組織間流程結構及描述模型研究
2012-04-29 00:00:00黃士凡張耕
現代管理科學 2012年9期
摘要：隨著電子商務的發展以及外包業務的迅猛增加，出現了將若干合作組織的業務流程集成為公共的組織間流程的發展趨勢。為了促進組織間合作關系的發展，有效管理跨越組織邊界的業務流程，需要深入地研究組織間流程的基本結構以及模型特征。文章綜合分析了組織間流程的特征，并在此基礎上提出一種多視圖的組織間流程描述模型。
關鍵詞：組織間流程；組織間關系；業務流程；流程集成
一、 引言
企業的經營核心包含多種要素，如業務流程、員工、組織結構和策略，而其中最重要的要素就是業務流程。詹姆斯·錢匹認為，盡管其它三個要素也是十分重要的，“…但是，其重要性最終應取決于作為整個業務流程的補充所能發揮的作用。從長期的觀點來看，業務流程決定了企業的價值”。為了使組織在變革的環境和激烈的競爭中獲勝，管理者不能再僅僅從職能的角度去看待組織，還需要從流程角度去分析組織。根據Davenport的以活動為中心的流程理論，可以把業務流程定義為：一系列邏輯相關的為取得預定業務目標的可執行任務（也可稱之為活動）。從這個定義來看，流程建模包含有兩部分的內容，其一是流程描述，即從整體上對整個流程的組成活動以及活動之間的邏輯順序進行定義；其二是制定流程在執行過程中遵循的各種規則，根據預先制定的這些規則，可以動態地改變流程的執行路徑。
以上有關業務流程的定義，是在過去業務流程主要由企業獨立運作的背景下得出的。隨著電子商務的發展以及外包業務的迅猛增加，全球一體化運作的趨勢日益普及，人們對跨越組織邊界的業務流程進行管理的需求越來越緊迫。從20世紀90年代后期開始，出現了在組織間合作關系背景下，為了實現創造共同價值，將若干關聯組織的業務流程集成為公共的組織間流程的發展趨勢。組織之間的合作關系又簡稱為組織間關系，而組織間流程則描述了合作組織之間彼此依賴的公共活動。參照Davenport對流程的定義，我們將組織間流程理解為：由若干合作組織業務流程集成而來的，一系列邏輯相關的為取得預定共同業務目標的可執行任務。
由于合作組織具有產權獨立和地理分散的特點，組織間關系始終運行于一個動態的、分布式環境中。組成組織間關系的若干擁有各種異構信息資源的獨立實體，從組織結構上看是對等的，為了合作，他們通過不斷地交換活動信息來實現協調運作。傳統的中央流程控制模式適合于一個單獨的企業，盡管組成流程的任務可能是分布式的，即企業的整體流程由分布在各部門的多個子流程組成，但是在流程最高管理層存在一個中央流程引擎，負責統一規劃、協調和同步每個子流程的任務組成和執行步驟。而在組織間流程管理中，參與流程合作的各成員組織不可能采用中央流程管理模式，因為他們各自的流程不僅隱藏在防火墻后面，而且由于各個組織是高度自治和自利傾向的，出于信息保密的需要，他們并不愿意共享所有的流程信息。因此，組織間流程必然是基于流程集成的松耦合的協同流程結構。
二、 組織間流程的特征
由于組織間流程的出現為流程管理研究開啟了嶄新的視野，許多研究者開始對組織間流程的特征進行研究。為了實現成員組織業務流程協同的目的，Dayal等人認為，組織間流程必須具備若干特定功能：為了保證業務流程的集成，需要為所有成員組織建立一個統一的和標準化的協同交互平臺，即存在一個公共的被所有成員組織認同的業務流程元模型及流程描述語言；為了使成員組織更容易理解公共流程的運作，需要建立一個公共的流程描述機制；為了便于成員組織相互了解和參與流程執行，需要建立一個傳遞和搜索成員組織相關信息和技能特點的信息發布機制。再從實施過程來看，組織間流程管理具有以下幾個方面的特點：
