差旅費報銷單據金額填寫淺議

東營職業學院 宮風杰

一、差旅費報銷單據金額填寫的相關規定

差旅費是指出差期間因辦理公務而產生的交通費、住宿費和公雜費等各項費用，不同單位或部門對差旅費的具體開支范圍的規定可能會有所不同。根據一個單位或部門的具體規章制度，規定限額內的差旅費可以按照一定的程序憑據報銷。單位工作人員因公出差需借支差旅費時，應首先到財會部門領取并填寫借款單，按照借款單所列內容填寫完整，然后送所在部門的領導和有關人員審查簽字。各單位可以根據需要使用統一的“差旅費借款結算單”，也可以使用普通的借據或者借款憑證。出納員根據單位內部規定的審批權限和程序，對借款單和付款憑證進行審核，認為手續齊備并符合制度規定要求的即可予以支付。財務部門根據借款單編制現金付款憑證，其會計分錄為：借記“其他應收款——借款人名字”，貸記“庫存現金”。

出差人員回到單位后應及時辦理差旅費的報銷手續。首先，出差人員到財務部門領取差旅費報銷單，如實填寫報銷單的有關內容，如出差事由，出發到達的時間、地點，乘坐的交通工具的車別、等級、金額等等，并將有關車票、船票、飛機票、住宿發票等有關原始憑證粘貼在粘貼單上，上附報銷單，經所在部門和單位有關領導審查簽字后，送財務部門，財務部門有關人員應審查單據是否真實、合法，按照本單位差旅費開支管理辦法計算應報銷的交通費金額、應發給的伙食補助費、住宿費包干結余、不買臥鋪補貼等，對差旅費進行結算，編制會計憑證后交出納員具體辦理現金收付。

二、差旅費報銷時會計人員的會計處理

如果存在剩余的現金，則會計處理如下：借記“管理費用——差旅費”，“庫存現金”，貸記“其他應收款——借款人名字”。

如果存在預借的現金不足，則會計處理如下：借記“管理費用——差旅費”，貸記“其他應收款——借款人名字”，“庫存現金”。

可見，預借差旅費、報銷差旅費的賬務處理很簡單，問題是實務具體操作中存在諸多不當之處。預借差旅費相對來說比較簡單，由借款人打個借據，作為財會人員付款及做賬的依據即可。通常做法有二：一是給報銷人原借據的復印件，二財務部門向報銷人開具一張收款收據。如張三出差預借差旅費5000元，后憑單據報銷4800元，交回現金200元，對這一問題一直存在爭議。實務中對此一般有兩種處理方式：一是根據原借款數額5000元填制收款收據；二是根據實際收款數額200元填制收款收據，理由是確實只收到200元現金。

筆者認為這兩種處理方式都存在欠妥之處。第一種處理方式中收款收據金額與實際收款金額明顯不符。原始憑證又稱單據，是在經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的書面證明。它不僅能用來記錄經濟業務發生或完成情況，還可以明確經濟責任，是進行會計核算工作的原始資料和重要依據，是會計資料中最具有法律效力的一種文件，原始憑證必須能夠真實的反映交易或事項的發生或完成情況，原始憑證名稱是對其所反映內容的約束。第二種填制方式是根據實際收款數額填制收款收據，收款收據的確真實反映了經濟業務的實際收款額，但這種方式也存在自身缺陷，不能如實反映報銷與原借款之間的關聯關系。如何解決這個問題，筆者認為報銷環節企業可將收據分為收款收據和轉賬收據兩種類型，實務操作中，在收據右上角標明收款或轉賬標示即可。收據右上角標明收款字樣的收款收據由出納負責填制；收據右上角標明轉賬字樣的收款收據由會計負責填制。收據一式三聯：存根聯、記賬聯、回執聯。報銷時根據具體情況分別填寫收款收據（出納）和轉賬收據（會計）后據以入賬。承上例：

借款人預借差旅費時，財務部門根據借款單編制現金付款憑證：

借：其他應收款——借款人名字5000

貸：庫存現金 5000

報銷時：若正好報銷5000元，則由會計人員直接填一張轉賬收據，金額5000元，回執聯交報銷人，用以解除借款人和企業間的債務，記賬聯據以入賬。

借：管理費用——差旅費5000

貸：其他應收款——借款人名字5000

若有剩余的現金：假設報銷4800元，交回現金200元，則由會計人員填一張轉賬收據，金額4800元，出納填制收款收據200元，分別將回執聯交報銷人，記賬聯據以入賬。

借：管理費用——差旅費4800

庫存現金 200

貸：其他應收款——借款人名字5000

若預借的現金不足：若報銷5200元，則由會計人員填制轉賬收據，金額5000元，回執聯交報銷人，記賬聯據以入賬，出納根據經辦單據辦理現金的支付：

借：管理費用——差旅費5200

貸：其他應收款——借款人名字5000

庫存現金 200

這種處理方式即可以解除借款人與企業之間的債務，又可以反映真實的收款情況，解決了目前實務中對此處理方式存在的弊端。

［1］財政部：《企業會計準則》，經濟科學出版社2006年版。