學校改革、改制與檔案的全宗設置

張靜

[摘要]隨著時代的前進、學校的發展，學校檔案的全宗設置較之復雜。根據導致全宗設置變化的因素及所引發的矛盾，提出如何妥善進行全宗設置與劃分。同時通過建立完善的檔案全宗管理、固定檔案整理體系等措施，加強學校檔案全宗管理，力求更好地適應學校建設發展的需要。

［關鍵詞］學校改革檔案全宗設置

中國學校改革、改組、改制的立檔單位的變化將直接導致全宗設置的變化，這是檔案館業務建設的基本規律之一。學校為適應社會主義市場經濟條件下生存發展和參與國際競爭的需要，按照現代中國制度對學校內部組織機構和資產結構采取的一系列改革、改組、改制措施，原有的學校內部組織結構體系發生了重大變化，如何在新形勢下妥善進行學校檔案的全宗設置，是檔案管理人員所面臨的一個重要課題。

一、導致全宗設置變化的因素

1. 學校兼并

這里指原來相互獨立的學校，被另一個學校收購或國家通過行政手段將一弱勢學校劃歸強勢學校。隨著我國社會主義市場經濟體制的建立，上世紀50年代大調整后所建立起來的適應計劃經濟體制的部門辦學體制導致條塊分割，投資渠道單一，學校規模小，辦學的整體效益低下，而且單科性學院培養人才的模式也越來越不適應社會和經濟發展的需要。因此，從上世紀90年代開始，以上世紀80年代的經濟體制、科技體制、政治體制改革的漸次展開為背景，其目標是調動中央、地方和社會辦學的積極性，建立中央和地方兩級管理的多元管理體制以適應社會主義市場經濟發展的需要。這樣，檔案館要考慮是否為被兼并學校的檔案設置新的全宗。

2.學校合并

這里指兩個或兩個以上的學校合并組建成一個單位。近年來，為了增強中國學校的國際競爭能力，培養高素質的跨學科、復合型人才，迎接新世紀的挑戰，就必須學習國外一流學校的成功辦學經驗。像哈佛、牛津、劍橋以及日本、韓國、法國、德國、俄羅斯、新西蘭等國的綜合性學校，都是集文史、理工、商貿、醫農、管理和藝術類于一身，門類齊全、學科交差互補，以利于綜合素質的培養和提高。以1998年李嵐清同志在揚州召開的高教管理體制改革經驗交流會上的講話為標志，提出了“共建、調整、合作、合并”的八字方針，教育部、財政部國家計委等有關部門在各地的配合下對國務院部門（單位）所屬學校集中進行了大的調整，將原有的幾個學校合并成一所學校（大、中、小學都有），將幾家校醫院合并成一家醫院，或將幾家校工廠合并為一家工廠，這樣就造成原有的幾個全宗合并為一個全宗，學校檔案館的全宗體系被打亂。

3. 組建新學校

20世紀90年代改條塊分割為條塊結合，打破了某些學校長期只為主管部門或行業服務的辦學格局，建立了中央和地方共同管理以省級政府為主的辦學體制，學校合并與區域高教總體改革逐步融合、銜接。地方政府和行業主管部門單一的條塊利益觀念正逐步向復合的條塊利益觀念轉化，區域性高等教育布局結構調整意識日益明確。如山東省的淄博學院是1998年以淄博師范專科學校、淄博市職工大學、淄博教育學院、山東省廣播電視大學淄博分校、山東建材工業學院淄博分校為基礎組建的新院校；2001年又以山東工程學院、淄博學院為基礎組建新的院校為山東理工大學。通過學校改組，又曾設了新的立檔單位，這些新成立的單位檔案進館時，檔案館也要為其設置新全宗。

4. 股份制改造

學校為了籌集資金，減輕債務負擔，通過債轉股等方式組建股份制學校。如某些高、初、小學及職業學校等，原來單一的全民所有制學校變為全民所有制、股份制、集體所有制等多種形式，學校的生產關系也因此發生了變化，從而導致學校檔案全宗設置的變化。

