會計信息化檔案管理調查與思考

青島理工大學 郝金巖 王洪敏

一、會計信息化檔案管理存在的問題

（一）只保存傳統的紙介質檔案，不保存磁介質或者光介質檔案（又稱電子檔案） 有的單位雖然實行會計信息化很多年了，但是，檔案管理部門卻一直按照手工記賬時代的習慣，只保存紙質檔案，對于電子檔案，或者由財務人員人員自己保存，或者財務人員自己也不備份電子檔案。首先，根據財政部《會計電算化工作規范》，“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據”。其次，由于實行會計信息化后，憑借計算機具備的能夠在海量數據中快速檢索的優勢，利用電子檔案檢索數據時，在準確性和快捷性方面明顯優于紙質檔案。同時，由于某些財務軟件的開發不規范，不完善，打印出來的紙質檔案有缺陷，可能會不利用查詢甚至無法查詢。因此，實行會計信息化后，除了紙介質檔案外，還應保存電子檔案。

（二）沒有配備適于電子檔案保存的特殊環境 有的單位雖然保存了電子檔案，但是，電子檔案的保存環境卻不符合要求。有的把載有會計數據的光盤、磁帶等隨便扔在鐵皮櫥里；有的庫房周圍存在強磁場環境；有的庫房每天有長時間的日光照射等，這樣的電子檔案的保存環境對電子檔案的安全構成了極大的威脅。紙質檔案保存需配置專用檔案鐵皮柜，所有會計檔案入柜保管，這樣能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。但是，由于電子檔案的載體磁介質、光介質的自身屬性，在保存這類檔案時，不能簡單的用這種普通鐵皮柜。因為磁介質在強磁場條件下會消磁，光介質在高溫或長時間光照射或塵土影響后介質載體會發生化學變化，導致電子檔案失效。因此，對于整理、利用、保存這類介質檔案的房間應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等能夠導致磁介質退磁或消磁的設備；檔案庫房建筑應設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；要定期凈化空氣，除塵；檔案載體存放時應設法保持電子檔案載體的平直度，避免檔案載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響而失效，以保證財會信息再現的準確性。要單獨購置專用的防磁柜等專用保存設備。同時，由于此類檔案失效后不容易發現，因此，要定期檢查，定期復制，對重要的檔案要雙備份甚至三備份并存放在不同的地方，以保證數據的安全。

（三）電子檔案保存不完整 在《會計電算化工作規范》中，提出“通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合的會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管”，因此電子檔案一般包括數據光盤（或磁帶等）、財務軟件安裝光盤、加密狗、財務軟件序列號、軟件文檔資料（如軟件手冊、自開發軟件的文檔資料）等，絕大部分的單位只注意保存數據光盤（或磁帶），其他部分根本不保存或者保存不全。電子會計檔案是在特定的軟硬件系統中生成的，要查閱會計數據也必須在那種特定的軟硬件環境中進行。失去了特定的軟硬件環境，電子檔案便無法查閱，也就失去了檔案管理的真正意義。因此，生成電子檔案的軟硬件系統包括軟件系統的安裝光盤、軟件序列號、加密狗、軟件說明書等也應隨同電子檔案一同保存。同一軟件的版本升級也要注意這個問題，因為同一軟件的大的版本的升級，有可能會較大的改變原來的軟件環境，如序列號的更改，數據庫結構的變化，都會引起原來的電子檔案無法在新版本環境下利用，要查閱舊版本的電子檔案，必須能夠還原到生成舊版本電子檔案時的軟硬件環境。因此，同一軟件的升級，也要注意保存各個版本的安裝光盤，序列號等。相對應，電子檔案在保存時應明確標注使用環境，如軟件名稱、軟件版本，序列號等。

（四）借閱電子檔案時，輕易將電子檔案帶出檔案室 對于傳統的紙質檔案，經過一系列的手續，如領導審批、借閱人簽字后，可將紙質檔案帶出。對于電子檔案原則上不予外借，尤其對于那些既可讀又可寫的檔案，一是為了避免帶出后被修改，二是由于電子檔案的不可直觀性，一旦電子檔案被感染病毒，載體被破壞，輕易不會被檔案管理人員發現。因此，務必采取復制副本的辦法，用完后同樣要將副本歸還，以免泄密。

