商務(wù)接待禮節(jié)的技巧及注意事項

摘 要：商務(wù)接待中，運用恰到好處的商務(wù)接待禮儀必不可少。本文從商務(wù)接待禮節(jié)的角度來探討接待各環(huán)節(jié)的技巧及注意事項。讓商務(wù)接待更有助于商務(wù)交往的順利進行。

關(guān)鍵詞：商務(wù)接待 禮節(jié) 技巧

迎來送往在國際交往中和組織間交往中不可缺少。在商務(wù)接待中，運用恰到好處的商務(wù)接待禮儀，會給來訪客戶留下良好的印象，有助于商務(wù)交往的順利進行，甚至?xí)硪庀氩坏降氖斋@。

在接待工作中，僅僅開口說一句“有朋自遠方來，不亦樂乎”，是遠遠不夠的。我國是禮儀之邦，接待活動作為一項典型的社會交際活動，務(wù)必以禮待人，要求在接待工作中，明確地樹立起禮賓的意識。

首先，應(yīng)制定客戶接待方案。一是了解客人基本情況：事先掌握來訪者的基本情況，如單位、姓名、性別、人數(shù)、身份、民族（國籍）、信仰等，有時還需要了解其愛好、性格等，對這些情況了解得越多、越具體，接待的準備工作就能做得越好，越能取得接待工作的成功。其次，了解來訪的目的和食宿及日程安排。必須準確無誤地了解來訪的目的，一般可以向上司或有關(guān)人員了解情況，也可以事先向來訪者了解。第三要了解客人到達的日期、所乘車次或航班的到達時間等等。二是確定迎送規(guī)格：對重要的來賓，應(yīng)該安排身份相當?shù)墓ぷ魅藛T出面招待，對于一般的來賓，由專管接待的工作人員負責(zé)即可。三是布置接待環(huán)境：保證接待室的干凈、整潔、明亮、環(huán)境幽靜、清新，讓來客一走進來就感到管理有序，充滿生氣。四是做好迎客安排，制定接待計劃：安排好人員接送，確定地點，對來賓的食宿及其它都作好安排。接待計劃應(yīng)該得到上司或主管經(jīng)理人員的批準，并及時傳送給來訪一方，讓其心中有數(shù)。同時要預(yù)估接待經(jīng)費。要根據(jù)上司的授意，事先提出經(jīng)費預(yù)算。五是接待人員的形象要求：做到有禮有節(jié)，要言談得體，舉止文明。

其次要明確迎送賓客的基本步驟，做到有序進行。迎接客人；安排食宿；協(xié)商日程；組織活動；聽取意見；安排返程；送別客人。

要做好迎來送往應(yīng)注意以下事項：

（一）準備工作方面

1、做好環(huán)境的準備工作。迎送前要認真做好各項準備工作，包括確認來賓下榻處，工作場所的布置等。落實接待活動中要用到的會議室等場所，還應(yīng)考慮好需要的布置及設(shè)備準備，保證隨時能提供利用。另外，會客室環(huán)境要做到光線明亮、空氣清新、安靜素雅、色彩和諧、布局合理、綠化到位。

2、設(shè)施及物資準備。不僅要落實接待活動中要用到的會議室等場所，還應(yīng)考慮好需要的布置及設(shè)備，保證隨時能提供利用。還有資料準備。主要包括來訪一方的背景材料，如人員構(gòu)成情況、公司經(jīng)營情況、與本次來訪目的及要求相關(guān)的材料等，同時應(yīng)相應(yīng)地準備好我方的資料。

3、做好心理準備工作。所謂做好接待工作的心理準備，即要同等對待的心態(tài)，熱心去面對每位來賓，主動起身，和藹可親，用語禮貌，舉止大方。而對特別重要的來訪者，就由相應(yīng)的負責(zé)人親自出面接待，并立即傳報上級領(lǐng)導(dǎo)。

4、取得其他部門的協(xié)作與配合。如果來訪涉及的方面較多，工作需要公司內(nèi)其他部門及人員的配合才能完成，接待人員應(yīng)該注意隨時與有關(guān)部門及人員進行溝通，加強合作與聯(lián)系。

5、食宿、交通安排。事先做好來訪人員的接站、用餐、住宿、交通等安排，每一項工作的每個環(huán)節(jié)都必須具體落實，不能有半點疏漏。

（二）迎客禮儀方面

迎接人員應(yīng)在來賓抵達本地前15分鐘左右到達地點迎候，不得遲到，否則會引起賓客的不滿。在迎接客人的時候，見到客人光臨，應(yīng)主動上前彬彬有禮地親切問候，表示熱忱的歡迎。 有三點需要注意：一是時機適當。例如，只有在應(yīng)該向來賓打招呼時向?qū)Ψ酱蛄苏泻簦艜箤Ψ铰犉饋砑软樁猪樞摹?如來賓來到下榻住所時，迎接陪同人員原則上不得久留，也不宜馬上安排活動。要把握好適當?shù)臅r機。二是語言適當。在迎接客人時，一定要注意稱呼得體，問候禮貌，用語準確，務(wù)必使之切合當時的語言環(huán)境，不僅貼切自然，彰顯個人的素質(zhì)，同時，還須注意不失禮貌。三是表現(xiàn)適當。一般來說，向客人打招呼，最忌諱面無表情，舉止失常。而應(yīng)當是面帶微笑，目視對方，點頭欠身。表現(xiàn)要符合禮節(jié)。

另外，迎接客人的禮儀具體包括握手、問候、表示歡迎，還涉及到介紹、稱謂和交換名片等。

迎接客人時，握手也要遵循以下的要求：一是應(yīng)盡量避免掌心向下，緊握住對方的手這種傲慢無禮的握手方式。相反，掌心向里握手顯示出你對來賓謙卑和畢恭畢敬的態(tài)度。二是要摘下墨鏡、手套或帽子握手。男士在握手前先脫下手套，摘下帽子。除特殊情況外。但女士可以例外。三是握手的時間與力度。力度要適當，不要太用力，也不能毫不在意地用手指尖“晴蜓點水”式去點一下。一般來說，握手的時間控制在三五秒鐘以內(nèi)。如果要表示自己的真誠和熱烈，也可較長時間握手，并上下?lián)u晃幾下。在接待來訪者時，當客人抵達時，應(yīng)由主人首先伸出手來與客人相握。而在客人告辭時，就應(yīng)由客人首先伸出手來與主人相握。前者是表示“歡迎”，后者就表示“再見”。這一次序顛倒，很容易讓人發(fā)生誤解。當你與來賓握手時，不妨說一些問候的話，可以握緊對方的手，語氣應(yīng)直接而且肯定，并在加強重要字眼時，緊握著對方的手，來加強來賓對你的印象。

介紹時在接待客人時，往往需要自我介紹，或者為他人介紹，介紹客人與本單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工認識。在接待客人時，可主動自我介紹，講清姓名、身份、單位（國家），對方則會隨后自行介紹。為他人介紹時還可說明與自己的關(guān)系，便于新結(jié)識的人相互了解與信任。介紹具體人時，要有禮貌地以手示意，而不要用手指指點點。