關于檔案管理安全問題的思考

謝麗娟

摘要：檔案管理的安全性問題一直是檔案管理方面高度重視的問題。影響檔案安全的因素眾多，因此，為發揮檔案的正常功能，應構建科學的檔案管理系統。

關鍵詞：檔案；安全；信息；載體

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-00-01

一、關于檔案管理安全性問題的概述

1.檔案管理的安全性的含義

關于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認識，從不同的角度分析，往往認識也不一樣。但通常認為，所謂檔案管理的安全性，是指為保證檔案的齊全完整，使檔案的載體和信息免受外界不利因素的影響的存在狀態和保障條件。檔案管理的安全性包括檔案管理的狀態性安全(即檔案載體的安全性和檔案信息的安全性)和保障檔案條件的安全性兩部分構成。影響檔案安全的條件因素眾多，主要包括自然因素(各種自然災害)、環境因素(檔案管理的外部環境和檔案管理部門的環境)和人員因素(包括檔案管理人員和檔案使用利用人員)。

2.檔案管理安全性基本要素

所謂檔案管理的安全要素，通常認為是指在一定條件下狀態下，能獨立地成為實現案安全的充分條件。主要包括：人員、設備、環境和全系統四要素。

3.檔案安全的特征

檔案具有的唯一性的和原始性和特點，覺得了其是一種文化財富和重要的信息資源，如一旦損毀，將會造成不可彌補的損失。檔案安全的特性主要表現為以下幾個方面:

(1)標準的相對性。由于人類認識水平所限和對科技發展的漸進性所限，對檔案安全的認識也隨著認識水平和科技技術的進步而進步，揭示檔案安全的運動規律是逐步的，對安全本質的認識逐步深入的。而且關于檔案安全的標準也受到科技水平、政治制度、文化水平、倫理道德以及安全觀念、法制觀念的制約。檔案安全的標準是一種相對的有條件的安全，并逐步提高的有條件，是相對的，并隨著社會的不斷發展而不斷提高；(2)經濟性的特征。檔案的安全性，不僅收到經濟投入的限制，還要注意為保障檔案安全付出和回報的比例問題；(3)復雜性的特征。檔案安全會涉及到檔案本身、人、環境、系統四個要素。其安全性還取決于檔、人、環境及其相互關系的協調，具有極大的復雜性。另外，檔案還具有唯一性的特性，一旦損毀，無法再現；(4)潛隱性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混綜合效應而產生的潛隱性安全程度。

二、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：(1)自然因素。即各種自然災害；(2)環境因素。包括外部環境因素和內部環境因素。外部環境因素主要包括經濟發展水平、技術水平、立法和執法水平、社會監督體制等。內部環境因素，主要是指檔案管理的部門的內部環境，如檔案館庫建設情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。目前，檔案人員對檔案安全的影響主要體現為蓄意破壞和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問題主要有如火災報警與滅火系統設計不合理，存在較高的火警誤報率；有的檔案館庫房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規范，消防安全存在隱患；檔案館消防規章制度不健全，責任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。因此，應提高防火滅火意識，加強組織領導。加大消防投入，加強設備和技術更新。加大對檔案庫房消防安全建設的投入。加強檔案庫房配套設施的消防安全工作等。建筑安全主要講述檔案庫房建筑的安全性問題。其不安全因素主要表現在：庫房選址、設計不合理和檔案裝具、檔案安全防護基礎設施不完善；(5)檔案信息安全。檔案安全包括檔案載體安全和檔案信息安全。保證檔案信息安全，要保證檔案的物理安全(即存儲環境、設備和載體安全)、網絡安全、信息安全和系統的安全。

三、檔案管理安全性標準體系構建的構建原則和方法

(一)檔案管理安全性標準體系構建的構建原則

檔案安全體系的建設需要綜合系統的設計和規劃，要遵循以下原則：(1)系統性原則，即系統性原則是指構建檔案安全標準體系時，要運用系統理論對檔案安全管理的各環節、各要素進行系統分析，以達到優化檔案安全管理的目的。(2)實用性和通用性原則。實用性要求檔案安全標準體系建設要從檔案部門的實際情況出發，適時制定有關標準。建立檔案安全標準體系要具有通用性的特點。(3)權威性原則。目前的檔案工作標準不具有強制性，因此要求檔案安全標準體系內頒布的任何一部標準，都具有指導性或強制性。

(二)檔案管理安全性標準體系構建的構建方法

(1)要處理好不同標準之間的關系，即如何協調國際標準、國家標準和行業(地方)標準的關系。不能一味強調不同標準的差異性和優缺點，應優先采用使用范圍較廣的標準，盡量做到一步到位。如果國際標準適用于檔案安全管理，可以直接采用國際標準；對政策性和特色性要求較強的，可以采用國家標準；同時結合檔案工作實際，借鑒、參考其他行業如圖書館、博物館的標準，適當加以補充和完善，形成符合檔案行業實際情況的標準；(2)要處理好與相關領域標準間的關系。檔案與圖書、文物、遺產等領域在保護對象、保護措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；(3)要處理好標準管理與制度管理的關系。構建檔案安全標準體系可以以標準管理為主，以制度管理為輔，配合相關的法規制度來保障標準執行中的不足。我國檔案安全標準體系的建設要從實際出發，以綜合、宏觀的角度來設計、規范。對那些重要或是急需的檔案安全標準應作為標準工作的重點，及時發布；對那些已被實際工作證明適用于檔案安全工作的技術標準，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統一化、標準化、規范化。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是檔案管理工作的重要內容，需要在思想上，制度上、基礎設施上和管理上做好工作，需要加強建設、提高認識，加強相關法律法規的建設，完善技術標準，使其有章可循，實現管理的統一化、標準化和規范化。

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