人事檔案的功能拓展

社會競爭日趨激烈，如何使人事檔案更好地為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、加速人才培養(yǎng)、合理配置人力資源服好務(wù)？筆者認(rèn)為，應(yīng)做到強(qiáng)化一個管理體制，處理好兩種關(guān)系，實(shí)現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，開發(fā)多種利用方式。

一、以強(qiáng)化人事檔案管理體制為基礎(chǔ)，加強(qiáng)人事檔案的管理力度

強(qiáng)化人事檔案的管理體制，將人事檔案工作列入人事工作規(guī)劃，有專門的分管領(lǐng)導(dǎo)和專職工作人員，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度規(guī)劃，明確工作重點(diǎn)，監(jiān)理目標(biāo)責(zé)任。努力改善保管條件，將檔案鐵柜、各種整檔工具等必需設(shè)備列入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開支，從人、財、物上盡量創(chuàng)造條件。同時還可以考慮和人才交流中心聯(lián)系，把部門聘用人員的人事檔案納入人事部門管理規(guī)劃，以有利于統(tǒng)一管理和使用好聘用人員。

二、以處理好兩種關(guān)系為手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案的科學(xué)利用

1.處理好人事檔案保密和利用之間的關(guān)系。有人認(rèn)為，人事檔案具有保密性，須在一定范圍內(nèi)保管，所以不能主動開展利用工作。這種認(rèn)識是片面的，實(shí)際上只要遵循相關(guān)原則和紀(jì)律，利用和保密并不矛盾。

2.處理好人事檔案工作和其他日常人事工作之間的關(guān)系。其他日常人事工作包括干部任免、調(diào)配，工資調(diào)整，干部考核和培訓(xùn)、干部統(tǒng)計(jì)工作等。人事工作頭緒眾多，一忙起來就可能把檔案工作忘掉，實(shí)際工作中應(yīng)強(qiáng)化兩者依存、互相促進(jìn)的關(guān)系。人事檔案工作是人事工作的基礎(chǔ)，如作文書或內(nèi)勤工作，可以為檔案工作提供數(shù)據(jù)和資料，如做干部年報統(tǒng)計(jì)工作，可以結(jié)合檔案統(tǒng)計(jì)工作。只要分清主次，妥善安排，加強(qiáng)工作的計(jì)劃性，完全可以處理好兩者之間的工作關(guān)系。

三、以實(shí)現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變?yōu)槟康模卣谷耸聶n案的服務(wù)功能

1.變傳統(tǒng)等客上門“守攤式”服務(wù)為“開發(fā)式”的介紹服務(wù)。從過去忽視檔案利用，轉(zhuǎn)變?yōu)闃淞⑷耸聶n案利用的“受眾”意識，重視研究人事檔案用戶的需求。

在確保保密的原則下，變被動為主動，以積極開發(fā)、主動服務(wù)的方式提供信息資源。向檔案利用者主動介紹被查閱者的基本情況和特征，為利用者詳細(xì)掌握第一手材料服務(wù)。同時，人事檔案工作中也要對人事檔案的用戶進(jìn)行研究，以了解人事檔案的利用情況。可采取當(dāng)面咨詢、訪談、發(fā)放征求意見表的形式了解其對利用服務(wù)工作的評價、意見和要求，研究他們提出的建議，明確利用重點(diǎn)，查閱者中最需要知道的是哪些方面，單獨(dú)將用戶利用率高的材料整理出來，提高檔案利用率。

2.從單純提供檔案原件的低層次利用，轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫ㄈ瞬排囵B(yǎng)規(guī)劃的高層次利用。

一般來說，人事檔案的利用大都是提供原件查閱或借閱，這種方式顯然是低層次、膚淺的。實(shí)際工作中需要轉(zhuǎn)變利用方式，以人事檔案為基礎(chǔ)制定人才培養(yǎng)規(guī)劃，從宏觀角度綜合利用人事檔案。

