關(guān)于高校辦公室工作的幾點(diǎn)思考

陳良

(泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 泉州 362000)

關(guān)于高校辦公室工作的幾點(diǎn)思考

陳良

(泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 泉州 362000)

高校辦公室是學(xué)校黨政機(jī)關(guān)的樞紐，起到上情下達(dá)、下情上傳、內(nèi)外溝通的作用。這其中，辦公室人員的作用無(wú)可取代。然而，當(dāng)前高校辦公室工作處于一種較為僵化的模式運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，長(zhǎng)期淪為后勤服務(wù)機(jī)構(gòu)，陷于吃力不討好之境地，大部分工作人員也陷于跑腿打雜之中，嚴(yán)重淡化了真正的工作職責(zé)。筆者對(duì)高校辦公室的工作現(xiàn)狀與問題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并思考和提出了改進(jìn)的對(duì)策。

高校；辦公室現(xiàn)狀；困境；改進(jìn)對(duì)策

一、辦公室現(xiàn)狀與困境

當(dāng)前，高校辦公室工作處于一種較為僵化的模式運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）辦公室職能不清楚，人員職責(zé)較為混亂

當(dāng)前，辦公室人員把大部分的精力放在草擬領(lǐng)導(dǎo)講話、敷衍日常公文、機(jī)械地進(jìn)行各類檢查等方面，并沒有能夠真正地將辦公室綜合、協(xié)調(diào)、參謀等主導(dǎo)性作用充分發(fā)揮出來(lái)，嚴(yán)重混淆了辦公室的職能和降低了辦公室的真正作用。

（二）辦公室人員整體素質(zhì)參差不齊，影響了發(fā)揮作用的效果

辦公室工作人員的素質(zhì)主要體現(xiàn)在政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)三個(gè)方面。由于平時(shí)辦公室人員多數(shù)時(shí)間忙于處理各類事物，難以進(jìn)行較為系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí)，而疏于學(xué)習(xí)，自然影響政治素質(zhì)的提高，也難以真正發(fā)揮其整體素質(zhì)，真正做好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的角色。

二、思考與對(duì)策

新時(shí)期的高校辦公室工作亟需以創(chuàng)新的精神，加大改進(jìn)力度，以期扭轉(zhuǎn)態(tài)勢(shì)，打開新的局面。

（一）重新重視調(diào)查研究的實(shí)證精神，夯實(shí)行動(dòng)根基

1.以務(wù)實(shí)求真的作風(fēng)贏取尊重與信任

毫無(wú)疑問，這是調(diào)整自身、提升實(shí)力、扭轉(zhuǎn)態(tài)勢(shì)的必要步驟。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室工作之所以遭受誤解，吃力不討好，其重要原因即在于辦公室多有務(wù)虛之工作，常常擾動(dòng)四方，還落個(gè)徒勞無(wú)功，久而久之便使人厭倦。更為嚴(yán)重的是，在這種運(yùn)轉(zhuǎn)態(tài)勢(shì)下，辦公室自身的職能作用因?yàn)殚L(zhǎng)期沒有充分發(fā)揮而產(chǎn)生了退化，甚至許多辦公室工作人員基于現(xiàn)實(shí)情況而將機(jī)構(gòu)職能定位于退化后的純后勤服務(wù)狀態(tài)，進(jìn)而陷入無(wú)法調(diào)動(dòng)熱情、疲于應(yīng)付的尷尬境地。故此，當(dāng)前首要的工作就是要經(jīng)常深入學(xué)院、部門，深入教學(xué)一線進(jìn)行調(diào)查研究，及時(shí)掌握第一手資料，搞好綜合分析，善于從大量的信息中選擇與學(xué)校全局工作關(guān)系密切和急待解決并具有典型性、傾向性和苗頭性的問題，向?qū)W校黨政領(lǐng)導(dǎo)提供有情況、有分析、有建議的調(diào)查報(bào)告，為整個(gè)綜合協(xié)調(diào)職能的發(fā)揮提供強(qiáng)有力的支撐，以極具針對(duì)性的意見催生說(shuō)服力。