（五）財務、檔案的上級管理部門對電子檔案的存檔監督檢查力度不夠 對于傳統的紙質會計檔案，上級管理部門都有嚴格的管理制度，比如，賬簿、憑證的裝訂格式、檔案盒的強制要求、賬簿的頁碼編號。但是，對電子檔案，上級管理部門卻沒有更加嚴格管理制度、監督制度、檢查制度。因此，許多單位對自身的會計電子檔案的管理較為松散。

二、會計信息化檔案管理規范措施

（一）提高財務部門、檔案管理部門的人員素質 促使財務人員、檔案管理人員加強對財務電子檔案相關知識的學習，加強計算機專業技術的培訓，加強網絡知識的培訓，了解電子檔案的特點，比如，了解光介質載體和磁介質載體的不同特點，光介質在什么樣的環境下容易失效，磁介質載體的保存應避開強磁場的影響，如何復制電子檔案等。有條件的單位盡可能配備既懂計算機技術、網絡技術又精通檔案業務的復合型的管理人員，切實提高電子檔案的管理水平。

（二）上級管理部門應當同管理紙質檔案一樣加強對電子檔案的管理、監督和檢查 目前對紙質檔案的管理，上級管理部門制定了相當完善的監督檢查措施，如紙質檔案的頁碼編制、紙質檔案的裝訂、甚至紙質檔案的檔案盒都考慮到了環保的要求。因此傳統的紙質檔案相對來說管理較為規范、嚴格，這在某種程度上得益于上級管理部門的監督檢查力度。上級管理部門應當同管理紙質檔案一樣，制定單獨且完善的電子檔案的管理、監督、檢查措施。因為與紙質檔案管理不同，電子檔案需要獨有的一套管理方式和相應的管理規范。傳統的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案的管理必須借助于計算機應用系統才能實現。應當制定電子檔案歸檔的強制措施，同時，財務部門應當同檔案管理部門配合，共同制定詳盡的保管、利用、借閱電子檔案的辦法以及電子檔案的歸檔范圍，并以此作為上級管理部門監督檢查的基礎，以促進電子檔案的健康有序的發展。

（三）加大資金投入，更新電子檔案管理環境 加大檔案管理的資金投入，購置必要的存儲設備、計算機、網絡安全防護設備。同時投入資金引入先進的管理技術、方法和手段，積極利用先進的科研成果，使用現代電子信息技術特別是網絡信息技術，充分運用電子計算機檢索檔案、建立網絡化電子檔案管理系統，充分開發利用電子檔案信息資源，挖掘和利用檔案的潛在價值。這樣才能做到電子檔案管理的科學化、信息化、規范化，使電子檔案管理工作同傳統檔案管理工作一樣在貯藏、保護、提供充分利用等各方面達到相當高的水平。

在前文中所討論的財務電子檔案的管理，以本人拙見，只是電子檔案管理的初級階段，還僅局限在檔案室用一個合乎條件的存儲空間，將電子檔案的載體有效的保存起來，保證檔案的簡單使用。將來，可以對現有的紙質資料，尤其是原始票據，重新組織加工，運用掃描影像技術、微縮技術等高科技手段，制成影像資料，做成新的電子檔案，真正實現會計檔案無紙化。這樣人們在查詢原始票據時，就不必到檔案室調出紙質檔案，可以通過財務檔案網絡信息系統，實施遠程在線訪問，這樣就實現了財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越。再進一步，可以建立區域性的、行業性的財務檔案管理中心，財務檔案管理中心制定統一的信息編碼標準，基層單位將最原始的票據資料掃描，同財務軟件系統的電子數據整合，再加工，或者將基礎的原始票據影像資料直接融合到財務軟件系統中，成為財務軟件系統數據的一部分，集中歸檔存儲。相關部門如稅務、財政、審計、上級主管部門在自己的授權范圍內，通過網絡訪問電子檔案數據庫，實施自己相應的監督和管理職能，真正做到財務檔案的信息共享。