（1）要求有一個協調機制，使所有參與者對流程的定義和執行達成協議，如業務流程描述、數據交換格式。為此，需要建立一個公共的、標準的流程數據庫。
（2）具有一個劃分子流程的流程管理功能，能夠在地理分布的流程執行者中起到協同作用。
（3）每個成員組織獨立地決定他愿意在公共流程中扮演的角色，設計相應的角色流程定義以及執行控制方式并向所有成員發布。
（4）每個成員應該有一個用來規劃、拆分和控制它所承擔任務的協同流程管理器，其目的是在他所承擔的公共流程部分和其內部流程之間進行協調。此外，不同成員之間還通過各自的協同流程管理器進行互操作，如交換流程數據、彼此通知各自的流程執行進展情況等等。
在實際應用中，供應鏈合作聯盟是最常見和最廣泛的組織間關系。為了促進上下游企業的有效合作，必須在供應鏈合作組織中建立能夠良好運作的組織間流程，為此，一些研究者通過對供應鏈聯盟組織的合作過程進行分析，來研究組織間流程具有的特征。例如，Rupp和Ristic在研究解決牛鞭效應問題時認為，為了有效減少庫存和提高運輸效率，合作企業之間需要建立緊密的合作關系，這種合作關系必須建立在各成員企業的業務流程高度集成的基礎之上。然而，組織間業務流程的集成問題遠比組織內部分布式流程管理問題復雜得多，流程集成過程中還存在許多問題有待解決。以供應鏈為例，組織間業務流程的集成過程必須解決的問題有：
（1）改進信息通訊效率。組織之間的合作首先要求能夠迅捷、清晰地傳遞各種信息，為了提高信息交換的時效性和減少信息理解的歧義性，要求在組織之間傳遞的信息結構盡量結構化。
（2）減少信息不確定性。供應鏈上游企業需要從下游企業獲取市場需求變動信息，由于牛鞭效應的存在導致信息失真加劇，產生極大的信息不確定性。與之類似，組織間關系中成員組織也需要從其它伙伴組織獲取信息，大量二手信息的存在使每個成員組織都處在較大的不確定性環境中。因此，組織間流程集成時必須提高信息的準確性，減少信息不確定性。
（3）支持異構信息技術環境。由于過去幾十年信息技術的發展非常迅速，而成員組織的營運經歷又各不相同，他們獨自建立的支持業務流程的信息技術環境存在較大差異。為了保證信息交互的有效性，要求在流程集成過程中解決信息技術異構的問題。
（4）建立開放和動態的結構。組織的經營過程是一個動態的過程，如果只支持一個固定的流程模式是沒有意義的。組織間流程的運行環境比組織內部流程的運行環境更加復雜，在實施中更加動態易變，外界因素對任意一個成員組織的影響都可能給組織間流程的運作產生新的變化，導致整個組織間流程不得不進行調整甚至重新設計。因此，組織間流程要求能夠支持動態變化，在變化發生時，以最小的代價重新配置整個系統。同時組織間流程需要具有一定的開放性，以便能夠容易地接納新成員，或者加入到其它網絡中。
此外，在運作層，Liu和Shen認為組織間合作關系的本質是通過參與者業務流程的集成而實現的。由于組織間的合作涉及到多個產權獨立實體之間的流程集成，因此，相對組織內部的流程管理，組織間流程存在以下矛盾：（1）流程信息共享：為了實現組織間關系在流程級的有效合作，要求成員組織之間必須頻繁地交換流程信息，公開和發布必要的流程進展狀態，使其它合作伙伴做出預期的響應。（2）流程信息隱藏：盡管詹姆斯·錢匹提出跨越組織邊界的合作關系應該堅持“極度開放原則”，呼吁成員組織之間開放一切業務流程。但是在實際運作中，為了保留自治性和競爭力，參與合作的企業仍然需要隱藏其商業機密，如內部的流程結構。
三、 組織間業務流程的描述模型
