高校教務檔案管理的作用與改進措施分析

李樹國

摘 要：在新時代的大背景下，我國社會發展取得了巨大的成就，信息技術飛速發展影響了社會各個領域，改變了人們傳統的生產生活方式。當前高校教務檔案管理工作存在較多問題，應打破傳統的管理方式，積極應用新技術與新理念，提高了高校檔案管理的信息化水平。

關鍵詞：教務檔案管理;高校;改進;作用

一、高校教務檔案管理的作用

高校教務檔案管理工作是高校的管理工作的重要內容，記錄高校發展進程和教學變革，對于高校的發展有著重要意義。高校教務檔案管理的作用主要體現在以下五個方面，即為高校管理層提供了依據和保障、對教學管理起到支撐作用、有查考憑證的功能、有學習資料的功能、有支撐服務功能，其重要性如下所述：

1.為高校管理層提供了依據和保障

在高校的管理工作中，教務檔案管理發揮著重要作用，能夠將教學管理工作詳細記錄下來，將高校全部檔案納入到一個系統中，能夠為管理人員、教師和學生的管理工作提供可靠的依據，對于高校管理層來說具有政策性、指導性的指導。高校教務檔案管理工作能夠讓高校管理者對高校的整體情況有清晰的認識，能夠全面反映校內的教學狀況，在高校管理工作中能夠有效避免盲目的決策行為的發生。因此，應加強高校教務檔案管理的科學性，綜合分析教務檔案的各個子系統，為高校管理層提供可靠的依據，保證決策的科學性與合理性。

2.對教學管理起到支撐作用

高校管理活動的核心是教學管理，而教務檔案管理是所有管理工作的基礎，其最終目的是為了保證教學任務的順利進行。盡管高校教務檔案管理工作比較繁瑣，但是工作內容并不復雜。高校教務檔案管理能夠提供學校檔案管理信息，包括教學評估、學校的行政管理以及科研等。教務檔案將某一時段的教學質量詳細記錄并保存下來，包括學生、社會所反饋的信息等，科學的教務檔案管理工作能夠反映某一時段的教學質量，對教學工作進行監督與檢查，能夠反映教學工作的不足之處，對教育工作進行科學的評估，能夠提高高校管理的工作水平，保證教學質量的穩步提高。

3.有查考憑證的功能

高校教務檔案也記錄了高校發展歷史，其內容具有原始性，跟其他的資料相比記錄的內容更加的完善豐富，有著其它資料沒有的作用。高校教務檔案管理能夠為學生提供成績單以及高考錄取名冊，包括本校考研學生、就職學生以及出國留學的學生。還能提供學籍學歷認證方面的服務，這是針對畢業學生來說的。教務人員在檔案管理工作中要了解學校理念的教育教學管理規律，全面認識歷年的任課情況、教學情況以及學生的學習情況，探索從事相關的教學研究、起草的相關材料等，要多對教務檔案進行查閱，這反映了高校教務檔案的查考憑證功能。

4.有學習資料的功能

高校教務檔案管理人員往往有著多年的管理經驗，才能將管理工作做到高效率、高質量，這離不開教育管理方面的資料和經驗。在高校教務檔案管理工作中，教務人員應借鑒和學習教務檔案之中的材料，不斷的完善和改進管理工作，多與其他學校教務人員進行交流，分享管理經驗和管理方式，找出自身管理工作的不足之處，將優秀的管理經驗化為己用。管理人員發生人員變動后，通過翻閱教務檔案能夠保證管理工作的連續性，讓新來的管理人員能夠快速掌握管理方式，汲取有效的管理經驗，合理制定教學任務，安排教學活動，提高自己的業務水平，保證了高校教務檔案管理的質量。

5.有支撐服務功能

完整的教務檔案對于高校的建設發展有著重要意義，體現在文化建設、科研、教學、黨政管理以及設施建設等方面，是其他管理工作無法替代的。高校教務檔案管理人員應結合高校實際情況，從管理工作的出發點入手，落實教務檔案管理管理，加強教務檔案的管理，能夠對自身進行審視，進而找出存在的問題并予以改正。同時，還能夠全面反映高校的發展歷程，總結高校的發展特色，了解高校取得的榮譽和成就。

