高校數(shù)字化檔案館建設(shè)初探

摘要：如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館，使之形成科學(xué)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的一個重要問題，數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時代的要求，又要充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，那種想直接建立在信息高速公路上，從檔案接收開始就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的構(gòu)想不符合我國的實(shí)際，還會對檔案館原有的檔案信息資源形成浪費(fèi)，是不可取的。必須從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館同時開展數(shù)字化工作兩條腿走路的方針來構(gòu)建數(shù)字化檔案館，才是切實(shí)可行的。本文首先分析在信息技術(shù)發(fā)展大背景下，高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性與可能性，進(jìn)而提出在檔案館建設(shè)過程中圍繞目標(biāo)與功能定位、實(shí)施步驟及關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)等方面應(yīng)注重的幾項(xiàng)工作。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 數(shù)字化 檔案館建設(shè)

在知識經(jīng)濟(jì)時代，知識將視同物質(zhì)和能源成為未來社會的最主要資源之一，它決定著一個國家的盛衰和民族的存亡。檔案館是信息資源的聚集地，特別是高校檔案館，其集中了教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、外事、黨政管理、基本建設(shè)等各種門類的信息資源，在我國的教育事業(yè)乃至知識經(jīng)濟(jì)格局中都有著重要的地位。高校檔案部門作為一個信息服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)。

所謂“數(shù)字化檔案館”是指以數(shù)字資源主要采集對象，實(shí)施檔案的數(shù)字化存儲、管理、維護(hù)及提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、利用服務(wù)，并架構(gòu)于一個完整的標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的檔案館。它是傳統(tǒng)檔案館的延伸，是傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代化信息技術(shù)獲得自身發(fā)展的產(chǎn)物。只有實(shí)現(xiàn)信息存儲數(shù)字化、信息資源共享化、信息傳播網(wǎng)絡(luò)化及提供利用多元化，才能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、必要性與可能性

1.必要性

實(shí)體檔案館在發(fā)展過程因自身固有特性的原因遇到難以回避的問題：

庫存空間不足，需要探求新的存儲技術(shù)；

查找利用困難，效率低下，需要尋求新的提供利用手段；

原件利用頻繁，易損毀，需要在提供利用與保護(hù)原件之間尋求平衡點(diǎn)；

各機(jī)構(gòu)形成了大量電子文件，檔案館需要對其進(jìn)行有效的管理與控制。

我校檔案館在整個學(xué)校工作中的地位是校史校情的宣傳、展覽，教學(xué)、科研成果的展示，學(xué)生信息的提供等，是展示學(xué)?，F(xiàn)代化管理的一個窗口。要創(chuàng)建優(yōu)勢明顯、特色鮮明的國內(nèi)知名大學(xué)，不僅要求教學(xué)、科研一流，服務(wù)、保障也應(yīng)是一流的，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是知名大學(xué)創(chuàng)建過程中必不可少的一環(huán)。與學(xué)校的其他服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，我校的檔案館建設(shè)相對滯后，由于檔案館建設(shè)的滯后性，已經(jīng)或有可能造成危害或不良后果。隨著學(xué)生規(guī)模和教學(xué)、科研業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量也急病劇嗇，對大量的文書、教學(xué)、科研、基建檔案實(shí)行數(shù)字化管理成為必然。實(shí)踐表明，這對節(jié)省檔案存放空間，提高檔案查找、檢索、復(fù)印效率，實(shí)現(xiàn)資源共享以提供教學(xué)、科研、服務(wù)師生應(yīng)用等，都起到了積極作用。國內(nèi)一些知名品牌大學(xué)檔案館建設(shè)已初有成效，全國很多一流高校在“十一五”期間建設(shè)了數(shù)字化檔案館，也有很多高校將數(shù)字化檔案建設(shè)納入了“十二五規(guī)劃”如：北京大學(xué)：將其館藏檔案進(jìn)行了數(shù)字化，并在網(wǎng)上公布，起到了宣傳校史校情的良好效果；浙江大學(xué)：多媒體檔案數(shù)據(jù)庫已經(jīng)建立，并可提供網(wǎng)上查詢利用。浙江工業(yè)大學(xué)：數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)開展，在其“十二五”規(guī)劃中，數(shù)字化建設(shè)是其主要內(nèi)容。

2.對于我院數(shù)字化檔案館建設(shè)的可能性做以下幾點(diǎn)陳述：

檔案館自身建設(shè)具有了一定的基礎(chǔ)；

學(xué)校整體數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供了良好的條件；

省內(nèi)其他學(xué)校在數(shù)字化檔案館建設(shè)中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，可為我校建設(shè)所借鑒；

數(shù)字化檔案館建設(shè)是檔案界探討的一個熱點(diǎn)問題，在國內(nèi)外均有成功的案例，并逐步形成了系統(tǒng)的理論。

二、建設(shè)目標(biāo)與功能定位

總體目標(biāo)：通過數(shù)字化檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案館管理的現(xiàn)代化、服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、信息的開放化，使檔案館成為學(xué)校對內(nèi)服務(wù)、對外宣傳的一個窗口。建設(shè)多媒體檔案信息資源管理系統(tǒng)，并開發(fā)利用好系統(tǒng)的各項(xiàng)應(yīng)用功能。

