圖書館區域聯合招標采購模型的建立與應用

楊 凡

(安徽省委黨校，合肥230022)

引 言

長期以來在“大而全、小而精”的館藏思想下，采購經費的有限性與館藏無限性的矛盾一直存在。本文充分研究了我國圖書館文獻采購的現狀，提出了以聯合采購中心(UPC)采購模型為基礎的圖書館聯合招標采購體系模式。這一模型的應用，對我國圖書館聯合采購的可持續發展具有一定的借鑒作用。

1 圖書館招標采購存在的主要問題

2003年1月1日，我國政府招標采購法開始實施。2006年圖書館行業招標管理辦法使招標采購成為圖書館文獻采購的惟一方式，這在一定程度上提高了購書經費的使用效率，提高了采購工作的效率與質量。但是隨著時代的發展，以招標方式進行圖書采購也出現了一些問題。

1.1 過度強調購書折扣，忽略采訪質量

圖書館采購招標的目的是為了降低購書成本，讓有限經費更好地為用戶服務，圖書供應商的服務質量是招標中最重要的因素。但提供優質服務所需的成本與供應商提供的書目折扣率有著必然的聯系，由于很多圖書館在圖書招標中采取的是最低中標法，從而直接導致許多圖書供應商以降低折扣率的方式去中標，從而導致圖書質量得不到保證。

1.2 招標委員會的組成缺乏合理性

圖書采購歸入學校統一招標管理后，為體現公正性及避免腐敗，學校從各部門招募成員成立招標委員會，導致該委員會中非圖書館人員占多數，他們既不了解圖書館相關業務，又不熟悉投標公司實際情況，因此無法辨別投標公司在標書中各項承諾的真偽性，他們在對圖書及供應商的選擇上往往僅憑主觀印象和個人情感等因素，未能進行理性分析，使競標結果雖然公開卻并不公平。在如此狀況下選出的供應商，往往不能兌現對標書的承諾、圖書的供應與服務，導致各個環節的問題層出不窮。

1.3 缺乏合理的供應商評價機制

雖然圖書招標制已成為各館圖書采購的一致選擇，但它本身的缺陷、操作中的不規范、監督機制的缺失，也不得不讓我們深刻反思。目前的供應商評價體系中，圖書采購招標評分標準主要是針對供應商能夠提供的服務和報價制定的，在理論上具有很好的可行性和參考性。但實際上，對圖書館要求的服務，所有的供應商都會全盤承諾，報價折扣率成了惟一標準。這就違背了采用評分方法的本意，往往是誰的報價最低誰勝出，從而產生“劣幣驅逐良幣”的現象，不利于圖書館選擇能夠提供優質服務的圖書供應商。

2 建立聯合招標采購模式

針對上述圖書館傳統招標采購過程中出現的種種弊端與不完善之處，越來越多的圖書館開始聯合起來，圍繞彼此相近的采購性質與采購任務形成多個圖書館的采購聯合體，實行聯合招標采購。

2.1 圖書館聯合招標采購的概念

圖書館聯合采購通常是指一些獨立圖書館組成的聯合團體，通過組織協調為館內采購服務。圖書館采購與其他領域的集團采購不太一樣:他們并不是大量購入貨物并發送給各成員，而是與一個或多個供應商談判商議一個合同的構架。各個獨立的圖書館作為聯合體的成員，會在這一框架協議下與這些供應商達成雙向協議。因此，標準的協議或合同可以依據各個不同圖書館的需要而有細節上的修改。

2.2 圖書館聯合招標采購體系模型的建立

筆者結合自身多年圖書采訪經驗，在綜合研究了國內外圖書館聯合招標采購模式的基礎上，總結建立了圖書館聯合招標采購體系模型。

2.2.1聯合采購體系模型

聯合采購體系主要由三個部分構成:(1)區域內廣大的圖書館組成的采購聯合體。(2)各圖書供應商組合。(3)聯合采購中心(UPC)。

聯合采購中心(United Purchase Center)，簡稱UPC。建立聯合采購中心(UPC)就是通過區域內具有一定影響力或者采購量比較大的圖書館牽頭，憑借自身在圖書采購領域的專業優勢和資源優勢建立聯合采購中心，將區域內的各公共圖書館、專業圖書館、高校圖書館等的采購需求聯合起來，由UPC統一向合格的供應商下訂單，并通過定期考評、質量保證金等制度保障中心的有效運行，進而形成大的圖書館采購聯合體，培養供應商，并建立起良好的供應商與圖書館的相互合作、共同進步的發展模式。

