ERP環境下企業會計信息系統內部控制淺探

湖南婁底職業技術學院 張新平

ERP（Enterprise Resource Planning）是20世紀90年代初期由美國著名咨詢公司Gartner Group首先提出的，是在物料需求計劃（Material Require-ment Planning，MRP）和制造資源計劃（Manufacturing Rersorces Planning，MRP）的基礎上發展起來的更高層次的管理理念和模式。ERP是將企業各種資源進行整合集成，簡單地說就是將企業的三大流——物流、資金流、信息流進行全面一體化的管理信息系統。ERP的功能模塊不同于以往的財務管理軟件，也不是單純的財務管理軟件，而是全面一體的管理信息系統。隨著ERP的產生和發展，不僅應用于生產企業，還應用于非生產企業、行政事業單位。無論是傳統的財務軟件還是ERP軟件，財務管理始終是核心的模塊，所以，會計信息系統仍然是ERP管理信息系統的核心子系統。ERP系統具有很好的信息集成性，層次豐富，并把特定的管理要求固化。ERP系統一般分為財務系統、供應鏈系統、生產制造系統、項目管理系統和決策支持系統等。其中財務系統涵蓋會計和財務管理的所有功能，包括現金管理、資產管理、財務計劃，應收和應付款管理、費用管理、報表分析、財務管理等功能。隨著ERP的產生和發展，財務信息也由過的事后反饋變為事中的監控和事前的預測、決策，信息由簡單轉變為多層次、多結構。

一、ERP與內部控制的關系

（一）ERP是內部控制的工具 內部控制的目標涵蓋了企業的整個經營管理活動，而ERP作為企業的管理信息系統，是為特定的企業服務的。所以在ERP程序設計過程中，可以根據企業的實際內部控制要求加以考慮，設計出適合特定企業的內部控制信息系統。

（二）內部控制的客體是ERP ERP是由主觀意識的人設計和開發出來的，所以內部控制的關鍵環節是輸入環節。若輸入環節數據錯誤，那么可能會導致整個企業的管理決策錯誤，具有一定的主觀性；另外，ERP和其他信息系統一樣也面臨著諸如決策風險、財產價值、實施風險、管理變革風險、內部環境風險、安全風險、外圍風險、法律責任等風險，也需要對其進行有效的控制。

（三）ERP的使用具有一定的局限性 ERP作為企業的管理信息系統，是企業管理工具之一，但是不能代替所有的管理工作；ERP各模塊的開發是根據企業的實際業務設置的，沒有標準化的模型，所以對于不同類型的企業來說，ERP的內容也不相同，因面對于眾多企業來說，很難設置一個統一的考核標準；ERP管理信息系統業務復雜，使用和維護成本高，規模較小的企業不適合。

二、ERP會計信息系統對內部控制的新要求

（一）確保輸入數據的準確性 在企業會計信息系統中，確保輸入數據的準確性是內部控制的前提，若輸入的數據是錯誤的，電腦不會自動識別，只能將錯就錯地得出錯誤的結論，而操作人員可能毫不知情。電子數據如會計賬簿、會計報表等的輸出靠的就是會計軟件對原始數據的加工處理，并將結果存儲在磁盤或軟盤中。所有的記賬、會計報表的生成、預測等工作都由電腦完成。電腦輸出數據的正確與否在很大程度上取決了輸入數據的準確性，這要求一切數據的處理過程和處理方法都必須規范，并保持輸入數據的方法相對穩定性和輸入數據的準確度高。這樣才能保證會計信息質量的準確性、真實性和完整性。

（二）杜絕利用計算機犯罪 在ERP會計信息系統環境下通過計算機舞弊和犯罪的可能性更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害可能就更大。因為人們用直接記錄在電腦磁盤或光盤上的電子數據取代了手工會計環境下的紙質數據，電子數據與紙質數據的保存和修改有很多方面是不同的。計算機犯罪具有很大的隱弊性和危害性，因此，ERP管理信息系統要求提高計算機技術和手段，改善內部控制環境。