具體目標(biāo)如下：

館藏資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)對珍貴檔案的保護(hù)。

提供利用網(wǎng)絡(luò)化。建立檔案主頁和服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)在校園網(wǎng)內(nèi)（或Internet）上相關(guān)檔案信息的時時查詢與利用。

電子文件管理系統(tǒng)建立，實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上接收與全文管理，建立檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。

三、建設(shè)步驟

1.硬件設(shè)施的投入

建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先需要相應(yīng)合理軟硬件資金投入，在先期調(diào)研的基礎(chǔ)上，選擇性能和價(jià)格比相對高的產(chǎn)品，合理配置相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)的相互共享，在硬件方面包括：

數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備：主要有掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、縮微設(shè)備；

數(shù)字化存儲設(shè)備：主要有光盤塔、磁盤陣列或磁帶庫；

接收、查詢利用設(shè)備：主要有服務(wù)器、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)輔助設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端。

2.館藏檔案數(shù)字化

在進(jìn)行必要的硬件投入之后，從理論上講，可以開始進(jìn)行館藏資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但考慮到成本效益問題，應(yīng)該分步驟進(jìn)行，具體來講可從以下幾個步驟入手：

（1）數(shù)字化對象的鑒選

即哪些檔案優(yōu)先數(shù)字化，一般來說，珍貴的檔案、利用率較高的檔案應(yīng)作為數(shù)字化的首選，同時，那些對宣傳校史校情有重要作用的圖片，也應(yīng)該優(yōu)先數(shù)字化。

（2）數(shù)字化轉(zhuǎn)換

即通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換過程中，應(yīng)從利用的角度考慮分辨率的問題。

（3）數(shù)字化存儲

這涉及兩個問題，一是經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案以什么格式進(jìn)行存儲，是圖像格式還是文本格式；二是對經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案進(jìn)行著錄，采用什么方式進(jìn)行著錄，是MARC格式、HTML格式還是XML格式。

在檔案數(shù)字化過程中，充分結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)中的現(xiàn)狀與問題注重檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)工作流程的優(yōu)化。

館藏資源數(shù)字化之后，如果不進(jìn)行有效的管理、建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，那么數(shù)字化也就失去了意義。應(yīng)該說，館藏資源的數(shù)字化與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立應(yīng)該是同步的。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括兩部分：一是數(shù)據(jù)庫，二是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

由于學(xué)校檔案類型的多樣性，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，就必須建立多種數(shù)據(jù)庫，如：教師科研成果數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績數(shù)據(jù)庫、人事數(shù)據(jù)庫、基建、設(shè)備數(shù)據(jù)庫等。這些數(shù)據(jù)庫應(yīng)考慮到與原有數(shù)據(jù)庫的兼容問題。

在選擇數(shù)據(jù)庫軟件的過程中，應(yīng)考慮到學(xué)校自身的狀況，先進(jìn)性和適用性相結(jié)合，對一些數(shù)據(jù)量較大的數(shù)字化檔案應(yīng)避免如FOXBASE等小型數(shù)據(jù)庫。同時開發(fā)專用軟件，實(shí)現(xiàn)軟件技術(shù)同步發(fā)展。

四、建設(shè)關(guān)鍵、難點(diǎn)與前瞻

在完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，選擇何種存儲格式，將成為一個難點(diǎn)，需要論證。特別是在后期電子文件接收系統(tǒng)建立、完善后，如何將原有的可能是圖像的格式與后來的文本格式進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，并且不會造成利用上的障礙，可能是在數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中需要注意的一個問題。

由于學(xué)校檔案可能涉及隱私問題、著作權(quán)問題等法律問題，因而必須在安全保密問題上采取有效措施，利用權(quán)限控制是一個可以采取的手段，但在學(xué)校范圍內(nèi)，這種手段仍有可能失控。

系統(tǒng)建設(shè)的成敗關(guān)系整個數(shù)字化建設(shè)的成敗，在系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)多方取長補(bǔ)短，注意與學(xué)校已有系統(tǒng)的結(jié)合，可與軟件公司合作開發(fā)，重要的是培養(yǎng)自身的系統(tǒng)建設(shè)人才。

目前的大部分?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)普遍注重的是業(yè)務(wù)層面的整理功能，利用功能則主要表現(xiàn)在在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計(jì)算機(jī)上，這樣的數(shù)字檔案系統(tǒng)只能算是檔案輔助整理系統(tǒng)。在后期的工程中，應(yīng)著重使數(shù)字檔案系統(tǒng)成為檔案專家系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)和分析的功能，開拓更為專業(yè)、有效、簡便、迅捷的查詢和利用手段，提升數(shù)字檔案館的整體水平。

小結(jié)

數(shù)字化檔案館是檔案館發(fā)展的方向，是科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)發(fā)展對檔案管理的要求。數(shù)字化檔案館建設(shè)勢在必行。高校有基礎(chǔ)、有能力走在全國數(shù)字化檔案館建設(shè)的前列，要充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢，做好數(shù)字化建設(shè)工作，為學(xué)校發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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作者簡介：

鐘立揚(yáng)，浙江傳媒學(xué)院綜合檔案室副主任，館員。