強化辦公室協調職能 高效服務供電企業管理

鄭芳方

[摘要]供電系統的辦公室承載著“參謀、協調、服務、督辦”等主要職能，辦公室是供電企業的核心管理部門，只有辦公室的協調性提高，辦公室的工作效率提高，供電企業的整體水平才能進步，本文主要提出了幾點強化辦公室協調職能的意見和建議。

[關鍵詞]辦公室協調職能企業管理

辦公室的管理業務比較復雜，涉及到的部門也相對的較多，所以辦公室應該注重不同部門之間的協作能力和溝通能力，共同為供電企業的發展做出自身的貢獻。

一、協調職能的重要性

協調是指人們在相互合作的事務上同心協力、配合默契的行為過程。就一般意義而言，協調是主客體之間為實現一個共同目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現某種平衡，達到某種默契的一種行為方式。因此，可以說，沒有協調就沒有統一的行動，沒有協調就沒有良好的秩序，沒有協調就無法步調一致，達成共同的目標。由于辦公室是企業的核心部分，它承載著所有部門之間的溝通和運作，所以只有辦公室職能提高才能充分的解決相關的問題。可以避免部門之間的責任推脫，職能劃分不明確等相關問題。

二、協調工作的特征和基本內容

1.特征

辦公室有其獨特的協調性，因為他所涉及到的是企業內部的復雜的部門，所以它的特征體現在以下幾個方面：

（1）從屬性。辦公室首先由明確的領導和負責人，所謂的從屬性就是辦公室的活動應該遵循領導的指示。由于受到民主與權力雙面的制約，所以辦公室的具體從屬性可以劃分以下三個方面：一、協調受到范圍的局限，協調應該在領導者被賦予的權利范圍之內執行，不得越權執行；二、執行的工作需要按照領導的指導思想進行，圍繞領導的想法開展具體的工作，不能跨越領導的基本思想；三、在實際的工作中，由于受到突發事件或者是不明因素的干擾，難免會出現意見相左的時候，此時，應該把具體的情況上報到負責該項活動的領導，由領導最后做出相應的判斷。

（2）磋商性。我們之所以倡導辦公室的協調性，是因為經過協調之后的決斷和措施更科學準確。要做到協調首先應該樹立磋商的思想，所謂的磋商就是不同的辦公室部門和工作人員應該就某一個問題進行必要的探討、交流，通過溝通交流，最終確定合理的實施方案。

（3）服務性。由于辦公室自身就是一個服務部門它的工作目的是為了理順企業各職能部門、基層單位之間的相互關系，為領導機關、企業各部門工作服務。

（4）全局性。辦公室協調工作的顯著特征是必須從企業全局和總體目標出發，盡可能從宏觀的角度和長遠的利益處理、協調。

2.基本內容

（1）政策協調。辦公室以輔助領導決策為中心任務。在企業領導決策過程中，辦公室應協助企業的高層領導做好收集各類競爭情報信息等工作。企業辦公室從全局、長遠利益出發，以國家法律法規和相關方針、政策為依據，協助領導制訂企業的各項規章制度，而且應根據企業具體情況，做好企業政策的協調工作。

（2）關系協調。辦公室的協調工作按協調涉及的關系可分為領導與領導之間的協調、領導與員工上下關系的協調等等。辦公室人員可憑借直觀判斷和協調經驗，利用自己的特殊身份，巧妙、靈活地進行協調。協調時，既要堅持原則，又要實事求是，在溝通信息的同時清除隔閡，努力設法促使企業領導相互了解，彼此信任，以達到和諧融洽、團結一致和企業發展同舟共濟的目的。

（3）工作部署協調。工作部署協調主要是對同層次子系統和同一子系統的各個工作環節之間進行的協調。通常，同層次子系統的行動必須同步，各部門、各環節之間必須溝通及時、銜接合理，前一環節為后一環節創造良好的條件。同時辦公室人員應具備應對突發事件的能力，及時做好各項工作部署的協調。

（4）社會協調。社會協調主要是針對本單位同其他單位以及外部公眾之間的關系。辦公室應協助企業領導，積極推進企業與外部的溝通交流與團結協作，及時地將企業的發展目標、企業所獲得的成績等信息傳遞給公眾，并促使企業員工了解社會對本企業的期望和要求，充分認識自己的社會責任和企業的使命，提高工作的積極性和自覺性。

此外，協調工作的基本內容還包括計劃協調、人事協調、財務協調、經濟協調等。

三、如何強化辦公室協調職能

1.強化辦公室的綜合協調

辦公室既是聯系領導與企業各職能部門和基層單位的橋梁，又是領導的參謀和幫手。領導的戰略決策通過辦公室在企業內部貫徹落實，同時也是經由辦公室進行必要的反饋。領導對企業的發展目標和規劃是宏觀的和決策性的，而辦公室承擔的是具體的協調工作。它擁有綜合的協調職能。

2.轉變觀念，樹立辦公室協調工作的權威性

由于供電企業在以往很長一段時期實行的是政企不分家的經營理念，所以領導的權威被擴大，基本上實行的是領導的一言堂，缺乏足夠的民主意識和協調意識。同時受到傳統的學術思想影響，大部分的工作人員不能夠積極主動的進行必要的協調工作，習慣于按照既定的章程辦事，主觀思想拒絕參與進來。對于這種現狀首先要加強認識，轉變觀念，充分理解協調工作是辦公室的基本職能。當今的經濟領域的發展趨勢告訴我們，企業的良好發扎需要各部門之間進行及時的溝通，只有團結合作，互相幫助才能最終獲得經濟效益的提升。其次是樹立權威。協調難度較大，必須樹立其應有的權威，才能真正發揮辦公室的協調職能作用。權威的樹立在減輕領導負擔的同時又能夠充分發揮辦公室的實際職能。

3.加強修養，提高辦公室人員的協調能力

協調工作對于辦公室的工作人員提出了更高的要求。良好的協調性首先要求工作人員必須具備足夠的專業知識和工作技能，同時必須掌握必要的社交禮儀和公關知識，具有良好的人際關系和淵博的知識，也應該具備足夠的心理學相關知識。總之，辦公室的協調工作對于其內部的工作人員提出了更高層次的要求，只有全面的提高了工作人員的協調技能，才能保證辦公室總體協調性能的提高。

四、結論

根據以上的論斷我們可以總結：供電企業要想成為服務好、管理好、形象好的國際先進供電企業，離不開辦公室的協調發展。所以，供電企業應該在實際的工作過程中，通過綜合運用各種方法來全面的提高辦公室的協調性，從而促進供電企業的良好發展形勢。

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