淺談酒店采購內控制度的構建

葉茵

摘要：本文是圍繞建立酒店采購內控制度的有關問題作初步探討。文章定義了采購內控制度是為防止酒店經濟效益在采購環節流失的控制手段的概念，舉例廣州中國大酒店實施采購內控制度取得的經濟效益。文章的重點是通過六大點來詳盡論述酒店如何建立采購內控制度的：(1)明確采購范圍及質量標準。這是采購制度的基礎。(2)確立以招標采購為主，非招標采購為副的采購方式。(3)嚴格把好進貨渠道。選擇合格的供應商。(4)健全采購機構，理順相應的管理體制。(5)注意協調采購部門與其他部門的關系。(6)加強員工培訓。提高業務素質。

關鍵詞：酒店；采購；內部控制；招標；非招標

酒店的一個重要目標是尋求耗費支出與經濟效益的最佳配比，力求以最小的投入贏得最大的回報，而實現這一目標的最好途徑就是成本控制。原材料的價格是成本的重要組成部分，采購價格的高低直接影響到企業的生產成本，在合理的范圍內降低購價是酒店控制成本一項主要的內容，也是降低成本增加競爭力的重要途徑。采購內控制度規范了企業采購標準、操作程序、職責范圍，體現了各司其職、各負其責、互相配合、交叉內控的管理精神，是防止酒店經濟效益在采購環節流失的重要控制手段。

廣州中國大酒店是其中最好的例子。中國大酒店是一家五星級酒店，從開業之初就實行嚴格的采購內控制度，致使企業經營到15年時營業收入超過五十億，利潤超過二十一，利潤率達到40％，開業不到十年已經收回全部投資，中外雙方分配利潤近四億。是廣州地區經營效益較好的酒店之一。

本文從以下幾方面淺談酒店采購內控制度的構建。

一、明確采購范圍及質量標準。這是采購制度的基礎。

國際上通過的做法是按其性質將采購分為三大類：貨物、工程和服務。貨物是指各種物品，包括原材料、產品、設備、器具等；工程是指在地面上下新建、擴建、改造、修建、拆造、修繕或翻新構造物及其所屬設備的行為和改造自然環境的行為，包括建造房屋、改造環境、交通設施等建筑項目；服務是指除貨物和工程以外的任何采購，包括：專業服務、技術服務、咨詢服務、維修、培訓勞務等目前我國的企業對采購的國際分類認識很不足，對將工程列入采購范圍有不同看法。然而，這樣的分類是外國企業在運作多年后，積累經驗總結出來的，應該有一定的科學性、實用性。而我國一貫將工程列入基建項目，與采購分開，沒有實行公開招標的方式，也沒有設立一定的制度來監管。所以間接造成一些干部在基建工程中犯錯誤，甚至觸犯刑法。單從這一點看，將工程列入采購范圍，維護了企業公平公開、公正的管理原則。對企業廉政建設有一定的促進作用。

確定好了采購內容后，就要根據采購的具體內容制定采購的規格標準。俗語說的好“無規矩不成方圓”，將采購內容的質量標準定好，使采購、收貨的行為有章可循，有法可依，杜絕采購程序執行構成中人為、感情等因素的干擾，因此采購標準是采購內控程序實施的基礎，又是重要的控制技術。因為標準有如此重要的作用，所以企業在制定的過程中一定要盡可能地收集詳細資料，深入到使用部門調查，聽取專業技術人員的意見，將采購的質量規格標準定的準確、科學，采購標準一般由表格形式來表示。如下表：

表里的內容要求文字簡練、數字精確，實操性強。

二、確立以招標采購為主，非招標采購為副的采購方式企業采購的凡是可分為兩大類：即招收采購和非招標采購。招標采購是指通過招標的方式，邀請所有潛在的供應商參加投標，采購企業通過某種事先確定并公布的標準，從所有的投標中選出中標供應商，并與之簽訂合同的一種采購形式。招標性采購又可分為競爭性招標采購和限制性招標采購。競爭性招標采購是采購企業公開發布招標公告，邀請所有符合要求的供應商參加投標的一種招標方式。限制性招標采購是指企業不刊登招標公告而直接邀請部分供應商參加投標的一種方式，適用于招標方式的采購范圍包括：工程項目、大批量貨品、長期訂貨、大型機械、固定資產。競爭性招標采購過程應由招標、投標、開標、評標決標及合同授予等階段組成。

