淺談高校教學秘書的溝通能力

摘 要：教學秘書是高校教學管理工作的具體組織者和實施者，承擔著上傳、下達，聯(lián)系全院各相關(guān)部門的重任，是教務(wù)管理部門與具體教學單位的橋梁，是師生聯(lián)系的紐帶。因此，教學秘書應具備較強的溝通能力，它不僅是教學秘書的職業(yè)需要，更是一種生存方式，溝通能力直接影響教學秘書的工作效率，影響學院的教學管理工作，溝通能力對教學秘書工作而言意義非同尋常。

關(guān)鍵詞：教學秘書；溝通；能力

中圖分類號：G645 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0223-02

一、溝通的定義及意義

1.溝通的定義

所謂溝通是指人們通過語言和非語言（包括面部表情、語音語調(diào)、目光手勢等）方式傳遞并理解信息、知識的過程，使人們了解他人思想、情感、見解和價值的一種雙向途徑。

溝通是在兩個或兩個以上的人之間展開的，通過溝通，人與人之間交流了思想，傳達了情感和意見，改善了工作狀態(tài)與面貌，增進了相互了解和統(tǒng)一，達到預期的目的，進而完成工作任務(wù)。

2.有效溝通的意義

一般而言，教學秘書在工作中都要通過口頭、電話、文件、會議、公告、信箱、微博等溝通渠道以便實現(xiàn)校內(nèi)有效的溝通，只有實現(xiàn)有效溝通，才能保證各項工作的順利開展，有效溝通意義非同尋常。

第一，有效溝通能消除各種人際沖突，實現(xiàn)人與人之間的交流行為，使人與人之間在感情上相互依靠，在價值觀念上高度統(tǒng)一，在事實問題上清晰明朗，達到信息暢通無阻，改變?nèi)藛T之間的信息阻隔現(xiàn)象，激勵士氣，減輕恐懼和憂慮，增強團隊的向心力和凝聚力。對教學秘書來說，有效溝通能增進與領(lǐng)導、教師、學生及他人的思想感情，增強各項工作的順利開展，進而保證教學管理工作有序、協(xié)調(diào)、高效的進行。

第二，有效溝通能及時消除部門之間由于缺乏溝通造成的協(xié)調(diào)性問題，理順工作流程，增進部門之間協(xié)同作戰(zhàn)的能力，進而提高工作效率。

第三，有效溝通能使學校形成民主管理的良好氛圍，使廣大師生員工能夠有渠道對管理者進行監(jiān)督、對學校事業(yè)的發(fā)展獻言獻策，同時通過有效溝通，管理者也可以聽取不同的意見和建議，及時調(diào)整決策行為，避免可能產(chǎn)生的失誤，從而提高管理水平及工作效率，使學校各項事業(yè)朝著和諧、健康、有序的方向發(fā)展。

二、影響溝通的因素

教學秘書作為高校教學管理工作的具體組織和實施者，承擔著上傳、下達，聯(lián)系全院各相關(guān)部門的重任，教學秘書除了要與本部門領(lǐng)導、教師進行有效的溝通，還要與學生及其他相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)有效的溝通，從而保證工作的順利完成。影響溝通的因素主要有以下幾個方面。

1.個人因素

由于溝通是在兩個或兩個以上的人之間展開的，所以，交流對象之間存在對交流內(nèi)容理解和能力上的差異，往往達不到所期望聽到或看到的結(jié)果，對溝通形成阻礙，從而影響工作進程。

2.人際因素

溝通雙方的相似程度、相互信任程度以及溝通雙方的誠意等，都會對溝通的內(nèi)容產(chǎn)生影響，形成溝通的阻礙。

3.結(jié)構(gòu)因素

主要包括溝通雙方的地位差異。一般情況下，人們總是愿意與地位較高的人溝通，因為地位較高的人則更容易溝通，地位較低的人對溝通內(nèi)容的理解往往產(chǎn)生偏差，溝通起來比較困難，從而導致溝通的效果下降。