（三）操作人員的職能牽制 在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過具有相應權限的會計人員審核和簽章。但會計電算化進入ERP時代后，會計職能發生了巨大的變化，由原來的事后核算轉向了事中控制和事前預測的決策。因為業務處理都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職權的集中，某些人員既可從事數據的輸入，又可以從事數據的輸出。因些，如果不加強企業的信息系統內部控制，就會使某些軟件操作員直接對使用中的數據和程序進行個人操縱，從而導致了會計的錯誤和舞弊的風險。

（四）強化會計檔案保管 會計電算化后，會計的檔案包括軟盤備份的數據、計算機內存在的數據和打印輸出的數據。會計電算化的最大載體是會計軟件，會計軟件在安裝或者操作過程中出現任何問題，都可能導致系統中電子數據被破壞甚至丟失。因些，不僅要保管好相關的紙質數據文件，還要保管好已存儲在磁性介質中的各種會計數據。

三、ERP環境下企業會計信息系統內部控制完善

（一）做好基礎管理工作是企業做好會計信息系統工作的重要保證 基礎管理工作主要是指企業應有一套比較全面、規范的管理體系，以及完整的規范數據。會計基礎管理工作主要指企業會計制度是否建立健全，核算規程是否規范，基礎數據是否完整正確等，這是做好會計信息系統工作的重要保證。沒有好的管理基礎工作，電算化會計信息系統就無法正常處理，ERP工作的開展將遇到重重困難。

（二）運用正確的審核方法對輸入數據進行審核，確保輸入數據的正確性與完整性 在會計電算化的操作過程中，需要對輸入數據進行審核，防止輸入環節數據錯誤。審核數據的方法包括靜態審核（人工審核）、屏幕審核、二次錄入審核（重復輸入校驗）。靜態審核，即人工審核，是指將打印的憑證與人工憑證進行核對。屏幕審核，指對屏幕上顯示的憑證進行人工審核，這種方法受操作員業務水平的影響較大，而且長時間目測會引起眼睛疲勞，效率比較低。二次錄入校驗（重復輸入校驗），是將同一憑證輸入兩次，通過計算比較兩次輸入的憑證是否相同，從而檢查輸入錯誤的一種審核方法，這種方法查錯效率較高，但是輸入時間花費較多。在實際工作中，人們根據不同情況，對輸入數據采用以上方法進行審核，確保輸入數據的真實性、正確性和完整性。

（三）建立制度控制，加強操作程序的控制，防止利用計算機進行舞弊 主要包括：（1）制度控制。制度控制是指由主管部門制定一系列的規章制度，以管理制度的形式實施的，監督會計部門實施，從而實現保證會計軟件的正常運行，防止外界干擾之目的。主要包括：上機操作管理制度、組織人事管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、系統開發和維護制度等。制定相應的上機操作守則與操作規程，是操作控制制度化的具體體現。上機操作守則是對電腦機房工作的一般性規定。操作規程則提出了計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的，而必須隨著經營的變化而不斷修改和完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性、正確性和完整性。（2）程序控制。程序控制是指依靠計算機程序對會計核算、會計管理進行內部控制，以實現系統的自我保護之目的。這種自我保護的內部控制往往比上述各種管理制度實現的控制功能更為有效，主要包括：對用戶、設備、文件分別授予不同級別的特權、身份和權限控制等，以防止未經授權的人員進入ERP系統，不允許合法用戶使用權限之外的文件、設備或程序，不允許進行各種越權操作。另外，對ERP軟件修改、升級、更換時，要有一定的審批手續，必要時要由專人進行監督，以保證ERP數據的連續性、系統性和完整性。同時要定期對計算機程序及軟件系統進行維護，建立防止計算機病毒入侵的各種措施。