非招標采購是指招標以外的采購方式，主要適用于采購項目有時間限制、采購來源單一等采購項目。非招標性采購的主要方式有：詢價采購、競爭性探案采購、單一來源采購，及對采購金額在一定數額下的批量采購和小額采購。詢價采購，也成貨比三家。即企業要向供應商(通常不少于三家)發出詢價單，讓其報價，而后在報價的基礎上進行比較確定中標供應商的一種采購方式；單一來源采購即指沒有競爭的采購，是指達到競爭性招標采購的金額標準，但所采購產品的來源渠道單一或屬專利、首次制造、合同追加、后續維修擴充等特特殊情況的采購；競爭性談判采購是指在緊急情況下，或由于所采購貨物、工程的技術特點、服務性的需要，企業通過與多位供應商判確定最優供應商的一種采購方式。此外，對小額物品或零散物品也可采用批量采購或小額采購方式。

確定采購招標采購與非招標采購的重要標準是采購金額，一般來說，達到一定金額以上的采購項目，采用招標性采購方式；達不到一定金額或有特殊要求的采購采用非招標性采購。從我國目前的采購時間看，應采用以競爭性招標采購方式為主。其他采購方式相配合的采購方式。

三、嚴格把好進貨渠道，選擇合格的供應商

供應商是指在中國境內外注冊的企業、公司及其提供工程、貨物、服務的自讓人和法人。企業的任何采購都必須從合格的供應商出獲得。

按國際慣例，合格的供應商應具備以下條件：

1、具有履行采購合同所需要的專業和技術資格、專業和技術能力、設備和其他物質設施，財力資源、管理能力和經驗、可靠的聲譽及相應的人員。

2、具有設立采購合同的法定權利。

3、未處于無清算能力、財產被接管、破產或停產狀態，其事務目前由法院或司法人員管理，其業務活動未中斷，而且也未因為上述任何情況而稱為法律訴訟的主體。

4、在采購過程中開始前三年內，未發現有違反國家稅收法規及其他經濟法規的違反行為。

5、在采購過程中開始的五年內，其主要負責人或主要職員未有與其職業相關的刑事犯罪或與假設、虛報資格騙取采購合同相關的刑事犯罪，也未受政紀、黨紀處分。

6、認真履行企業的采購政策。如在采購過程中，企業發現供應商在實質性方面提供失實的虛假材料時，應取消其供應商資格，并給予處罰。

由于恰當地選擇供應商是采購成功的關鍵，當確認了合格的供應商后，在做選擇時必須謹慎過細地考慮以下幾點：

1、經濟實力。為了確保企業經營順利經營順利進行，貨物的提供須保持質量、數量和如期送貨的持續性能，這就需要有供應商的經濟實力作保證。詳細地收集其他買主及供應商的資料有助于判斷預想的供應商的財政實力是否因信貸管理不善而造成供貨的困難。

2、地點。為保證質量和數量供應的穩定性，考慮到稅務、運輸、保險和其他有關的附加費用及將來物品的補充有連續供應的能力等問題，在選擇供應商時，寧愿選擇本地而不選遠距離

和國外供應商，但本地沒有貨源的除外。

3、價格。在質量、送貨程序和其他方面與經營需要相吻合的情況下，競爭報價中最低價格的供應商將被選取。

4、保修技術能力。對于日后有保修技術要求或保修服務的產品的采購，供應商的技術能力續杯認真考慮。

在充分考慮到以上基點后，選取合適的供應商，再與其洽談價格。

四、健全采購機構，理順相應的管理體制

要全面推行企業的采購內控制度，必須建立健全的企業采購機構，并理順管理體制，

初步設想，可建立層次分明、責任明晰的企業采購運行機制。

第一層是行政管理層，由總經理或分管的副總經理負責領導，其成員由財務、采購部和各主要的使用部門主管組成，分管的副總經理行政管理小組會議，討論、研究、協調、處使用、采購、付款、倉儲遇到達到問題。檢查、監督各部門、各級管理人員履新操作守則和采購、驗收標準。

