，這是個關鍵步驟，進行檢查時應該是全面的，檢查的結果有可能收集到大量信息，為歸類和分析提供參考，見表4。從海量的館藏資源中檢查出異常質量的判斷依據，便于對問題資源進行保護管理。

表4 檢查館藏資源損壞情況記錄表

檢查館藏資源損壞情況記錄表必須按照檢查資源要求制作。(1)對紙質圖書分別按類別檢查、統計數量、分析原因、提供意見;(2)對數字資源按類型檢查、了解數據庫使用情況、識別問題、提供意見;(3)由檢查人員簽字確認，并將記錄表提交到專職保護小組，分配處理。保持定期檢查，既可防止或延緩館藏資源的損壞過程，又能節約大筆資金。

2.4 紙質圖書和數字資源保護管理處理階段中的研究

此階段，主要針對出現的問題，在因果分析圖的基礎上，根據發現問題的原因制定適應對策并加以解決，同時，將對策標準化、制度化［7］。

2.4.1館藏資源問題與對策表(見表5、表6)

可對館藏資源出現問題過程和環節進行控制。

表5 紙質圖書中的問題圖書與對策表

表6 數字資源問題與對策表

在館藏資源保護過程的檢查中發現問題應及時記錄，由館藏資源管理小組(圖書保護專職小組與數字資源管理小組)集思廣益并請教專家，進行復核確認，再提出解決對策。

2.4.2館藏資源問題對策提交單(見表7)

確定問題的解決對策方法，落實各項措施，以期解決問題。

表7 館藏資源問題對策提交單

此表用來對檢查階段所提交的問題進行處理落實。執行人、檢查人都在其中負有相應責任，并在館藏資源問題對策提交單中將期限落實完成情況加以控制和體現。這樣，可針對對策表實施中出現的問題及結論制定新的對策，及時改進，既能督促與控制問題的解決，又可作為今后相關業務工作的參考依據。

3 結語

紙質圖書和數字資源在保護管理過程中的各個環節都起到了控制作用，也體現了理性概括和實踐經驗。文章應用的表格、因果圖、實施流程等，使得各項管理走向規范和標準化的軌道，即所謂理論對實踐之能動的指導作用［8］?？梢?，對高校圖書館文獻管理的作用主要表現在四個方面:(1)人員管理上，專業的圖書館職員擔任起保護館藏資源的任務，增強職員責任心，將工作計劃落到實處。(2)工作實施上，按制定的“實施流程圖”，使整個紙質圖書和數字資源的保護管理工作得以貫徹落實，按計劃順利完成，并揭示館藏資源的脆弱性。(3)經濟效益上，檢查階段的記錄體現，圖書館負擔不起資產過早的毀壞，保護館藏資源可以帶來很好的經濟效益。(4)管理規則上，沒有規矩，不成方圓。通過對館藏資源問題與對策表中情況的綜合分析，可建立或完善紙質圖書和數字資源保護管理規則，并可作為圖書館管理的標準，供以后參照執行。

當館藏資源管理小組(圖書保護專職小組與數字資源管理小組)把他們的認識傳遞給各個業務部門，而且確保業務工作中的每個人都接受了新的工作模式，就可以使工作質量的控制上一個新的臺階，既可以防止倒退——改變舊習慣，使用新方法，又可以和圖書館做類似工作的其他人分享心得［6］。實踐證明，紙質圖書和數字資源保護管理在研究過程中行之有效，其質量管理的方法對圖書館工作的其它環節也具有借鑒意義。

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