大專院校文秘專業教育淺論

內容摘要：相對于近幾年大專院校文秘專業設置的遍地開花，文秘學生的就業競爭力一直不是很理想。本人認為要提高文秘專業學生的就業競爭力作為教育方針在教學觀念、方法上要實現四個轉變：一、由側行政培養向側商務培養轉變；二、由培養全面發展的秘書向培養專業型秘書轉變；三、由培養事務性服務向培養信息化服務轉變；四、由辦文辦會辦事并重向加強辦事教學轉變。

關鍵詞：文秘專業； 競爭力； 轉變；

近幾年全國各大專院校紛紛設置文秘專業，可相對于文秘專業的遍地開花，文秘學生畢業后的就業競爭力一直不是很理想。雖然從每年各大專院校統計的就業率來看，文秘學生的就業率一直不錯，特別是與一些冷門專業相比，但我們都知道，就業率與就業競爭力是兩個概念。文秘專業學生的就業競爭力不強一方面表現在擔任秘書職位的報酬不高，另一方面表現在文秘學生就業時往往專業不對口，從事營銷、后勤等不對口專業的比例比較高。與此形成鮮明對比的是我國各行各業對秘書的需求一直較大。據《北京青年報》報道,在外企服務公司（FESCO）每年推薦的幾千名外聘員工中，秘書職位需求占總需求量的45%以上，秘書的月薪也從2000元漲到8000元，甚至12000元以上不等。（來源：北青網）為什么文秘專業畢業的學生難以擔當秘書特別是高級秘書的工作？為什么在外企從事文秘工作的大多學的是英語或其它專業?由此可見如何提高文秘專業學生的就業競爭力使之成為“夠格”秘書已經成了當下大專院校文秘專業亟待解決的課題。本人認為要提高文秘專業學生的就業競爭力作為教育方在教學觀念、方法上要實現四個轉變。

一.由側行政培養向側商務培養轉變

根據秘書的工作領域劃分，秘書一般分為行政秘書、商務秘書等，我國傳統的秘書從事的基本是行政輔助工作，所以長期以來，在文秘教學上也比較重視行政素質方面的培養.比如《公文寫作》這門文秘專業的核心課程，無論是教材的選擇還是教學時間的安排，施教方往往把擬寫行政公文作為重頭戲。其實現在的文秘學生畢業后直接進入國家機關、國有或集體事業單位的機會不多，大多數是進入私企工作，很少有機會擬寫行政公文。所以我們在教學上要改變傳統觀念，把文秘專業的學生定位為合格的應用型商務秘書人才。與其它行業秘書比較，商務秘書處于重營利、重競爭、變化無常的商業環境之中，這對其能力素質提出了更高的要求。要想成為一名合格的商務秘書除了要具備基本的秘書專業知識和技能，比如辦公自動化知識、應用文寫作技能等，還要具備較強的語言運用能力、溝通協調能力和人際交往能力，具備良好的心理素質和創新能力、較高的學習應變能力，初步掌握現代管理基礎與國際商務知識。其中創新、應變能力是商務秘書高于行政秘書最核心的能力要求。所以學校在課程設置上應取消《報紙編輯》、《廣告學》等不太實用的課程，把《商務溝通》、《秘書禮儀》、《商務文書》、《國際貿易實務》等旨在培養以上能力的課程納入重點學習課程范疇。

二.由培養全面發展的秘書向培養專業型秘書轉變

文秘專業的學生什么都要學，但什么都學不精或者不要求學精，這是當前文秘教學的無奈現狀，這種現狀是導致科班出身的文秘學生卻在文秘招聘市場上競爭力不強甚至低下的首要原因。現代企業對秘書的要求，更趨向于專業化,而且不同行業的公司也對秘書提出了各自專業知識方面的要求。例如，咨詢、法律等行業，對秘書成熟得體的辦事作風和對信息的攝取整理能力提出了較高要求；通訊、電腦等行業，越來越希望秘書能利用其掌握的這些方面的知識幫助它們解決具體實際問題；而外企對秘書的要求不僅有行業專業知識方面的，而且希望秘書能掌握英語。

所以，學校應該由培養全面發展的秘書向培養專業型秘書轉變。學校在新生進校伊始就應向他們灌輸這樣一個現狀：有專長的秘書更受市場歡迎，而且對秘書的職業發展更有競爭力;同時學校在教學過程中要刺激學生的學精愿望,其中最有效的辦法就是開展各類競賽并鼓勵學生積極參與，比如辦公自動化、秘書形象與禮儀、商務英語口語競賽等。