從支持業務流程角度出發，流程管理系統一般需要提供3種基本功能：（1）建立階段功能：主要包含業務流程的定義、子流程的劃分和相關活動邏輯順序的定義和建模功能。（2）運行階段的控制功能：在一定的運行環境下，執行業務流程，并完成每個子流程中各活動遵循的約束條件判斷、活動執行路徑安排和調度功能。（3）運行階段人機交互功能：為了保證用戶參與流程的執行和控制，需要在流程執行過程中提供用戶與IT應用工具之間的交互操作功能。
與傳統流程相比，大多數組織間流程不存在一個端到端的流程控制，因此需要考慮流程之間的交互操作性。然而，當前組織間流程在交互操作方面還存在許多有待解決的問題，如成員組織局部流程執行的自治性問題；流程控制策略變動性問題；成員組織保護自身流程機密性問題；各種軟硬件異構性削弱交互操作能力；缺乏跨組織訪問流程資源的方法。
由此可見，組織間流程是一個復雜的涉及多個實體重復交互操作的系統，單獨從一個側面難以實現有效的描述，必須從多個角度來考察才能全面地描述其業務流程集成過程。為了完整描述組織間流程，可以從成員組織、資源分配、業務流程和信息交互這四個方面來對組織間流程進行綜合分析。如圖1所示，一個組織間流程描述模型由組織視圖、資源視圖、流程視圖和信息視圖及其相互之間的聯系組成，每一個視圖分別從不同的側面描述組織間流程的結構。用形式化表述語言，可以將組織間流程IOProcess表示為一個四元組：{Org-view，Res-view，Proc-view，Info-view}，其中，Org-view指的是組織視圖，Res-view是資源視圖，Proc-view是流程視圖，Info-view是信息視圖。
1. 組織視圖。Org-view描述組成組織間關系的成員組織和成員組織之間的聯系，成員組織是產權獨立的組織實體，自愿參與組織間合作，在組織間關系中承擔相應的角色，執行一定的流程任務。Org-view主要描述全體成員組織、承擔的角色及組織與角色之間的關系，Org-view= {ORG，ROLE，C}，其中，ORG表示成員組織集合，ROLE表示角色集合，C表示成員組織與角色的對應關系。
每個成員組織org i∈ORG，i=1，...，n，n為參與組織間流程的成員組織數量。org i可以表示為{name，type，int，other}，其中，name是成員組織的名稱；type表達成員組織所屬的類型，如制造商、部件供應商或物流企業等；int則定義了該成員組織參與組織間流程的接口，可以是某個部門，也可以是具體的人員；other用來定義其它相關元素。
每個角色role j∈ROLE，j=1，...，m，m為負責組織間流程中子流程的角色數量。role j={name，obl，other}，其中，name描述角色的名稱；obl則說明了該角色在組織間流程中承擔的職責；other同樣用來定義其它相關元素。
對應關系C描述了所有可能的成員組織與角色之間的對應關系，C={org i，role j|org i∈ORG，role j∈ROLE，i= 1，...，n，j=1，...，m}
2. 流程視圖。流程視圖描述組織間流程中以活動為中心的公共業務流程，它定義了組織間流程中所有的活動以及這些活動之間的邏輯關系。流程視圖Res-view是一個二元組
D是依賴關系集。一個依賴關系表示為dep（a，b，c），a，b∈A，條件c表示判定能否從活動a進入到活動b的限制條件，如時間、事件等。在工作流管理聯盟（WFMC）制定的標準文檔中，定義了6種基本的活動邏輯關系：串行、與分支、與連接、或分支、或連接、循環。根據這6種基本邏輯關系，可以描述活動間的執行路徑。