在這個模型中圖書館采購聯合體是核心，他向UPC下達采購命令，向UPC委派工作人員，對UPC具有領導和監督的作用。但是UPC又是一個獨立的機構，不隸屬于某一圖書館，而是有自己的管理團隊，定期收集圖書館聯合體的采購需求，編制采購訂單并向圖書供應商下達訂單。圖書供應商按照UPC下達的訂單，組織人力、物力對圖書進行采訪編目，集中加工，將各圖書館所需的圖書，按照訂單的要求及時送達各個聯合館，各聯合館按照供應商的服務質量對供應商的服務進行評價，并向UPC系統報告。UPC根據各個圖書館的評價形成評價結構集，作為UPC遴選供應商的標準。

模型圖如下:

2.2.2建立招標采購聯合體的步驟

(1)建立聯合體，制訂聯合體公約。要想使聯合采購中心發揮作用，第一就是建立聯合體。聯合體建立的作用包括:發展成員館、組織建立聯合體和統管機構。即把本地區各系統的圖書情報部門組織起來，建立一定的組織形式。同時聯合體還要承擔起制定各成員館公約、UPC規章制度、工作范圍以及人員任用條件和人員考評的任務。

(2)普查館藏、制訂各成員館的文獻資源規劃和布局方案。各成員館要詳查自己的館藏結構和資源布局，然后將各館館藏目錄匯總起來，編制出聯合目錄。通過成員館目錄，可以看出各館的館藏特色和優勢;通過聯合目錄能夠縱觀該地區文獻資源的概貌、優勢和不足，從而為制訂文獻整體發展規劃和總體采購方案提供科學依據，并作為UPC工作的依據。

(3)各成員館向UPC下達采購任務、組織采購實施。各成員館在普查自己館藏的基礎上，根據自己的經費和采購需求向UPC下達采購任務，然后由UPC組織自己的工作人員進行采購。在采購過程中，各成員館有義務對UPC的工作提供必要的幫助與支持。

(4)監督與評價。UPC在實施具體采購時，根據各成員館的具體要求，形成采購清單，知會各成員館。在向供應商下單的時候，各成員館要對UPC訂單的擬定和對供應商的選擇進行監督和評價。在供應商進行訂單交割之后，各成員館要對供應商的圖書及服務質量進行評價，并且提交UPC，以此作為他們工作的考評。

2.2.3聯合采購模型的管理體系

對于聯合采購體系的管理與以往的聯合采購有所不同:

(1)在行政規劃上，UPC是一個獨立的機構，不隸屬于任何圖書館和任何機構，它有自己的一套管理模式和領導班子;(2)在人員組成方面，UPC的主要工作人員來源于各成員館推薦的采訪部門中具有一定管理與采購經驗的優秀采訪人員，且各成員的人事編制關系在原圖書館;(3)在經費來源上，UPC的經費來源主要由各成員館按照圖書采購量的大小繳納一定的傭金;(4)UPC的最高權力屬于成員館聯合體大會，具有對UPC最高管理者的任免權和罷免權，各成員館對UPC具有建議和監督的權利，并按照各成員館圖書采購量的權重，在適當考慮公平原則的條件下，分配并行使各成員館的表決權。

3 采用UPC聯合招標采購模式的重要意義

以聯合采購中心(UPC)為核心的聯合招標采購體系的圖書采購模式雖然還不十分完善，但對于傳統的圖書采購方式和以往的圖書館聯合采購方式的轉變具有十分重要的意義。

3.1 占據市場競爭的主動地位，降低單本書的采購折扣率

出版發行集團的行業支配地位及一些規模較大書商的區域壟斷，對圖書館圖書采購的成本形成壓力。而UPC這種采購聯合體可以整合圖書館自身優勢，形成巨大的采購量，從而占據圖書采購市場的主導地位，通過降低圖書折扣率，提高服務質量實現供應商與圖書館的共贏。目前圖書館在圖書采購中，由于很多圖書館對服務質量要求高，多數的圖書采購折扣是7.5～8折，甚至更高。但是當形成大的采購聯合體之后，不僅可以促進聯合體內部各成員館之間的溝通和交流，同時可以使每個跟圖書館合作過的書商的反饋信息成為各成員館之間的共享信息，沒有合作過的書商的情況也可以利用網絡進行搜索，或向其他區域的圖書館聯合體進行咨詢，并配合實地考察，從而形成資源共享。這樣在實際合作和廣泛調查的基礎上，資質高、能力強、服務好的書商在招標中就會脫穎而出，成為圖書館最理想的合作伙伴，使圖書館在享受低價圖書的同時，享受高質量服務。