2.與其他專業(yè)學(xué)科在底蘊(yùn)精神上達(dá)成一致

眾所周知，現(xiàn)代學(xué)科普遍重視實(shí)證精神，講究以強(qiáng)有力的證據(jù)來(lái)鞏固論點(diǎn)。而對(duì)于高校辦公室而言，道理是一樣的，“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”，更難以切中時(shí)弊，從而統(tǒng)籌全局。因此，就目前情況而言，在調(diào)查研究上著力發(fā)揚(yáng)實(shí)證精神，在底蘊(yùn)精神上與其他專業(yè)學(xué)科達(dá)成一致，是辦公室工作打開局面的重要前提，也是扭轉(zhuǎn)尷尬局面、重新回歸穩(wěn)健軌道的必然要求。同時(shí)，基于目前一般高校都多少存在的學(xué)術(shù)造假行為的情況，高校辦公室方面若重新倡導(dǎo)和重視實(shí)證精神講求務(wù)實(shí)作風(fēng)，則無(wú)疑是積極而有益的。

（二）應(yīng)以文本的自覺，力行和倡導(dǎo)踏實(shí)矯健的文風(fēng)

1.在文本上去務(wù)虛之氣，以文本之優(yōu)秀重立威信

所謂的辦公室工作的務(wù)虛性，很大一部分就是從文本上表現(xiàn)出來(lái)的。文本的務(wù)虛氣以及頻繁的文來(lái)文往，不僅消耗了辦公室工作人員的精力和熱情，而且使一線教學(xué)研究單位不厭其煩、不勝其擾，更反映出了辦公室職能作用能量的匱乏。雖然這與社會(huì)總體環(huán)境等各方面因素存在密切關(guān)系，但是各方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，通過(guò)自身主動(dòng)性的發(fā)揮是可以改善局面的。在應(yīng)對(duì)外來(lái)的壓力之后，高校辦公室在對(duì)內(nèi)方面應(yīng)有文本的自覺，在文本上下大工夫，逐步克服虛浮冗繁的文風(fēng)和八股模式，進(jìn)而以文本的優(yōu)秀推進(jìn)文風(fēng)的轉(zhuǎn)變，樹立起威信，亦有利于協(xié)調(diào)各方面工作。

2.在文字上彰顯思想與戰(zhàn)斗力

目前的在辦公室文本上普遍存在的兩個(gè)主要毛病是冗長(zhǎng)和大而無(wú)當(dāng)。在當(dāng)前黨中央國(guó)務(wù)院號(hào)召各級(jí)干部要有文化自覺的形勢(shì)下，克服辦公室文本普遍存在的一些毛病，著手轉(zhuǎn)變辦公室文風(fēng)，是有著良好的契機(jī)的，也是文化自覺的體現(xiàn)。毛主席當(dāng)年就曾主張反對(duì)新的八股文——黨八股，鄧小平同志也號(hào)召各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部自己動(dòng)筆。當(dāng)我們重新閱讀《毛澤東文集》和《鄧小平文選》，其簡(jiǎn)潔深刻的語(yǔ)言所彰顯出的思想和戰(zhàn)斗力依然令人敬佩。所以，文本的冗長(zhǎng)與大而無(wú)當(dāng)無(wú)疑是一個(gè)急需改變的毛病，辦公室文本有必要在彰顯思想和戰(zhàn)斗力方面下大力氣。

（三）打破專業(yè)界限，是發(fā)揮功能、提升效率的必要途徑

長(zhǎng)期任用相對(duì)固定的文秘人員從事辦公室工作，是辦公室工作水平弱化、退化的重要原因。繁雜損耗精力至疲軟至激情的喪失，工作敷衍了事。文秘人員的能力發(fā)展與其工作環(huán)境有著密切關(guān)系，文秘人員最好能工作在一個(gè)優(yōu)化群體中。群體的優(yōu)化是按照異質(zhì)結(jié)合的原則，由不同的專業(yè)、學(xué)歷、年齡、性格、性別的人科學(xué)組合起來(lái)的集體。在這樣的集體中，可以充分發(fā)揮各人某方面的優(yōu)勢(shì)，避開某方面不足。一段時(shí)間要對(duì)辦公室人員進(jìn)行流動(dòng)，輸入新生力量，這樣才能讓辦公室更有活力。