3. 資源視圖。資源是組織間關系運作必不可少的物質因素，只有分配了必備的資源，活動才能夠得以執行。資源視圖描述了組織間流程使用的資源類型以及資源實體的屬性。資源從廣義上說包含活動執行所涉及的所有物質實體，可以是活動的執行者、執行活動所需的設備、物料，或者是活動執行后產生的新的資源。這里，本文所指的資源實體主要是除了人力資源以外的活動執行所需要的資源。Res-view={RES}，資源實體res k∈RES，k=1，...，h，h為組織間流程使用的資源總數。res k={name，type，number}，其中，name是資源的名稱，type是資源的類型，number是該資源的數量。
4. 信息視圖。組織間流程的任務執行過程以及組織間關系的維持都需要信息的支持，信息視圖就是從信息處理的角度來描述組織間流程中的數據結構特征和信息交互關系。從信息處理的角度來看，組織間的業務流程是若干活動執行者進行信息處理和信息交流的系統，換言之，可以把組織間合作關系歸結為信息共享和信息交換的關系。一方面，活動在執行前和執行過程中需要獲取必要的流程數據，同時，活動執行的結果也會產生相應的流程數據。這些數據要求以統一的方式進行管理，而且能夠被所有成員組織訪問。另一方面，在組織間合作關系中，信息往往為各個成員組織專有，成員組織出于自身利益的考慮，可能只進行一定程度的信息交流，即存在信息自主性。此外，信息交互還是一個動態過程，通常情況下，成員組織經過多次信息交互過程改進信息共享程度，不斷調整相互之間的合作狀態。總之，無論是從組織間流程的角度還是從組織間合作關系較大看，成員組織之間的合作能否取得成功很大程度上取決于信息共享和信息交互的程度。因此，本文考慮建立公共的信息視圖來統一描述組織間流程使用的各種流程數據和信息流向。
5. 視圖之間的聯系。組織間流程模型中各個視圖之間存在密切的聯系。組織視圖管理的是能夠承擔某項角色的組織，流程視圖管理的是某個角色執行的活動，兩個視圖之間通過角色聯系起來。流程視圖指定活動的執行者為某個角色，而不是固定的組織。而組織視圖給每個成員組織分配特定的角色，根據分配的角色確定該成員組織負責執行的流程活動。資源視圖負責管理公共資源，為了保證任務的執行，資源視圖給流程視圖中的活動分配必要的資源。同時，資源視圖受組織視圖的支配，每一個資源實體都有與之對應的成員組織，該成員組織負責對此資源實體的使用和維護。信息視圖的信息來源于組織視圖、流程視圖和資源視圖中的數據結構及數據關系。一方面，信息視圖負責管理組織間流程使用的所有數據和信息，在結構上表現為若干個數據庫。另一方面，信息視圖還為組織視圖提供成員組織交互操作的平臺，定義了一系列信息交換和信息發布機制。
四、 結語
由于組織間流程集成了多個產權獨立組織的流程，因此，相對于組織內部流程，組織間流程更加強調信息交互以及子流程之間的協調，同時，在流程集成過程中還存在信息共享和信息隱藏的矛盾。此外，從處理的信息結構看，組織間流程處理的流程信息既有可事先定義的任務安排，又有在執行過程中為應對各種變化條件而動態定義的半結構化流程信息。正因為其復雜性，為了完整描述組織間流程，需要從包括成員組織、資源分配、業務流程和信息交互等多個視角進行綜合分析。
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基金項目：中央基本科研業務費項目“在線口碑傳播對城市品牌塑造的影響：機制、效果及對策研究”（項目號：2010221053）；福建省社會科學規劃一般項目“網絡口碑有效性綜合測度系統研究”（項目號：2011B223）。
作者簡介：黃士凡，廈門大學管理學院財務系博士生；張耕，廈門大學國際經濟與貿易系副教授，廈門大學管理學博士。
收稿日期：2012-06-18。
