當前高校人事檔案管理改革芻議

高校干部人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，是衡量高校人事管理水平的重要標志，是直接為高校貫徹黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能、知人善任服務的，對于加強高校領導班子建設和干部隊伍建設，促進干部人事制度改革發揮著重要的作用。

一、人事檔案在高校的作用

人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是記載單位員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的歷史與現實的記錄，是用人單位和有關勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等需要時，對當事人進行全面考察的重要依據。盡管一些高校近幾年在引進急需人才時不看重檔案，但目前公辦大學在錄用人員時，仍要調閱人事檔案，檔案畢竟能從一定程度上反映一個人的基本情況。對高校的大多數專業人員來說，評聘職稱是其職業生涯中的重要內容，評聘職稱首先要求有檔案所在單位出具的資格證明，晉升職稱時也需要上一次評聘職稱時的材料，填寫職稱評聘材料也需要人事檔案做依據。隨著高校人事制度的改革，需對新進人員辦理社會保險，包括養老、失業保險、生育保險、醫療保險等，在繳納養老保險金和退休后的保險金的發放問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等，都成為主要依據。如果沒有檔案，退休時有可能無法領取退休金、保險金。近幾年來，高校國際學術交流頻繁，在辦理出國手續時，中國出入境管理條例中明確規定，必須對出國人員進行身份認定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會遭遇辦理手續的不暢通或不予辦理等情況。

二、高校人事檔案的現狀分析

1. “虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案遺漏”現象較為嚴重。隨著高校人事制度的改革，對人才的關注成為高校求生存求發展的重心。傳統人事檔案制度及檔案管理方面出現了許多新情況。許多高校不重視個人檔案的作用，以致出現了很多“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案遺漏”等現象。從個人角度看，有人認為人事檔案在現代已經沒有多大用處了，而且檔案制度還禁錮了人才流動，不利于個人的發展。所以很多人找到了更為滿意的新單位在“跳槽”或調動工作時就不要檔案了。從高校角度看，有的高校為了控制自己所需要的人才，限制其流失到其他的單位去，就采用了扣押檔案的做法；還有的高校為了招聘到對自己有用尤其是急需的人才，不管其原單位是否放人，是否配合辦理檔案移交手續，就給要調入的人員先“制做”一份臨時人事檔案，或者就以所造的檔案作為正式的原始人事檔案。

2. 檔案內容陳舊煩瑣、重復分散、信息單一、空洞抽象。長期以來，高校干部人事檔案工作受計劃經濟體制的束縛，忽視了自身的特點，對學校的管理干部和教學人員的檔案不分行業和類型按十大類模式籠統地進行管理。目前一份人事檔案中，主要是一些學校的成績單、職稱評審、入黨入團、調整工資、年度考核等材料，內容陳舊、空洞抽象、信息單一。在組織鑒定材料中，基調大同小異，千人一面；評價某個人時，多是一些定性評語，如“堅持四項基本原則，擁護黨和社會主義，事業心強，工作積極”等，這就造成了干部檔案中的材料反映過去情況的比較多，而反映近期表現特別是工作業績、科研能力和水平等方面的材料很少。在高校，一個人的檔案材料往往分散由幾個部門管理，各有各的管理要求和方法，形成了“一人多檔”的局面，使用人單位不能及時、全面地了解該人的全部情況，影響了學校人才隊伍建設和合理流動。

3. 檔案管理人員少，變動頻繁，專業素質不高。近年來，各高校實行定員、定編、定崗，優化了人員結構，增加了專職教師編制，減少了其它專業技術人員和管理人員編制，各高校專職檔案人員普遍減少。武漢某高校，在校生2萬多人，檔案館管理人事、學生、綜合檔案，專職檔案人員編制只有4人。少數高校，沒有專職檔案人員，由校辦人員兼任。檔案管理隊伍不穩定，變動頻繁。由于檔案部門在高校屬于邊緣化的部門，專職檔案人員的專業技術或管理崗位晉升比其它部門或單位相對困難一些，因此，少數檔案人員不安心本職工作，調動頻繁。檔案專業、計算機專業科班出身的人很少，大多數都是半路出家，文化程度偏低，整體年齡偏大。有些高校為了吸納人才，將檔案館（室）當成解決家屬就業問題的地方。這些人員的知識結構已經不能適應快速發展的信息時代要求，影響了高校檔案的信息化建設進程。