第二層是財務部門。借鑒國外經驗并結合我國企業的實際情況，應將財務部作為企業采購管理、監督部門，與其職責范圍相銜接。其職責范圍主要是協助分管領導嚴格監督采購、收貨、倉儲、使用等部門履行職責：每一項貨物的采購，關聯成本、費用與利潤，必須隨時統籌控制：必須集齊、核實采購申請、采購訂單，收貨記錄、發票及其必須附有的憑證，然后按程序核實后才上報審批付款；收貨、倉儲、付款、結算必須按程序簽核，獨立核算操作，各負其責，供應商只能與采購部聯絡，不得隨意進入財務操作部門。

第三層是采購實操部門，包括采購部門和采購使用部門，這兩個部門密切相關。

采購品使用部門的職責是：根據市場的需求定期制定詳盡的購貨清單，包括品種的名稱、產地、規格、數量、質量要求以及具體的使用部門，要貨時間、送貨地點等；定期振人到市場了解所需物品的供應商情和價格，以利于檢查對照采購單價和成控制本費用，達到最好效益；檢查監督參與驗貨人員嚴格履行職責，經常輪換驗收崗位人員。

采購部的職責是，搜集積累各種貨品供應商的資料，定期綜合分析供貨商的職業道德、服務水平、誠信、實力與聲譽等，不斷擇優錄取投標供貨商；采購批量貨物和常年用品必須嚴格執行招標、投標貨比三家，達致公平、公道擇有選定供貨商，按程序核簽審定采購單；檢查監督參與驗貨人員履行職責，發現問題，及時處理。

企業高級行政人員、管理人員、崗位操作人員必須履行職責，實行層級管理，一級管一級，各崗位只向直屬上一級主管負責。非直屬主管和不同部門，不能互相干擾。高級行政人員和各大部門主管不能直接參與指揮部、干預操作人員履行職責。

為維持企業采購、供貨的正常秩序，遵守公平、公開、公道的采購原則，企業所屬各部門、各層級行政管理人員、各崗位操作人員，不得自定供貨商供貨。與實際操作人員、部門主管、高級行政人員有親屬關系的供貨商實行回避制，如發現應終止其合約。

五、注意協調采購部門與其他部門的關系

由于企業的采購制度涉及到經濟利益，難免遇到來自各方面的阻力。因此，企業要實現行規化的采購內控制度，有待于各部門之間的協調和配合，從業務分工看，總經理室、財務部、采購部、收貨部、購買部門都涉及到采購業務。所以，要做好企業的采購工作，就需要這些部門的協調配合。另外，對于商品購買部門來說，由于實行招標、投標、貨比三家等具體做法以及預算編制、財務會計的處理方式，因此，需做好宣傳解釋工作，讓他們理解實行采購內控制度，只是為更好地管理資金、控制成本，而不會改變購買商品的品種選擇權，降低商品的技術標準和數量。由于實行企業采購內控制度，保證了經濟效益和社會效益的統一，取得了價格與質量的最佳性價比，商品購買部門是最大的受益者，特別是實行獨立核算部門。

對于財務部來說，由于企業采購內控制度的運作涉及到預算安排、支出管理等方面的財務業務，因此也需要財務部各方面的協調。如應付帳組，月底把所有已完成的支付憑證及時輸入電腦待總賬出報表，對其所屬匯集科目進行分析調整找出其應付未付的原因，并加以說明，使采購運作更暢順。

六、加強員工培訓。提高業務素質

采購是一項復雜的工作，招標、投標是一種專業性較強的管理方式，因此，要求從事采購的工作人員既要有扎實的專業知識，又要有很強的業務操作能力。為使企業采購工作能順利開展，就能加強對采購管理人員的培訓使其提高素質，勝任工作。

隨著科技的進步，電腦網絡的廣泛應用，采購人員要加強電腦技術的培訓，以配合企業監控、計量、運作等設施的應用，切實加強和運用電腦管理。由于收貨監控、資料操作全面電腦化，電腦庫存資料需要嚴格保密，應加強從業人員保密守則的培訓，嚴格要求有關人員不能將企業未公開的采購資料及相關的采購政策外泄。

企業的人力資源部門負責有關的培訓，盡可能的招聘良好素質的采購人員，以配合各部門定期實施采購、收貨、倉儲崗位人員在其部門內部的正常輪崗。