不斷提高綜合素質 細化辦公文件管理

眾所周知，辦公室是一個單位的中樞部門，職能繁雜，工作量非常大。辦公室的職能能否充分發揮，直接關系到機關能否正常運轉，關系到單位的形象和聲譽，關系到一個單位工作的全局，這就要求辦公室工作人員必須與時俱進，努力提高自身素質，才能更好地發揮參謀助手和后勤保障作用。

一、加強學習，提高自身素質

面對嚴峻的競爭形勢，辦公室工作人員必須與時俱進，努力掌握科學理論和現代辦公手段，從單純“一元型”工作人員向“多元型”工作人員轉化，適應工作的開展需要。一是要不斷加強政治理論學習，堅定正確的政治方向，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，運用辯證唯物主義的立場、觀點和方法，研究新情況，解決新問題，增強政治的敏感性。二是注重基礎業務知識學習，加強文學理論、寫作知識的學習，不斷提高文學寫作水平和公文寫作能力；同時還要注重學習，使自己真正成為業務強的、能勝任本職工作的行家里手。三是重視綜合技能培訓。隨著辦公室工作自動化、信息化、系統化的不斷加快，辦公室人員要不斷加強專業技能的培訓和學習，努力做到一專多能、樣樣精通，提高綜合素質。

二、牢固樹立大局意識、服務意識、責任意識

首先要樹立大局意識。要站在全局的高度去思考問題，從全局出發，為大局著想，服從服務于大局，要始終圍繞單位的中心工作開展工作。

其次是樹立服務意識。服務是辦公室的主要工作，是辦公室工作的出發點和立足點，要把服務貫穿與辦公室工作的各個方面和各項工作的全過程。要不斷在創新服務方式，提高服務效率上下工夫，將被動服務轉為主動服務，把服務貫穿與辦文、辦事、辦會的日常工作之中。要從領導的批評和大家的期待中看到差距、改進工作、改進作風，不斷的強化服務意識，發揚愛崗敬業、無私奉獻精神，推動各項工作的順利進行。

再次是樹立責任意識。要養成認真、負責的工作態度，在細微之處見真功夫，在工作上做到事事有回音，件件有落實。出現問題要敢于面對，不推諉、不搪塞，有錯必糾、知錯必改。

三、時刻進行換位思考 發揮參謀助手作用

雖然辦公室工作人員不直接參與政務決策，但其工作質量的高低對政務決策有著至關重要的影響。

辦公室工作人員要在勤奮工作的同時，要講究方法和技巧，要注意換位思考，站在領導的高度和角度觀察、分析和思考問題，增強參謀意見的可行性。要努力提高自己的口頭和書面表達能力，力求客觀性、時效性、概括性和邏輯性相統一，做到謙遜委婉、言簡意賅、一語中的。文風要篇幅簡短、文筆樸實、內涵明確、行文暢通；口頭表達要做到語言規范、中心突出、毫不羅嗦，要根據服務對象的個性特點和服務內容涉及不同的語言表達方式。要練就善于駕馭各種復雜關系的本領，協助領導協調各方面的關系，形成合力，保證中心工作的落實和工作目標的實現。在工作中，更要注意相互尊重，抓好日常的協調，工作上遇到不順利的時候，要沉著冷靜、不急不躁，善于做耐心細致的溝通工作，達到互相配合，完成任務的目的。

辦公室工作千頭萬緒，工作內容十分繁雜，作為一名現代化辦公室的工作人員必須在工作中尋求突破、創新，做到熱情、周到、優質、高效的服務，并具備甘于清苦、勇于奉獻、勤于磨煉的精神，努力營造辦公室爭先創優、團結協作、無私奉獻的和諧局面

四、公文管理要做到明確、細致、調理清晰

1.要充分發揮計算機及相應辦公軟件的作用

在計算機普及的今天，利用合適的計算機軟件對公文進行信息化管理，無疑會大幅度提高工作效率、降低工作強度。目前網絡上可以查到多款公文處理類軟件，這些軟件各有所長，關鍵是要選擇適合本單位使用的產品。利用軟件進行收文、行文登記、歸檔，無疑會事半功倍，大大提高工作效率。

2.建立公文保管規則

做辦公室工作尤其容易把時間浪費在查找東西上面。在實際工作中，我們也常會看到有的工作人員把文件柜的資料全部翻出來，前后翻過多少遍，也不一定能找到所需文件，既浪費時間又耗費精力。能迅速找到所需文件，體現了一個人良好的工作素質。各種文件按一定規則存放，預先支出的是一小點時間，最終卻能為我們養成這種良好的工作習慣。由于使用了檔案管理軟件，入檔文件不需要再像以前那樣分類保存，所有文件只需按收（行）文序號統一排序。在查找文件時，首先通過計算機軟件按條件查到所需文件，通過該文件的收（行）文序號查看收（行）文登記簿，通過簽字查看該文件時否存放在本部門。如果存放在本部門，再根據收（行）文序號即能迅速找到紙質文件。

如果領導要我們找一份文件，而我們既找不出又不能說明這份文件由哪個部門保管，這是一件很尷尬的事。大部分單位日常文件的傳遞是以簽字為依據的，但在實際工作中發現，有的單位由于工作繁忙，把一些必要的環節省略了，造成責任不清，久而久之，后患無窮。在利用軟件管理公文過程中，做到每次傳遞、借用都有記錄，填寫一次記錄不過幾秒鐘的時間，卻避免了將來找尋文件時浪費時間。

3.抓好文件精神的落實與檢查

辦公室必須緊密圍繞單位中心工作，突出重點，強化服務，健全工作機制，積極推進工作制度化、規范化，及時將重要文件、會議、部署分解立項，落實具體承辦部門，明確責任和具體要求，定期或不定期地進行督查通報。對領導批示查辦的事項，做到“批必查、查畢果、果必報”。各項工作項項有人抓、件件有落實，形成相互銜接、相互促進、齊抓共管的良好氛圍，保證領導與部門之間、部門與部門之間、上下級之間信息渠道的暢通和及時有效的銜接。