（四）建立相應的ERP崗位管理制度“不相容職務應當分離”是ERP時代對操作人員權限控制的要求。企業必須制定相應的崗位管理制度，明確職責分工，加強組織控制。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統崗位。其中基本職能崗位可以設置為出納、審核、財務等崗位。ERP系統崗位分為銷售、生產、采購、庫存、物流、投資戰略等直接管理操作維護ERP系統及計算機軟、硬件人員等。企業可以根據內部牽制制度的要求和本單位工作的需要，在保證數據安全的前提下交叉設置崗位，各崗位應保持相對獨立，但又相互聯系，相互制約。根據內部牽制制度要求，如出納人員不得兼管審核、記賬、會計檔案的保管；制單員與審核記賬員不得兼任；出納不能兼任制單；系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員等。通過進行內部職責分工，減少操作利用計算機舞弊的可能性。

（五）加強內部審計 內部審計即是企業、公司內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的重要制度。內部審計工作必須包括：第一，對會計資料進行定期審查，檢查企業賬務處理是否正確，是否遵守《會計法》及有關法律、法規的規定，出納簽字、審核記賬的操作是否符合公司有關內部控制制度的要求，憑證附件張數是否規范完整等；第二，審查電子數據與紙質數據的一致性；第三，監督數據保存的安全合法性，防止發生擅自非法修改歷史數據的現象；第四，對系統運行過程中的各個環節進行嚴格審查，杜絕舞弊現象發生。

（六）建立會計信息化檔案管理制度，加強會計檔案的保管 會計電算化后的會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的數據及以其它磁性介質或光盤存儲的數據和計算機打印輸出的數據，系統的開發資料也應視同會計檔案保管。會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關規定，并由專人負責保管。對會計電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應雙備份，存放在不同的地點。對采用存儲介質保存的會計檔案，要定期檢查、定期復制，防止由于存儲介質損壞而使會計檔案丟失。

（七）提高人員素質 一方面ERP帶來內部控制工作的革新，內部控制工作由傳統的以人為主轉變為以計算機軟件為主。相對于傳統控制業務量大、出錯率高、效率低、勞動強度高等嚴重缺陷而言，ERP是對傳統會計人員的解放。另一方面ERP又對企業員工提出了新的要求，企業需要的是跨財會專業、計算機專業、管理專業及企業相關專業的復合型人才。要提高會計人員的素質，必須加大人才培訓的力度。企業應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動企業會計信息化事業由核算型向管理型、智能型轉變。各基層單位應積極支持并組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術，力爭成為復合型人才，同時維護軟件正常運行，為本單位盡快建立高效的ERP管理信息系統創造條件。

（八）加強系統安全控制 具體包括：（1）加強對計算機病毒的防范，建立預防的安全保障措施。計算機病毒的出現，會對計算機系統的安全性造成了極大的影響，對ERP軟件本身也會造成破壞，最終會損壞到計算機硬件。會計電算化系統中的會計數據是會計工作的重要資料，一旦遭到破壞，會造成不可估量的損失，因此，要加強對計算病毒的防范。（2）加強網絡安全控制。網絡安全包括數據加密、訪問控制、防火墻技術等。如進行用戶身份認證、對口令加密、設置用戶訪問目錄和文件的權限、更改和鑒別，控制網絡設備配置的權限等到。另外還可以考慮硬件加密、軟件或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度等。

ERP是企業進行管理的一種工具，屬于企業的管理信息系統，能把管理要求固化，但本身并不創造內部控制體系。對內部控制體系來說，ERP是企業自控和信息溝通的一個組成部分。對企業所面臨的風險來說，企業仍然需要建立完善的內部控制體系，提高企業的內部控制能力，規避企業的經營風險。

［1］閆振雄：《計算機會計信息系統內控方略》，《煤炭經濟研究》2008年第8期。

［2］李娟：《會計核算智能化對企業內部控制的影響》，《農業網絡信息》2011年第2期。

［3］孫麗君：《淺析事業單位會計電算化后會計檔案的管理》，《經濟技術協作信息》2009年第24期。