淺談檔案信息管理工作的創新

摘 要：隨著信息技術的不斷更新，網絡時代的迅速發展，檔案管理工作面臨著更多新要求。隨著檔案信息管理方法由傳統向現代化、網絡化的轉變，人們越來越重視檔案信息管理工作。檔案信息管理工作的創新已成為檔案信息管理工作者的必然選擇。

關鍵詞：檔案；信息管理；創新

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0193-02

一、網絡時代檔案信息管理工作面臨的困境

1.檔案信息管理觀念面臨的挑戰

檔案信息管理觀念面臨的挑戰主要體現在當前我國普遍存在偏重保密檔案信息，而忽略對于檔案信息管理工作的應用。我國有很多檔案館，分別屬于不同級別、不同類型，而且檔案館的檔案非常多，而且還呈現逐年遞增的態勢。但是目前我國利用檔案館中的檔案的情況并不多，絕大多數檔案從入館到最后的存儲期限這整個期間都沒有被人查看和使用過，導致了我國大量檔案信息資源的浪費，既浪費了人力、物力，也浪費了保管檔案所占用的空間。盡管導致上述局面的原因有很多，但是最主要的原因恐怕還是我國絕大部分檔案僅是原始資料，并沒有對其進行細致的處理，我國的絕大多數檔案館仍停留在對于檔案僅限于保管儲存、忽略了對于檔案信息的利用。由于這種傳統觀念的約束，再加上檔案信息部門自身宣傳不足，使得人們對于檔案館的功用沒有深入的了解，沒有足夠的認識。由此，目前我國檔案信息管理工作人員面對的一個非常重要的轉變就是來自于觀念的轉變，即改變以往的重視檔案信息工作的保密工作，而忽略了對于檔案信息資源的利用。因此必須在加大我國檔案信息管理工作自身的宣傳的基礎上，激活檔案信息，使得人們能夠更多地利用檔案館、檔案室的檔案信息，使得封存的信息能夠流動起來，為我國檔案信息工作的發展及現代社會的前進作出更大的貢獻。

2.檔案信息管理工作方式面對的挑戰

目前我國絕大部分檔案工作仍使用傳統的檔案信息管理工作方法，仍屬于手工操作階段，像文件的登記、借閱、歸檔、流轉等仍舊采用傳統的檔案信息管理工作的流程。雖然當前我國檔案信息管理工作中普遍使用電腦，各部門各單位基本實現了檔案信息管理工作的信息化和網絡化，但是只是提高了檔案工作的進程，并沒有實現檔案信息的快速傳遞和高流動性，無法實現檔案信息的資源共享。再加上當前我國檔案信息管理工作不具備通用的檔案軟件，現有的檔案軟件也缺少信息管理功能，無法通過電腦進行檔案信息管理工作，無法迅速地處理檔案信息。檔案信息管理工作的網絡化與檔案信息系統的建設沒有協調統一，層次也各不相同，不具有規范性和創新性。無法滿足檔案信息管理工作對于信息資源共享的需要。由此阻礙了我國檔案信息管理工作的網絡化、電子化、信息化發展。使得當前我國檔案信息管理工作面臨著工作模式無法適應我國檔案信息管理工作需要的挑戰。與國外相比，我國檔案信息管理工作的信息化、網絡化相對滯后。而檔案信息管理工作的數字化，加快我國檔案信息管理工作的現代化必將成為我國今后檔案信息管理工作的發展趨勢。

3.我國檔案信息安全性面臨的挑戰

未來的檔案將成為虛擬檔案，不需要通過收集和存儲的方式對檔案信息進行管理。未來的檔案信息將存在于網絡之中，存在的形態是數字化，并且其存儲載體將是電、光等媒介。和傳統的紙質檔案比較，具有易操作、共享性和高度依賴設備等特性。這種虛擬檔案給我國檔案信息管理的安全保密工作帶來了巨大挑戰。它更加容易被更改，或由于不可抗因素、人為操作失誤等原因導致檔案信息的遺失和外泄。再加上由于電子存儲設備的存儲空間和使用期限以及設備老化等限制，一旦設備自身出現問題，就將增加檔案信息丟失的危險性。除此之外，當前的計算機病毒更新的速度極快，再加上眾多計算機黑客的不斷攻擊，為我國檔案信息的安全性帶來重大隱患。因此，隨著網絡時代的迅速發展、信息技術的不斷更新，如何確保我國檔案信息的安全，是當前我國檔案信息管理工作人員面臨的亟待解決的難題。

4.檔案信息管理工作人員素質面臨的挑戰

在當前，我國檔案信息管理工作要求檔案信息管理工作人員具有較高的責任感和強烈的事業心，除此之外，還要有洞察信息、捕獲信息的靈敏度和較好的團隊合作精神。檔案信息管理工作人員不僅要具有計算機知識和操作能力，還要成為檔案信息專業技能人才，需要掌握對檔案信息進行開發和熟練應用的方法和技能。要既能夠熟練掌握我國檔案信息管理資源的詳細分布情況，還能夠掌握一定水平的外語聽說能力，以此便于了解和掌握國外的檔案信息。當前，我國檔案信息管理工作人員整體素質較低，知識結構不均衡，檔案信息管理工作者的綜合素質尚有很大的提升空間，目前我國的檔案信息管理工作隊伍普遍缺乏兼具較高文化素質和較高專業素質的人才，尤其是檔案信息管理工作的復合型人才就更加匱乏，絕大多數檔案信息管理工作者不能熟練掌握現代信息技術方法，導致即便有些單位或部門購進了先進儀器，但是缺乏操作設備的人員，根本無法發揮現代設備的功用，就更無法實現檔案信息管理工作的信息化、網絡化了。