4.語言因素

口頭語言和書面語言是表達情感的工具，如果溝通雙方使用對方聽不懂的方言、土語或者說話時口齒不清，如果書面語言詞不達意或者模棱兩可，都必然會引起溝通的障礙。

5.知識經(jīng)驗因素

由于每個人在知識和經(jīng)驗水平方面存在著差異，所以，在溝通過程中，往往會出現(xiàn)溝通雙方認為溝通內(nèi)容過于簡單或者因為水平的限制理解不了的現(xiàn)象，這顯然容易產(chǎn)生溝通障礙，影響溝通的效果。

6.角色因素

在社會心理學研究中，人們早已發(fā)現(xiàn)，由于角色地位的不同，不同的人對同樣的事物會產(chǎn)生不同的看法，從而引起溝通的障礙。

7.心理因素

心理因素例如性格、情緒和態(tài)度等因素，在溝通中的影響作用表現(xiàn)得比較突出，滲透在教學秘書所從事的所有活動的各個方面，并在一定條件下可能引起溝通障礙。

三、高校教學秘書應具備的溝通能力

教學秘書的溝通對象主要包括：領(lǐng)導、教師、學生及相關(guān)職能部門人員。

1.與領(lǐng)導溝通

教學秘書與領(lǐng)導的溝通包括：與系部領(lǐng)導和學院領(lǐng)導及各職能部門領(lǐng)導的溝通。

第一，不找借口，多方溝通。教學秘書與領(lǐng)導的溝通方式多種多樣，有口頭的、書面的，還可以是電子形式的。但不論哪一種溝通方式，都要措辭準確、謙虛、禮貌，尤其是語氣要平和、聲音適中。教學秘書對領(lǐng)導交辦的任務(wù)，應按時完成，不找任何借口推脫。無論做什么事情，都要牢記自己的工作職責，對于領(lǐng)導交辦的工作，不能用：做不到、不可能、我不干等詞語，要用：讓我來、我負責、沒問題等詞語，并力圖把交辦的事情辦好，這樣才能體現(xiàn)教學秘書的工作能力，由此，領(lǐng)導也樂意把重擔交給教學秘書，教學秘書就會在鍛煉中不斷提高工作能力。

第二，抓住重點，及時反饋。教學秘書每天要處理很多的事情，接聽許多電話，由此儲存了大量信息，這就要求教學秘書要將重要的信息及時反饋給領(lǐng)導，并要抓住重點，分清主次，扼要切題。

第三，建言獻策，適當贊美。教學秘書是領(lǐng)導的助手、參謀，應多向領(lǐng)導建言獻策，并在提出合理化建議時不吞吞吐吐，態(tài)度誠懇。

第四，實事求是，終身學習。教學秘書與領(lǐng)導溝通過程中不要弄虛作假，要知之為知之，不知為不知。不懂之處虛心向領(lǐng)導請教，對領(lǐng)導的提問要如實回答，不敷衍，實事求是，要多聽、多看、多學，樹立終身學習的理念，教學秘書掌握的知識越多，對領(lǐng)導的幫助就越大，也會得到領(lǐng)導的賞識，進而工作也會越來越順利。

2.與教師溝通

第一，教師是教學工作的主體，教師的教學、科研等情況，教學秘書都要在第一時間及時了解掌握，并把教師的有關(guān)信息提供給領(lǐng)導及相關(guān)部門，這就要求教學秘書在與教師的溝通中體現(xiàn)尊重、民主平等的原則，這樣，才能得到教師的理解、配合與支持，才能充分發(fā)揮教師的主體作用，對搞好教學管理工作將起到極大的推動作用。

第二，親和力是人們溝通時的一種親切的態(tài)度。這種方式能削減人與人之間的隔膜，傳達者能有效地把自己的思想傳遞給被傳達者。對教學秘書而言，親和力不是巴結(jié)和諂媚，它是一種心與心的平等與互惠。我們可以把親和力比做盛裝佳肴的器具，而把我們要表達的思想比做佳肴。如果這器具是臟兮兮的且令人討厭，恐怕不會有人愿意品嘗盛在其中的佳肴。所以，這就要求教學秘書與教師的溝通要謙和有禮，以誠待人，充分建立信任關(guān)系，為確保教學工作的順利進行打下堅實的基礎(chǔ)。