人才的選拔培養(yǎng)，主要是指根據(jù)各級領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)的需要，有計(jì)劃地對預(yù)訂職位目標(biāo)的人選進(jìn)行挑選和培養(yǎng)，從而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子成員順利實(shí)行新老交替。選拔和培養(yǎng)人才的最終目標(biāo)是選準(zhǔn)人、用好人，如何用好作風(fēng)選人，選作風(fēng)好的人呢？這需要制定合理的人才培養(yǎng)規(guī)劃。

人才的選拔培養(yǎng)，不僅要重視人員已有的表現(xiàn)，更重要的是選擇其發(fā)展的可能性。要做到這一點(diǎn)，除了注意及時掌握人員的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況外，還必須充分利用人事檔案，全面、歷史地了解人員的情況，為發(fā)現(xiàn)人才和正確、合理、適時地使用人才打好基礎(chǔ)。

利用人事檔案為人才的選拔和培養(yǎng)服務(wù)，有下列優(yōu)勢：一是有助于了解選拔和培養(yǎng)對象的基本情況，從中發(fā)現(xiàn)和選拔有用的專門人才；二是有助于了解選拔和培養(yǎng)對象的政治表現(xiàn)情況。了解其一貫的政治立場和政治方向，從歷史的角度對選拔和培養(yǎng)對象的“德”進(jìn)行審查；三是有助于了解選拔和培養(yǎng)對象的專業(yè)特長和學(xué)識水平。學(xué)歷證明、科研成果記載、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表等業(yè)務(wù)材料，能大致反映出一個人的專業(yè)特長和專業(yè)水平，在選拔各類專門人才時，弄清每個人的專業(yè)特點(diǎn)，以利于在人才的使用上做到用其所長；四是有助于確定人才的培養(yǎng)方向。根據(jù)選拔和培養(yǎng)對象的工作經(jīng)歷、任職情況、專業(yè)特長、工作成果和各個時期的組織鑒定、考察材料，結(jié)合其現(xiàn)實(shí)工作表現(xiàn)特點(diǎn)進(jìn)行綜合分析，確定選拔和培養(yǎng)對象適合干什么工作，宜與向什么目標(biāo)發(fā)展，從而明確人才的培養(yǎng)方向，避免人才培養(yǎng)和使用工作中的盲目性；五是有助于制定人才培養(yǎng)規(guī)劃。可以堆人才的結(jié)構(gòu)狀況、年齡狀況、學(xué)歷情況進(jìn)行分析，制定人才培養(yǎng)規(guī)劃。用其所長，確定人才適合何種崗位，適宜于向和方向發(fā)展，加強(qiáng)人才培養(yǎng)的針對性。

四、開發(fā)多種利用方式，開發(fā)人事檔案的功能

1.開展人事檔案編研工作，從人事檔案中獲取和挖掘有關(guān)人事信息，編制成一定形式的信息資料，在一定范圍內(nèi)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參考。如編寫干部任免索引和有關(guān)組織史資料，填寫人事信息卡片，撰寫職工生平材料等。

2.采用電子計(jì)算機(jī)檢索，將職工的年齡、學(xué)歷、參加工作時間、任職時間、工資狀況等人事檔案基本信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)輸入，在需要時調(diào)查查閱，這樣不必查閱人事檔案的原件，就可以更快捷、更迅速開發(fā)人事檔案信息資源。這種方式既可以提高工作效率，又可以盡量減少檔案原件的使用次數(shù)，有效保管原始檔案。

3.在遵循保密性原則的基礎(chǔ)上，在內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布一些相關(guān)的人事信息。如發(fā)布獲得主要獎項(xiàng)的人員的論文、成果和作品，坐著的基本情況，以及介紹作出重要貢獻(xiàn)人物的事跡。

4.采用機(jī)讀縮微膠片，將人事檔案材料通過縮微拍攝在膠片上，借助閱讀機(jī)，進(jìn)行閱讀，既延長了檔案材料的保存壽命，又提高了檔案的利用效率。