由此，為解決上述阻礙我國檔案信息管理工作發展的瓶頸，必須采取切實有效的對策，加快建立并完善規范的檔案信息管理工作體系，建立健全我國檔案信息的數據庫，要全力維護我國檔案信息安全，防止并杜絕我國檔案信息泄露，同時還要加快我國檔案信息管理人才隊伍的培養，通過上述措施以適應當前我國檔案信息化進程的需要，為網絡時代的檔案信息管理工作注入新理念、新技術，促進我國檔案信息管理工作更好更快地發展。

二、檔案信息管理工作需要創新思維

1.培育良好的職業道德

愛崗敬業、專業技術精湛是檔案信息管理工作人員必須具備的素質。檔案信息管理工作人員必須充分認識到檔案信息管理工作的重要性，具備較強的責任心，能夠安心于本職工作，恪盡職守。能夠在平凡但又十分重要的崗位上為我國檔案信息工作作出貢獻。檔案信息管理工作人員一定要熱愛自己的本職工作，其決定檔案工作人員對于檔案工作能否全身心的投入。愛崗敬業，才能在日常工作中發現問題；勤于思考，才會有創新的基礎，才能夠對于問題積極地提出自己的創新性觀點和解決途徑。愛崗敬業才能不斷奮進，追求自己從事的檔案信息事業一個又一個的新高峰。除了愛崗敬業，具備嫻熟精湛的檔案信息工作專業技術也是必不可少的，因為檔案信息工作需要工作人員具備一絲不茍的工作態度，具備高度熟練的專業技術。最重要的是檔案信息工作是一種服務性的工作，工作具有很高的重復性，工作人員往往容易產生職業倦怠，因此需要培養檔案信息管理工作人員吃苦耐勞、肯于奉獻、踏實肯干的精神。

2.豐富自身的知識儲備

知識可以產生巨大力量。檔案信息管理工作人員必須提高自身的知識儲備，因為一旦工作人員不具備充足的知識，就無法跟上當前知識經濟時代的迅速發展步伐，無法精確地作決定，無法提出應對形勢的新觀點、新舉措，無法實現檔案信息管理工作的創新。當前我國部分單位對于檔案信息管理工作人員采用了量化考核的方法，并將考核結果與職務評聘相掛鉤，以此推動、激勵檔案信息管理工作人員更新自身的知識儲備、不斷提高自身的創新能力。

3.提高思維創新能力

檔案信息管理工作人員要養成善于思索的習慣，不要人云亦云，要勇于創新，如此才能勝任并出色完成檔案信息管理工作。要提高檔案信息管理工作人員的獨立思考的能力，并敢于摒棄傳統慣性思維的束縛，勤于開拓新途徑、提出新舉措。

4.提高檔案信息管理工作人員的業務素質

檔案信息管理工作人員必須具有對檔案信息進行獲取、評估、加工和利用的能力，能夠堅持學習，適應當前對檔案信息管理工作的發展。同時還要具備系統分析檔案信息的能力，并能夠迅速將原始信息轉換成便于利用的檔案信息，提供更加優質的綜合服務。

三、檔案信息管理工作需要創新技術

1.創新檔案信息管理工作的管理體制

當前我國檔案信息管理工作的自動化管理體制無法適應統一管理的需要，比如使用不方便和管理強度不足等問題，無法實現檔案信息管理工作的統一管理，這個困境與我國檔案信息管理系統建設的不完善和發展源比較散亂有很大關系。因此必須從管理體制和配套的制度上著手統一檔案信息管理工作，規范檔案信息管理工作使用的技術和設備，不同級別不同類型的檔案信息工作部門都必須統一集中管理，改變目前部分單位或部門特立獨行的狀態，無法形成資源共享，導致信息資源的部門分割、重復存儲和閑置浪費等現象。與此同時還應提高檔案信息管理工作的系統管理能力和信息技術能力。構筑專業管理、區域服務的檔案信息管理工作的管理體制，加快實現我國檔案信息管理工作的一體化新型管理模式。

2.規范檔案信息管理工作，加快實現我國檔案信息的資源共享

當前我國檔案信息管理工作由于缺少統一標準和規范，使得檔案信息軟件雜亂繁多，制約了我國檔案信息工作的統一管理。當前阻礙我國檔案信息工作的信息化進程的主要原因不是缺少硬件設備，關鍵是無法使先進的硬件設備發揮它的最大功用，各層次類別的檔案館、檔案室間的檔案信息無法高效流通，而被分割成了若干信息孤島。針對上述問題，必須統一檔案信息管理工作的工作流程，完善檔案信息工作的業務規范，充分落實實施檔案信息工作標準。

3.提高檔案信息管理工作技術的應用程度，保證檔案信息資源的充分使用

檔案信息管理工作的每一個環節、每一種存儲媒介，不論是紙質檔案還是電子檔案，都有其各自的工作技巧，一旦采用恰當的方法，又具有純熟的技術，往往能夠事半功倍。特別是隨著信息技術的迅速發展，當前我國檔案信息管理工作的現代化主要取決于計算機應用、服務器性能、網絡技術以及信息數據庫技術和信息軟件開發技術的提高。搭建計算機專業人員和檔案信息管理工作人員的協同配合的平臺，完善各部門的檔案目錄與檔案信息數據庫的建設工作，在網絡化的平臺上形成數據庫群，提高檔案信息管理自動化系統的使用效率。因此當前急需檔案信息管理工作人員學習、更新滿足檔案信息工作需要的知識和技術，充分開發利用檔案信息。