淺述ERP中的銷售管理

李春奇

[摘 要]本文從客戶、價格、信用、銷售過程管理及權限管理方面淺述了企業ERP管理中銷售分銷模塊的功能應用，整體介紹ERP的銷售管理職能。

[關鍵詞]ERP 客戶 信用 價格 訂單

ERP是Enterprise Resource Planning 的縮寫，中文譯作企業資源計劃，是一種企業軟件管理系統，在ERP系統中，銷售管理的職能是由銷售與分銷模塊（英文Sales and Distribution ，簡稱SD模塊）為核心來完成的。本文以中石化滄州分公司為例，從客戶、價格、信用、銷售過程管理以及權限方面出發，淺述集中服務器企業SD模塊如何實現銷售管理和控制功能。

一、客戶管理

ERP系統中銷售管理的思想是從客戶需要出發來規劃企業的生產經營活動，完整的客戶信息不僅是銷售活動的需要，而且是企業全部生產經營活動的需要。每一個客戶的信息以客戶檔案的形式存在，在ERP系統中稱為客戶主數據，包括一般數據、公司代碼數據和銷售區域數據。一般數據包括：客戶代碼、客戶名稱、地址電話、稅務代碼、銀行信息、地區市場等基本信息，這些信息與金稅發票集成作為開具銷售發票的信息。一般數據在中石化ERP系統是唯一的。公司代碼數據則是基于分公司自身業務要求的信息，包括統馭科目、現金管理組、付款條件、往來單位屬性等相關財務信息。銷售區域數據是維護銷售組織下特定信息，包括銷售地區、售達方、收票方、付款方與送達方等相關信息。通過三方面視圖來管理客戶信息，既可以保證中石化客戶代碼的唯一性，也可實現分公司下對同一客戶實行差異化管理。正是由于客戶主數據的這些要求，一般在客戶準入必須提供相關資質信息，如稅務登記證、法人營業執照、組織機構代碼證和開戶銀行信息等相關證件，這樣在一定程度上杜絕了與不具備資質的客戶發生業務關系，規避了一定的經營風險，保證了經營的合法與合規。

二、信用管理

在一定程度上，信用的風險是銷售管理中最大的風險。信用的管理在ERP系統中通過信用主數據來實現，針對不同的客戶在一定信貸范圍內可以給予客戶一定的信貸限額。同時設定下次復查日期為信用有效期。根據公司銷售政策的不同，可以給予不同客戶一定的信用額度。如采取賒銷的客戶，在信用額度范圍內可以先發貨后付款；而對于風險較大的客戶，則信用額度完全設置為零，也就是說必須貨到付款。在中石化滄州分公司SD模塊中，一般在銷售訂單中啟用客戶信用檢查。對超過信用額度的客戶在ERP系統中根本不能完成銷售訂單。這樣業務也就不可能進行下去，從而有效規避貨物發出，而貨款不能收回的風險。

三、價格管理

價格管理在ERP系統中通過價格主數據來實現，價格主數據ERP中用條件類型表示，用于存儲產品銷售的價格、折扣、裝車費、管輸費、過衡費、租賃費等。一般情況下，價格主數據的管理由專人負責負責，須按相關定價文件在系統中維護價格主數據，ERP線上價格主數據與線下審批文件要一致。對于過期的價格主數據在ERP系統中及時做刪除標記，這就保證價格執行的有效性與及時性。同時，ERP系統中對同一條件類型給出多種不同的定價方式，可通過關鍵字組合來實現，如可以針對不同客戶定價，可以針對不同裝運條件條件定價，也可以針對不同銷售單據類型來定價，這在一定程度上保證了定價的靈活性，也保證了銷售政策的靈活性。

四、銷售過程管理

一項完整銷售過程一般包括銷售合同、銷售訂單、發貨及開票等環節，前一過程是后一過程的基礎和條件。各環節相互關聯，這些憑證都記錄了銷售事件的各種事務，通過ERP系統可以看到完整的憑證流。

銷售管理是從產品的銷售計劃開始，是對其銷售產品、銷售數量和銷售客戶等信息的管理，一般認為銷售合同為中長期銷售計劃，而銷售訂單為短期銷售計劃。以中國石化滄州分公司為例，銷售合同有長期合同和短期合同。長期合同一般為年度銷售計劃，而短期合同一般規定一個月有效。訂單一般是當日有效，根據業務實際也可擴大有效期限，但是一般不能超過一個月。在合同管理上要求ERP合同和線下紙制合同一一對應，在簽紙制合同的合同在ERP系統中同步創建銷售合同。

銷售訂單中一般包括客戶名稱、銷售數量、銷售價格及有效期等信息。銷售訂單輸入的同時，也是對訂單逐步確認的過程。一般情況下，在創建訂單時候自動根據價格主數據執行定價并檢查客戶信用，訂單中定價日期與實際銷售業務發生日期要相符。另外，銷售分銷模塊提供了不同銷售訂單類型，如合同訂單、零星訂單、寄售訂單、代保管訂單及退貨訂單等，這就滿足了不同業務的需要。

銷售訂單確認后，就進入了發貨階段。發貨單是產品發運計劃，貨物發出后需要倉儲人員在ERP系統中發貨過賬，以確認貨物移動，發貨過賬后，自動產生物料憑證，更新庫存數量，銷售貨物庫存減少，銷售成本增加，實現與物料管理和財務管理的集成。

貨物發出并過賬后，根據實際情況必須開具銷售發票。開具發票的過程也是銷售收入形成的過程，開票同時自動過賬到財務會計，作為財務清帳和后續處理的依據，實現與財務管理的集成。開票人員在ERP系統中開具電子發票后，然后導出文本到金稅系統，生成金稅發票，有效地實現了ERP系統與金稅系統的結合和統一。

五、報表管理

在ERP系統中為銷售管理提供了各種客制化報表，即企業可根據自身需求定制各種報表。如生產企業出廠日報表，生產企業銷售日報表，生產企業運輸方式統計報表以及合同、訂單、發票清單等各種報表。通過這些報表，可以查詢一定時間范圍內的銷售數量、銷售額、價格、運輸方式等各種信息，這些報表直觀明了，便于銷售統計和分析，可以有力地為銷售決策提供數據支持。

六、權限管理

對于銷售分銷模塊中不同權限或身份的用戶，可以在ERP系統中相應配置不同的權限。銷售分銷模塊權限包括價格主數據、客戶主數據、合同、訂單、發貨、開票的權限等，基于實際業務需要可根據不同用戶管理權限的不同在ERP系統中分別配置不同的權限。如銷售計劃人員可以給予銷售合同和訂單的權限，倉庫發貨員需給予發貨的權限，而開票員則需要給予開票的權限。對于合同、訂單的審批權限也可分別賦予不同的人。同時，基于權限不相容管理原則，不要配置某個用戶過大的權限，如一個用戶同時具有主數據創建及合同、訂單、發貨及開票的權限，這樣整個銷售過程可以單獨一個人完成，存在較大的銷售風險。