三.由培養事務性服務向培養信息化服務轉變

隨著科學技術的發展，社會已慢慢進入信息化時代。作為現代秘書，尤其是現代高級秘書，衡量秘書職業能力的主要指標之一是提供優質的信息化服務。而秘書要提供優質的信息化服務需具備三方面的能力：獲得信息的能力、篩選信息的能力和處理運用信息的能力。因此學校要注重秘書信息技能的教學和實訓。學校要求學生掌握的信息技能有兩方面：一是網絡技術。網絡目前是秘書獲得單位和社會信息最方便快捷最有效的途徑，對秘書提高工作效率起著至關重要的作用，所以學校要設法培養文秘學生的網絡意識，提高其運用網絡的能力。二是基本的軟件操作技能。文秘學生必須全面熟練掌握辦公自動化軟件以保證日常辦公事務順利開展，同時還要努力掌握通訊軟件、數據庫軟件等用于管理秘書工作的信息資源。

四.由辦文辦會辦事并重向加強辦事教學轉變

高校秘書理論與實務的教學內容呈現辦文辦會辦事三足鼎立的狀態，但事實是在具體教學中往往側重辦文而忽略辦事，同時把辦事簡單等同于機械化操作和事務性服務，這當然同文書規范易授而事務繁復難教有關，但是如何機巧地處理繁復的事務對走向職場的學生恰恰是非常重要的。那么如何加強教學中的辦事這一塊內容，真正提高文秘學生的辦事能力呢？

首先，應在教學中加強突出實訓環節。辦事能力是在處理具體的事件過程中逐步提高的。文秘專業的應用性極強，實訓教學是從實際到理論，從具體到抽象，從個別到一般的過程，根本目的是化知識為才能，讓學生提早熟悉社會、積累實踐經驗并形成職業能力。

長期以來，由于種種原因人們對秘書專業的性質認識不足，沒有將它當成職業教育而是把它當成學科教育，尤其是在一些本科院校，從理論和概念入手，先抽象后具體，先一般后個別，在教學過程中，以理論知識評價與考核為主要手段培養秘書人才，忽視職業能力的培養。有些高校三、四年的學制竟未安排一次實訓，有些學校雖安排了實訓環節，但放羊式的管理形式大于意義，無法真正提高學生的辦事能力。為了成功實現實訓的教學意義，建議設置文秘專業的學校必須籌建文秘實訓室，同時可采用項目實訓法、案例教學法和情景模擬法等諸如此類的實訓教學方法。

其次，應在辦事教學中著重傳授辦事的藝術。秘書人員要使辦事取得滿意的成效，不僅要使用現代的工具，還需要研究辦事的藝術技巧。有人將秘書工作概括為“秘書工作＝30％藝術十70％技術”，而秘書所需的技術其實不具有非常高的含金量，所以區分秘書工作能力高低的恰恰是這30％的藝術。教學者要運用豐富的案例引導學生學會具體的處事方法。比如作為領導與員工、部門與部門的樞紐，秘書的溝通特別是口頭語言溝通的技巧顯得尤其重要，有時領導普通話不過關，又在電話中指示秘書完成好幾樣任務，為了確保執行任務的準確性，秘書應該怎么做？比如有些客人沒有提前約好，但他直接到公司說找領導談的事很重要，秘書又該怎么做？

再次，要切實地教授學生怎樣做人。做人是辦事的基礎，也可以這么說在現代社會做人就是做事。何況現在的獨生子女在成長過程中本來就存在著做人方面的先天不足，而秘書工作是一項服務工作，兩者的角色銜接勢必充滿磨難。教授學生怎樣做人不是抽象地上幾堂政治、道德課，而應該立足于腳踏實地做人的理念，教授學生從小事、雜事做起。“享有國際聲譽的方法學家、思維學家吳甘霖先生在一次北大總裁班上作了一項調查，請公司老總說出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標準是什么。……而最不受歡迎的員工也有5種，分別是：第一種，找借口的員工；第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計較的員工；第四種，華而不實的員工；第五種，受不得委屈的員工。”（來源：中華考試網）最不受歡迎的員工的標準，恰恰道出了現代企業公司對不腳踏實地、不從小事雜事做起的一般性員工是如何排斥，更別說對這樣的秘書了。隨著現代科技水平的提高，在秘書日常工作中辦文辦會的比重會下降，“打雜”的比重會越來越高。比如，秘書每天早晨一上班，就要幫領導整理辦公室，分發郵件，安排工作日程等等，秘書，無論怎樣高級的秘書，給老板端茶倒水、開門引路都是他（她）的分內之事。一個腳踏實地的秘書讓老板放心、舒心，被委以重任是遲早的事；同時秘書的腳踏實地也可以贏得同事的尊重，為以后工作中與各職能部門、單位個人的溝通協調打下堅實的基礎。

許美麗，浙江紹興文理學院上虞分院教師。