5.立檔單位的撤銷

學校根據市場的變化，將一些無競爭優勢的學校撤銷。如某些職業學校、中專等，這些被撤銷的單位從撤銷之日起不再產生檔案，其檔案全宗也不再延續。

6. 學校分離

隨著改革的逐步深人，各學校都在進行精干主體分離輔助的改革，如校醫院、產業公司等輔助單位與學校主體的分離，成為獨立法人，很多單位的基本職能、隸屬關系乃至單位名稱都發生了變化，從而必然導致學校檔案全宗設置的變化。

7. 出售

將學校內部的某些部門轉讓給別的單位。如學校的第三產業，根據《國有資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的規定，有關檔案隨被出售的資產轉移，檔案館的檔案全宗設置也發生變化。

二、立檔單位頻繁變化引發的矛盾

1.打亂了全宗號設置的連續性

按照傳統的全宗號編制方法，學校通常按照學校管理部門統一給定的代碼編制全宗號，這一代碼既是學校內部各立檔單位的代號，又是檔案的全宗號，只要提起某個代碼，就知道是某個單位，就象提起某個郵政編碼就知道某個地區一樣。隨著改革力度的加大，學校不斷的改組、改制，再次進行學校代碼變更已在所難免，這樣勢必造成同一立檔單位的檔案使用幾個全宗號的現象，保持全宗號設置的相對穩定和連續性是檔案館必須解決的一個課題。

2. 造成全宗設置的無序化

檔案管理的核心問題就是使無序狀態下的檔案有序化。但改革年代，多變的人類社會實踐活動使檔案全宗設置從計劃經濟狀態下的相對穩定變得很不穩定，很多學校經歷了多次分化組合，原來的組織體系、單位名稱、基本職能、資產結構等已面目全非，這種學校設置上的頻繁變化，直接導致學校檔案全宗設置的無序化。造成的具體后果是：⑴全宗號頻繁變更，專指性差；⑵全宗號設置的單一性被打亂，有時一個學校有兩個以上全宗號；⑶不便統計；⑷全宗與全宗之間或全宗與全宗群之間的有機聯系被打亂等。如何將這種設置的無序變為全宗設置的有序也是檔案館亟待解決的問題。

3.難以準確劃分全宗的歸屬

按照我國的全宗理論，全宗是一個立檔單位全部檔案的總和，同一個全宗的檔案不能分散在兩個或兩個以上的全宗，兩個或兩個以上立檔單位的檔案也不能劃為同一全宗管理。應該說這一理論是正確的不容置疑的。但是在具體操作過程中處理起來也是比較困難的，如：兩個或兩個以上的學校合并為一個學校，是重新設置全宗還是沿用某個學校原來的全宗號?學校內部分立檔單位由全民所有制單位組建為股份制學校，生產關系發生了變化，是沿用原來的全宗號還是重新設置全宗?學校內分離、分立的單位按市場需求又分別組建了若干個二級學院或產業公司，這些二級學院、公司形成的檔案是歸上級學校全宗統一管理還是重新分設等等，凡此種種都值得檔案管理人員認真研究和解決。

三、檔案館如何正確設置檔案全宗

1.遵循正確的編號原則

檔案館設置檔案全宗的前提是堅持正確的全宗編號原則。這種編號原則要適合學校改革、改組、改制的實際，不能盲目效仿其它單位的做法。一般來說，設置學校檔案全宗應遵循以下幾條原則：⑴穩定性，學校檔案全宗要保持相對穩定，一經設置不要輕易改變。⑵伸縮性，根據學校內部機構時而增加、時而減少、時而撤銷、時而合并的實際，在編制全宗設置方案時應注意留有充分的余地，以適應客觀變化的需要。⑶唯一性，即一個學校只能賦予一個全宗代碼，一個全宗代碼只能表示—個學校，一個檔案館內不得有重復的全宗號。⑷統一性，一個檔案館內全宗或全宗群的設置只能采用一種方法，不能A全宗群按進館時間先后順序編號，B全宗群又按學校的重要程度編號，只能根據需要擇其一種。⑸連續性，就是要尊重歷史，立足現實，放眼未來，即使學校名稱、隸屬關系、業務范圍等發生了變化，如果不是根本性的變化，也要盡可能地保持原全宗設置的連續性和繼承關系，不要輕易改變。

