創新身份圖像標志 提升資產管理水平

一、引言

在大多數集團企業中，資產管理部是固定資產的實物管理部門，負責固定資產實物管理；財務部是固定資產的價值管理部門，負責固定資產賬務處理。固定資產管理的目標是確保賬表、卡片、實物相一致，做到賬卡相符、賬實相符、卡實相符，如實反映資產質量狀況。

隨著網絡技術的飛速發展，財務電算化逐步取代傳統的手工記賬方法。然而，很多企業集團的固定資產還停留在原有管理水平上，沒有同步實現數字化管理。在網絡化時代，為了更直觀、全面、真實地反映固定資產狀況，在“賬、卡、實”基礎上，通過科學編碼，實現信息數字化，增加資產圖像元素，使“賬、卡、實、圖”四維對接，將固定資產管理提升到數字化管理的新高度，從而達到質的飛躍，全面提升資產管理水平，更直觀、真實、全面地反映固定資產狀況。

二、創新設置資產卡片，實行身份圖像認證

賬，就是賬表記錄。固定資產購建完成并投入使用后，應進行會計記賬。在通常情況下，固定資產分為房屋建筑類、專用設備類、普通機電類、運輸設備類、電子設備類、其他設備類等一級大類，編號為01—06，以此類推。各大類下面再分若干個小類，譬如房屋建筑類，按照房屋建筑物的性質、功能、用途，分為房屋及建筑物、房屋附屬設備等二個明細分類，設為“0101”、“0102”。根據“房屋及建筑物”性質，下面還可細分為“投資性房產”、“辦公用房產”、“商住用房產”等。按照資產的不同類別核定資產價值，設定折舊年限，每月按類別分別計提折舊，匯總記賬。表1詳列了某集團企業固定資產分類目錄，系固定資產卡片設計基礎。

實，就是實物管理。通常實行標簽管理，給每個實物資產貼上記號，以便于識別和檢查，與固定資產的卡片信息相對應。實物標簽至少應記載如下事項：資產編號、規格型號、啟用日期、使用部門、使用人、管理責任人等。資產管理部應根據標簽內容，定期檢查和核對實物資產，調配使用資產，物盡其用，最大限度地配置資產，發揮資產效用，增加資產使用價值。

卡，就是固定資產的卡片設置。實現固定資產的數字化管理，關鍵是卡片設置，把一堆看似雜亂無章的數字變成唯一的數學元素，從中查找和辨別資產名稱及編碼、資產類別、規格型號、資產價值、折舊年限、折舊方法、存放地點、使用狀況、變動情況、大修記錄、附屬設備、使用部門、使用人及管理責任人等信息，成為實物資產的“身份證”。為了更好地辨認實物，在卡片右半部分1/3位置，栽入“身份圖像”，帖上實物照片，如表2所示。透過固定資產卡片，既能閱讀資產信息，還可以看到實物圖片，一目了然。通過技術創新，固定資產管理進入圖文時代，極大地提升了管理水平。

三、實現資產管理技術創新的必備條件

首先，要得到集團企業領導的重視。可以借助年底資產大清查，成立資產創新管理專項工作小組，由所屬企業總經理親自掛帥任組長，分管副總經理、財務總監任副組長，財務部、資產管理部、辦公室和ERP部負責人任組員，抽調骨干人員專項完成固定資產的卡片整理、設置、攝影等工作，指定分管副總經理具體落實。

第二，數據化設計固定資產元素，這是數字化管理的關鍵。要把所有的資產編碼，變為唯一數字元素。其中卡號和編碼是識別和查找資產的重要信息點，身份圖像是資產的實物照片。

1.卡號。卡號主要用作識別資產歸屬及使用狀況，由企業名稱、使用部門、狀態碼帶編號三段8位碼組成。第一段2位大寫字母，為企業名稱代碼；第二段2位大寫字母，為使用部門代碼；第三段前一位為大寫字母，為資產狀態代碼，后面帶3位數字，為該類資產順序號。如BA—SG—Z010，表示集團A企業行政部在用的010號資產。

2.資產編碼。編碼一般為9位碼，由購置年份、資產類別和該類資產順序號三段組成。第一段為2位數字的年份代碼，第二段為4位數字的資產類別號，第三段為3位數字的資產順序號。如101212003，表示2010年12月購買的第三臺電腦及網絡設備。

3.圖像資料的上傳處理。這是一個創新點，也是一個難點。筆者所在企業組織十多人的骨干隊伍，對390多項固定資產逐一核對、拍照，由專業人員進行排版、印刷，再裝訂成冊，保證每項資產都有身份圖像。財務部、資產管理部和資產使用部門各存一冊。

第三，規范固定資產購置手續，必須從源頭抓起。如下圖所示，10萬元以上固定資產購置，由資產使用部門提出申請，按照規定的審批程序報批同意后交由物供部門公開招標采購；10萬元以下的，經審批同意后在集團定點單位采購。這樣，既有利于配置集團資源，發揮資產的最大效用，避免重復購置，又有效防止腐敗的滋生。

最后，加強固定資產的內部流通管理。固定資產卡片成為固定資產的“身份證”后，卡片必須隨著實物流動。屬于集團企業內部流動的，由資產管理部開具固定資產調撥單，在卡片背面“資產變動記錄”中登記調撥單號，記錄固定資產的調撥時間、部門以及審批人；屬于清理報廢或出售處理的，由資產管理部開具固定資產出庫單，并附上清理報告或出售合同，在卡片上記錄注銷該項資產。

作者簡介：吳蕾（1975—），女，河南平頂山人，會計師，從事資產管理研究。

（北方工業深圳投資有限公司）

（責任編輯：李曉群）