另外，辦公室工作不應(yīng)當(dāng)成為文秘專業(yè)人才的專屬之地，而應(yīng)當(dāng)成為培養(yǎng)綜合能力的中轉(zhuǎn)站。此舉可避免將文秘人員長(zhǎng)期鎖縛于此，而產(chǎn)生消極怠惰的作風(fēng)與文風(fēng)，陷辦公室工作于艱難境地。而其他學(xué)科專業(yè)人才的輪番上陣，不僅有助于對(duì)一線教學(xué)工作的調(diào)查研究工作的深入開展，從更為專業(yè)的角度發(fā)現(xiàn)問題解決問題，而且將為辦公室工作的作風(fēng)、文風(fēng)都起到積極有益的影響。同時(shí)，對(duì)于專業(yè)人才而言，也是一個(gè)學(xué)習(xí)寫作、調(diào)查研究實(shí)踐的良好契機(jī)。

（四）加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提升服務(wù)水平，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手的核心

1.加強(qiáng)對(duì)政策理論的學(xué)習(xí)和研究，是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要前提

胡錦濤總書記在紀(jì)念中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)成立90周年大會(huì)上提到，要加強(qiáng)青年思想政治工作。作為青年人聚集的地方，高校辦公室人員更要以高度的自覺性加強(qiáng)自身政治修養(yǎng)，同時(shí)還要努力學(xué)習(xí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)知識(shí)、科技知識(shí)、法律知識(shí)、時(shí)事政治，拓寬知識(shí)面，不斷提高自身的理論水平、政策水平、知識(shí)水平和工作水平。平時(shí)要養(yǎng)成閱讀報(bào)刊雜志和相關(guān)網(wǎng)站的習(xí)慣，了解社會(huì)動(dòng)態(tài)，把握時(shí)代脈搏，使自己的思想與社會(huì)發(fā)展的步伐合拍，更好地發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用。

2.熟悉工作，掌握規(guī)律是發(fā)揮辦公室人員參謀作用的必要條件

一是要做到胸中有數(shù)。不僅要了解高校各個(gè)科室、系（部）等方方面面的情況和問題，而且要通過(guò)多種渠道洞悉其在新形勢(shì)下發(fā)生的細(xì)微的變化，掌握最新的情況和信息。在掌握本質(zhì)的基礎(chǔ)上，依據(jù)事物的發(fā)展規(guī)律，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)事物的發(fā)展方向和結(jié)果，夯實(shí)參謀的基礎(chǔ)。

二是要做到腦袋中有清晰的工作思路。作為辦公室人員，要善于把握好分析、梳理和推斷三個(gè)環(huán)節(jié)，要理清哪些是問題產(chǎn)生的原因、哪些是原因的結(jié)果，以及哪些是制約和影響問題的主要因素、哪些是次要因素，制定決策時(shí)根據(jù)輕重緩急的原則，明確首先應(yīng)干什么、隨后再干什么。

3.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平，是實(shí)現(xiàn)辦公室人員服務(wù)作用的有效推進(jìn)

全心全意為人民服務(wù)是我們黨的根本宗旨。作為高校辦公室人員，一定要深刻領(lǐng)會(huì)這一重要思想的精神實(shí)質(zhì)。辦公室作為綜合服務(wù)協(xié)調(diào)部門，辦公室人員更應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，把搞好服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。面對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象要保持主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)要急領(lǐng)導(dǎo)之所急，對(duì)待同事要有團(tuán)結(jié)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，對(duì)待來(lái)訪者要有熱心的服務(wù)態(tài)度?？偟膩?lái)說(shuō)，辦公室人員要有不怕苦不怕累的奉獻(xiàn)精神，將服務(wù)真正體現(xiàn)在工作上，才能更好地體現(xiàn)參謀職能和助手角色。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，隨著國(guó)家教育改革的持續(xù)深入，高校的職能愈發(fā)凸顯，不僅僅體現(xiàn)在單純的教書育人方面了。作為高校的核心中樞的辦公室，其職能的回歸是大勢(shì)所趨，而作為辦公室活動(dòng)的參與者——辦公室人員的素質(zhì)提升，也是提高辦公室活力的必然要求。站在新的歷史起點(diǎn)上，辦公室工作和辦公室人員任重道遠(yuǎn)，更需要?jiǎng)?chuàng)新思路，才能無(wú)愧于中樞之稱號(hào)，服務(wù)和推動(dòng)學(xué)校不斷前行。

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1673-0046（2012）7-0103-02