2.選擇正確的全宗編號方法

這是在當前條件下正確設置和劃分學校檔案全宗的核心問題。全宗編號方法選擇的正確與否直接關系到學校檔案全宗設置的穩定性和連續性，關系到能否順利地進行檔案的管理和利用。

學校檔案通常采用的全宗編號方法有以下幾種：

（1）按學校管理部門統一給定的單住代碼編號。在通常情況下，一個學校一個統一的代碼編號，這個學校的管理、科研、人事、勞資、教學、檔案等各部門都統一使用這個代碼，學校檔案按照這種代碼編制全宗號，可以加強全宗號的專指性，與本單位的其他各項工作使用的代碼保持一致，也是一種方便可行的編號方法。

(2）按學校名稱順序編制全宗號。如淄博師范?？茖W校、淄博市職工大學、淄博教育學院等的順序設置全宗群，在全宗群下，把相同類型的立檔單位按一定的規律有序排列。這種編號方法的優點是符合學校的自然規律。

(3)按全宗進館時的先后順序編制流水號。這種方法的特點是簡便易行，便于掌握，便于統計，但是全宗與全宗之間沒有什幺必然的聯系，同一全宗群的檔案全宗被分割，其它部門也不便掌握，而且學校檔案全宗號的設置通常在檔案進館之前完成，到底誰先誰后進館也很難掌握。

(4)先設立全宗群，然后按進館的先后順序編號。如按學校歷史的長短和進館的先后順序編制全宗號，同時盡可能地保持與學校代碼的一致性，這樣既綜合了以上幾種編號方法的優點，又保持了全宗之間的歷史聯系，適應了學校改革、改組、改制的需要。

3.確定全宗設置方案

在選定編號方法的基礎上，就要根據學校改革、改組、改制情況提出具體的全宗設置方案。

(1)被兼并學校的檔案，檔案館原先并未為其設置全宗號，從兼并之日起，應為其設置新的全宗，兼并之前的原檔案全宗號不變。

（2)由若干個學校合并為一個學校的要分別對待，如幾個較小的學校合并到一個較大學校，使用大學校名稱，其基本職能未變的，自合并之日起，使用大學校的全宗號；如果幾個學校合并組建為另一學校，其基本職能發生變化的，那么自合并之日起所形成的檔案應另設全宗號，合并之前的原檔案全宗號不變。

（3）對于新成立的學校，其檔案應構成新的全宗，設置全宗前，先確定其屬于哪個全宗群，然后按進館順序或成立的時間給定全宗號。

（4）對分離的學校，如果其基本職能和生產關系發生了根本性的變化，則應分立新全宗，如果只是經濟核算體系與母校分離，應保持原來的全宗不變。

(5）股份合作制學校的檔案原則上自改制之日起設立新的檔案全宗。但如果學校整體改制，所屬各學?；颈３植蛔兊模部裳赜门f的全宗號。國有學校與外商實行股份合作的，應由控股方設置檔案全宗。國有學校的部分資產改組為股份制學校的，進入股份制學校的部分，其改組后的檔案應另立全宗。

(6)對于學校引進外資，嫁接改造成為合資學校的。其合資前的全宗號保留，合資后的檔案應另立全宗。

（7)承包租賃的學校，由于只是所有權與經營權的分離，所有權仍歸原產權單位，那么檔案館原檔案全宗設置不變。但承包租賃期間，其經營管理和會計檔案應為承包租賃方所有，可不納入進館范圍。

（8）撤銷、破產、拍賣學校的檔案，產權未變化前，暫由檔案館保存，產權轉讓后，按有關規定，其基建、設備儀器檔案隨產權轉移，其黨群、行政、科研、教學管理、會計檔案應保留在原檔案館，原全宗號作為撤銷單位的全宗號保留。

總之，當前學校檔案的全宗設置比較復雜。隨著社會的發展，不斷會有新情況產生，學校檔案應根據學校改革、改組、改制的實際情況妥善進行全宗設置與劃分，以固定檔案整理體系，更好地適應學校建設發展的需要。

參考文獻：

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