第三，教師那種崇高的理想精神、虔誠的敬業(yè)態(tài)度、良好的意志品格以及為達成教育目標而表現(xiàn)出來的強烈求知欲，本身就是鼓舞學生好學進取、發(fā)展奮進的無聲召喚。教師通過言傳身教其人格魅力必然會在學生的個性發(fā)展上打下深深的烙印，成為學生學習效仿的基本準則。所以，教學秘書在與教師的日常交流與溝通中，要得體贊美教師，并以贊動人，與教師建立良好的人際關(guān)系，從而保證教學與管理工作的順利進行。

3.與學生溝通

正處于轉(zhuǎn)型時期的中國社會，意識形態(tài)呈多元化發(fā)展。這一時期的大學生會碰到很多困惑與煩惱，加之大學生有普遍存在社會閱歷少、社會經(jīng)驗不足、社會實踐能力差、辨別是非能力弱等特點，所以很需要老師、家長給予指導。而作為與學生朝夕相處的教育工作者——教學秘書，有責任、有義務(wù)通過各種有效的溝通渠道給學生以正確的引導，使學生樹立正確的人生觀，選擇正確的人生方向，身心得到健康的成長，圓滿而順利地完成學業(yè)，從而達到教書育人的教育目標。

第一，尊重學生的意見，給學生以傾訴權(quán)。學生是學校生存之本，教學秘書作為與學生最密切的接觸者，要針對學生對人生、對未來的煩惱以及對學校、對老師的意見和建議，及時與學生溝通，為學生答疑解惑并尊重學生的意見和建議，除口頭的溝通交流，也可利用信箱、微博等方便快捷的溝通渠道，讓學生能及時把心里話傾訴出來，給學生以傾訴權(quán)，并采納學生合理的意見和建議，進而增進師生之間的感情，使教學工作卓有成效。

第二，對弱勢群體要給予更多的關(guān)注和關(guān)心。教學秘書要及時協(xié)調(diào)溝通好學生與教師、學生與學生的關(guān)系，特別是對貧困生、學習上的落后生及心理有障礙的學生，應給予更多的關(guān)注和關(guān)心，多與他們溝通交流，及時了解、掌握這些學生的思想動態(tài)，通過各種渠道解決他們的困難，讓他們感受到溫暖，增強他們生活和學習的信心。

第三，維護學生的知情權(quán)。教學秘書要及時把有關(guān)的教學信息公布給學生，維護學生的知情權(quán)，并做到公開、公平和公正，允許學生有不同的意見和看法，只有與學生溝通好了，學生思想順了，才會跟著教育的思路、跟著教育者領(lǐng)跑的方向前進，也才能達到教書育人的目的。

4.與相關(guān)職能部門人員溝通

教學秘書經(jīng)常打交道的學院相關(guān)職能部門主要包括教務(wù)處、學生處、科技處等，教學秘書作為教學系部的代言人，具體任務(wù)都要由教學秘書去落實，所以，教學秘書要經(jīng)常與各職能部門保持密切聯(lián)系，協(xié)調(diào)好與各職能部門的關(guān)系，及時反饋信息，匯報情況，使之互相通氣，本著換位思考的原則，與各職能部門建立良好的合作關(guān)系，從而保證教學秩序的正常運轉(zhuǎn)和管理工作的順利完成。

總之，對教學秘書而言，良好的溝通能力是教學秘書充分發(fā)揮自身作用的前提之一和有力保障，教學秘書只有充分發(fā)揮承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、化解矛盾、改善關(guān)系、保證教學秩序順利進行等不可替代的作用，也才能充分體現(xiàn)其所處的重要地位和存在的價值，所以說，溝通能力直接影響教學秘書的工作效率，影響學院的教學管理工作，溝通能力對教學秘書工作而言意義非同尋常。教學秘書要在工作中不斷增強溝通的主動性，積極開發(fā)多種形式的溝通渠道，不斷提高溝通能力，為高校的教學管理工作作出應有的貢獻。

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