3.2 抑制腐敗，減少行政權力對招標行為的非正常干預

由于現在圖書館大多實行的是圖書采購招標制度，而圖書采購招標人員眾多，素質參差不齊。在進行圖書采購招標的過程中，少數采購人員滋生權錢交易等腐敗行為，從而直接或間接引發采購風險，導致在圖書采購過程中產生不必要的損失。而聯合采購中心(UPC)團隊人員來自于各成員圖書館的業務精英，人員素質較高，同時由原來圖書館的圖書招標是某一個圖書館或者高校的事情，現在上升到了圖書館聯合體下所有圖書館的事情，更多的人參與監督，各圖書館聯合起來，共同探討并進行圖書采購招標。并且各級領導一貫重視的優惠折扣率已然被成功解決，圖書館關心的性能問題即采購圖書的質量、服務等也得到了保障。行政部門只要在大的方向上加以調控，其他具體問題如招標標準、招標細則、招標程序、招標承諾、對圖書供應商資質及實力的調查等等都由圖書館負責，這樣圖書館在招標中的作用就會增強，行政權力的非正常干預就會減弱。

3.3 三方共贏，各個成員館內部支持力度大

(1)對于圖書館來說，實行以聯合采購中心(UPC)為核心的聯合招標采購模式是有益的。首先，它降低了圖書館單本書的折扣率，提高了圖書館采購經費的使用效率。其次，減少了采訪人員負擔。圖書館采訪工作比較繁瑣復雜，從事此項工作的人數也在圖書館人員配備中占了很大比重?？墒菑膱D書館自身的發展來說，為廣大讀者服務是圖書館工作目的，通過UPC來承擔圖書館的采訪工作，可以減少圖書館采訪人員的數量及各館采訪的工作量，使圖書館工作人員能把更多的精力用于為讀者服務和科研。最后，在圖書館或高校各部門中一直認為圖書采訪工作是滋生腐敗的地方，當這部分業務獨立出去之后，內部關系則趨向于緩和，形成比較和諧的工作環境。

(2)對于供應商來說，聯合采購中心(UPC)降低了他們的供應費用。原來供應商是一對多的關系，關系比較復雜，公關費用比較高;同時由于各個圖書館采訪外包的服務質量要求迥異，且各個圖書館的地理位置分散，使供應商相關運營成本較高。但是通過采取聯合招標采購，供應商面對的主要顧客成了UPC，簡化了供應商的工作關系，大大降低了各環節成本。

(3)對于讀者，由于圖書館的采購圖書單本價格降低，以致在采購經費不變的情況下，增加了圖書的采購數量，擴大了圖書館館藏的覆蓋面，可以使廣大讀者享受更多的文獻信息服務。同時由于圖書館把主要精力用于為讀者服務，提高了服務質量，也將大大提高廣大讀者對圖書館滿意度。

4 聯合招標采購體系新模式運作中需要注意的問題

圖書館聯合采購體目前還處于運行的初級階段，在具體操作中應注意一些相關問題:

(1)管理問題。聯合采購中心(UPC)雖然是一個獨立的組織，不對任何單一的圖書館負責，但是該中心的每一個人都隸屬于各成員圖書館，必然要考慮本館的利益。所以在對UPC進行管理時，應讓其保持獨立性，避免多頭管理，多頭領導。

(2)人員來源。聯合采購中心(UPC)工作人員來源于各成員圖書館，但是各來幾個、符合什么標準的人員才可以來、各成員圖書館人員所占的比例等，都是需要共同協商的問題。

(3)供應商的評價機制是否合理，應該如何去建立評價機制等。

以上幾點要注意的問題，需要在實施的過程中，根據具體實際情況，逐步解決并完善。

5 結語

總之，較之目前的圖書采購方式來說，聯合招標具有更大的優勢，能夠綜合協調政府、圖書館及讀者的多方要求與利益。在聯合采購中心(UPC)的統一協調下，各個成員館的目標一致、利益相同，各成員館之間溝通聯系方便，在具體的采購操作時也不會有大的分歧。因此圖書采購聯合招標將是大勢所趨，將會有力地促進圖書館市場的不斷發展和逐漸完善，更好地為廣大讀者服務。

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