計算機在圖書管理中的應用

河南 張建新

前言

隨著人類社會的發展，人類對知識的需求也不斷地增長。在這種形勢下，書籍就漸漸地成為人們獲取知識的主要途徑，而圖書館就自然而然地在人們的生活中占據了一定的位置，如何科學地管理圖書館不但關系到讀者求知的方便程度，也關系到圖書館的發展。

而當前，圖書管理中普遍存在的問題是管理人員繁重而重復的手工操作，擁有信息資源較豐富的圖書館卻空守著一大堆信息資源而難以被利用，大量的文獻信息資源被閑置浪費，沒有充分開發利用，從而浪費了大量的人力、物力和財力。故此，如何提高圖書館圖書的利用率和周轉率，合理調整館藏結構，使有限的圖書經費發揮更大的作用，就成為當前圖書管理中亟待解決的問題。顯然，在信息高速發展的今天，依靠目前傳統落后的管理方式很難實現，只有依靠先進的現代化設備和技術——計算機才能有效的解決這一問題。

1 計算機技術在圖書管理中的必要性

傳統的圖書管理模式中，在圖書采購與編目管理階段需要大量的人力和時間來整理采購計劃，手工建立圖書分類檢索卡片，整體工作效率較低。同時由于不同的管理員有可能將一本書分到不同的類目中，因此可能造成“同書異卡”進而導致重復采購等問題，浪費經費。

而在傳統的讀者管理系統中，讀者的身份信息與權限管理也基本都由手工和紙質表格記錄完成。讀者的分類管理、權限修改、當前借閱狀態查詢等較難進行，同時手工操作在效率低下的同時也容易發生錯誤造成圖書流失。

在讀者查詢和借閱階段，傳統圖書管理模式的弊端更為明顯。在傳統的手工與紙質管理模式中，讀者很難依靠關鍵字對整體館藏資源進行檢索，只能依靠已完成的分類來進行查詢。這無疑會浪費大量的時間。而在借閱階段，管理員需要手工記錄本次借閱涉及的讀者信息與圖書信息。同時管理員很難對已借出圖書、逾期未歸還圖書等進行管理，效率較低。

隨著信息技術的飛速發展，計算機已經融入到社會各個領域各個方面，大大提高了人類生產生活的效率。這里將計算機技術引入到圖書管理中，無疑也會解決上述圖書管理各個階段中效率低下、錯誤率高的問題。

2 圖書管理系統的需求與設計

通過對圖書管理中三個重要工作的分析，筆者認為引入計算機技術后的圖書管理系統也應該有以下三大功能：圖書采購與分類管理、讀者信息與權限管理和查詢與借閱管理。

2.1 圖書采購與分類管理模塊

圖書采購與分類管理模塊即以圖書為核心進行管理。包括圖書信息管理和圖書類別管理，其功能是實現對各部分數據內容進行添加、修改、查詢等操作。

圖書信息管理包括圖書信息的添加、圖書信息的修改、圖書信息的查詢和圖書的信息刪除四部分。其中，圖書信息包括圖書編號、書名、圖書類別、作者、出版社、出版日期、采購日期以及當前借閱狀態等。

圖書類別管理包括圖書類別的添加、圖書類別的修改、圖書類別的查詢和圖書類別的刪除四部分功能。其中，圖書類別包括類別名稱和類別編號兩部分。

在圖書采購階段，管理員可以按照類別對圖書當前狀態進行查詢，同時根據預算與計劃建立詳細采購明細。在圖書入庫階段，管理員根據現有分類（如有需要可以創建新的圖書類別），添加新入庫圖書的信息到圖書管理系統中。

2.2 讀者管理模塊

讀者管理模塊即以讀者為核心進行管理。包括讀者信息管理和讀者類別管理，其功能是實現對各部分數據內容的添加和修改、刪除等操作。

讀者信息管理包括讀者信的添加、讀者信息的修改、讀者信息的查詢和讀者信息的刪除四部分功能。其中，讀者信息包括讀者姓名、讀者編號、性別、讀者類別、工作單位、家庭住址、電話號碼、登記日期等。

讀者類別管理包括讀者類別的添加、讀者類別的修改、讀者類別的查詢和讀者類別的刪除四部分功能。其中，讀者類別包括各種類名稱、借閱權限、借書期限和有效期限等內容。

在讀者登記階段，管理員將根據讀者類別將讀者信息登記到圖書管理系統中。之后也可以對讀者信息、讀者類別權限等進行查詢和修改。

2.3 查詢和借閱管理模塊

查詢和借閱管理模塊則是結合了圖書信息和讀者信息的綜合模塊。查詢是指根據讀者分類，在讀者被授權的范圍內對讀者的查詢請求做出應答。借閱管理則是對借閱記錄進行添加和修改、刪除等操作。

借閱管理包括借閱記錄的添加、借閱記錄的修改和借閱記錄的查詢三部分。其中借閱記錄包括借閱記錄編號、圖書編號、讀者編號、借出日期、應歸還日期、實歸還日期、是否已歸還等。

在讀者查詢階段，需要讀者登錄系統后輸入關鍵字啟動查詢請求。系統根據讀者類別在該讀者被授權的圖書范圍內，利用關鍵字對比圖書信息中的書名、作者和出版社等找出符合查詢的條目，并將詳細的圖書信息返回給讀者。在實際使用中，也可以設置一個默認的圖書范圍，當讀者未登錄系統而進行查詢時，查詢只在該默認范圍內進行。在借書階段，管理員添加一條新的借閱記錄到圖書管理系統中。而在還書階段，管理員查詢到之前的借閱記錄，同時更新歸還狀態。管理員亦可在日常管理中，根據讀者編號或是圖書編號，查詢到某位讀者當前借閱狀態和某本圖書的當前借閱狀態。

完整的圖書管理系統除了具有上述三大基本功能模塊外，還應具有管理員登陸操作部分、系統配置與管理部分和幫助部分等功能。

3 總結

總之，計算機技術的推廣是圖書館現代化管理的必然途徑。隨著計算機網絡化的不斷發展，具有現代意識的圖書館不是僅以擁有多少館藏為榮，還要看它是否以最快的速度和最便捷的方式為廣大讀者提供第一手的資料。因此，充分利用計算機技術，發揮圖書館的資源和人才優勢，就能使圖書管理更具有科學性、先進性和系統性，從而使圖書館更好地為社會發展服務。

[1]王子舟.圖書館學基礎教程[M].武漢：武漢大學出版社，2003.

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[4]林昕.網絡環境下高校圖書館圖書流通服務工作探討[J].情報探索，2007.