三、對高校人事檔案管理改革的建議

1. 人事檔案的內容構成。高校人事檔案除了傳統內容外，還需記載個人道德品質、誠信表現、學識才華、工作態度、協作精神、業績成果等內容，還要根據高校職業的多元化，對人事檔案重新分類，不同的人員，實行不同的檔案內容收集和管理標準。例如專業技術人員的檔案，應側重于職業能力、職業經歷、職業信譽、科研創造、技術創新、專業論著的記載；黨政管理干部的檔案，應側重于工作實績、勤政廉政考核考察的記載等。隨著社會對于個人誠信狀況重視程度的提高，檔案內容由重政治表現向多元化方向轉變，從重歷史向對個人一貫表現并重轉化。另外還要改變人事檔案公式化的靜態記錄方式，真正成為個人行為客觀真實的歷史記錄，真正成為用人單位廣納賢才的依據。

2. 人事檔案的管理方式。目前高校人事檔案管理方面所依據的規章制度仍是1991年中組部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》、1996年人事部印發的《流動人員人事檔案管理暫行規定》，以及各省、市據此制定的一些實施辦法和工作細則。這些制度中有些內容已不能適應形勢要求，該歸檔的沒有歸檔，該整理裝訂的沒有裝訂，流動檔案沒有及時清理，造成檔案混淆，要查的檔案材料查不到，所以不能真實地反映一個人的全貌。筆者認為，強化人事檔案管理應做好如下兩項工作：

一是個人主要的檔案材料由原來的只有單位保管一份檔案，向單位和個人自己各保存一份檔案的“雙檔案”形式轉變。只有單位保管的一份人事檔案容易造成檔案資料的壟斷和人才的壟斷。檔案資料壟斷是目前一些單位扣押檔案或造假檔案現象發生的主要原因；只有單位保管的一份人事檔案也缺乏對個人評價的透明度。現行人事檔案制度實際上剝奪了公民的知情權，大多數人也許一輩子都不知道自己的人事檔案里面到底有哪些內容，也不知道檔案里面是否塞了“黑材料”，況且法律對違反人事檔案管理的現象也沒有明確的監督制度，因而人事檔案撰寫也就習慣性地成為“領導們”的專有權利。人事檔案及其管理必須遵循憲法和相關法律的規定，充分維護公民的尊嚴、人格和權利。公民對于他人對自己的評價和人事上的處理應當具有知情權、申辯權。個人檔案主要材料每件都一式二份，如年度考核、職稱和任職呈報表、工資等材料，分別由單位和個人在上面簽字蓋章，缺少一方簽章又沒有其他輔助證據證實的，不具有法律效力。檔案材料由單位保存一份，個人保存一份。現實生活中有很多人保存有自己的某些檔案材料，比如學歷證書、任職令、獲獎證書等，只是沒有得到現行檔案制度的認可。另外，有些人事檔案材料還應當交由相應社會管理機構保存一份。比如招工用工、勞動保險方面的材料應當交勞動和社會保障機構保存一份，不能只是用人單位保存。

二是從傳統人事檔案管理重靜態重保管輕利用、向檔案信息化、動態化管理的形式轉變。傳統的檔案管理采用的是紙質材料，這種檔案材料制作難以防止人為性，檔案生成后也難以避免特權人物違規修改或增減的可能，傳遞過程中也可能因紙質毀壞導致個人信息失真。所以，應大力推進人事檔案管理的現代化和信息化，將一個人的各種信息，包括學歷、工作經歷、犯罪記錄、健康狀況、誠信記錄等都存儲在電子檔案中，并且不斷充實完善。同時，還應建立人才交流檔案數據庫和人才業績跟蹤系統，在全國范圍內實現信息資源共享，以提升人事檔案的使用價值，真正使人事檔案成為促進人才流動的工具。

3. 建設一支高素質的人事檔案工作隊伍。一是要把好入口關。要特別注意挑選思想政治素質好、熟悉高校干部人事工作、掌握干部檔案和信息工作業務技能的同志從事這項工作。在配備的數量上，要按照《干部檔案工作條例》每1000卷配1名專職人員，并保持隊伍的相對穩定。二是要加強業務培訓。有計劃地組織學習黨的干部路線和方針政策，學習干部檔案管理的業務知識、計算機操作使用知識等。邊工作，邊學習，拓展工作視野，提高理論水平和業務能力。三是要切實關心、愛護人事檔案工作人員，公正對待他們付出的勞動，盡可能提高他們的政治經濟待遇，支持他們按規定參加專業技術職務評定，合理解決其職級待遇問題。弘揚其感人事跡，激勵廣大高校干部人事檔案工作人員愛崗敬業，勤懇工作，無私奉獻。

責任編輯：達名流