二、高校教務檔案管理的改進措施

1.增強檔案管理人員的專業水平和管理意識。高校在檔案管理方面不夠重視，多安排非專業人員負責該工作，沒有安全專門的檔案管理人員，對業務不精通。由于工作人員對于教務檔案管理新技術的了解非常少，且其管理方式沿用了傳統的檔案管理方式，導致工作效率低下，費時費力，再加上非專業人員的學習能力差，不愿意學習新技能，導致其管理效率得不到提升。因此，高校領導應加強高校教務檔案管理人員的培養，增強他們的管理意識，提高檔案管理人員的技術水平。對教務檔案的重要性進行宣傳，增強教務人員的服務意識，讓教務人員在檔案管理中嚴格按照國家政策條例進行，組織教務人員學習管理的理論知識，提高教務人員的專業水平.隨著社會的發展，新型技術在高效教務檔案管理中得到了應用，教務管理人員對新型技術不了解，不愿意去主動學習新技術，高校還應組織教務人員學習計算機知識，提高其計算機操作能力，同時召開講座等方式來讓教務人員學習新型管理理論和管理方法，提高教務檔案管理的現代化水平。加強教務檔案人員的管理，提高教務人員的技術與能力，增強人員間的配合，提高整體工作效率，優化檔案管理水平，使教務檔案管理工作獲得更好效果。在教務檔案管理管理中，高校還應該做好對管理工作的監督與檢查，檢驗檔案的管理情況，及時找出教務檔案管理工作中的問題，提出針對性的改進措施彌補管理工作的不足，增強教務人員的動態管理理念，不斷提高教務檔案管理質量，提高管理工作的科學性。

2.制定科學完善的教務檔案管理制度。由于教務管理人員對工作的認知不足，存在嚴重的不規范問題，沒有全面認識其工作性質，高校教務檔案管理混亂，教務檔案管理制度不健全。同時，教務處通常會將工作隨機安排給他人，沒有安排專門的管理人員，且人員之間沒有進行很好的交際工作，導致了材料遺漏、整理不規范等問題，給后期的檔案管理帶來了較大的問題，有著潛在的安全隱患，教務檔案管理工作缺乏科學性，降低了檔案管理的規范化程度。因此，應加強對教務檔案管理的重視，進一步完善教務檔案管理制度，綜合考慮本校的實際情況，一切從實際出發，與我國相關的法律政策相結合，制定出一套適合本校發展的教務檔案管理制度，明確教務檔案管理中的責任，保證責任落實到人，嚴格規范教務人員的管理行為，嚴格實施教務檔案管理制度，保證管理工作順利平穩地進行。對教務檔案進行高效管理，采用信息化管理工具，做好考勤、檢查等相關管理工作，完善教育人員組織以及制度建設，嚴格實施定期進行考核，明確管理工作控制的重點內容，找出工作中容易出現的問題，制定針對性的改進措施。

3.加強教務檔案的開發利用。傳統的觀念認為，檔案的管理內容是非常單一的，收集和整理材料即可，缺乏更加深入的加工處理，沒有認識到教務檔案的開發利用的重要性，管理人員應總結出規則性的數據信息，深入挖掘利用，為管理和服務改革提供思路。教務檔案管理人員往往為了應對學校的檢查，重復的做材料或者一次性做材料，教務檔案沒有真正的得到利用，沒有發揮形成檔案的作用。傳統的教務檔案管理模式已無法滿足高校未來發展的要求。高校教務檔案管理有著嚴格的管理流程與規范，工作涉及的范圍較為廣泛，需要安排專人進行負責，一旦某個環節上出現的問題，會導致錯誤和疏忽，造成嚴重的后果。教務人員應打破傳統的檔案管理模式，脫離出封閉的檔案管理思維，能夠更好地利用教務檔案，解放和更新管理者的觀念。同時，教務人員應提升教務檔案的系統化水平，構建一套完整的開發利用體系，加強教務檔案的編研工作，提升教務檔案在科研教學中的作用。

4.加強對信息化技術手段的使用。高校教務檔案管理沒有應用現代化的管理軟件以及信息技術，造成了高校檔案較低的開發利用率。隨著我國教育事業的發展，高校的建設發展態勢良好，高校普遍擴招，其服務對象越來越多，傳統的教務檔案管理方式無法滿足當前高校的需求，會加大工作人員的工作量，且工作效率低下，容易出現錯誤。信息化技術手段的應用對于高校教務檔案管理有著重要意義，提高了管理工作的效率，打破了傳統的管理方式，通過先進技術的運用有效解決了檔案管理中的難題。增強信息基礎建設，構建數字化信息管理平臺，將最新的數據信息錄入到數據庫中，對檔案信息進行無選擇掃描，將教務檔案資料通過掃描來進行信息的儲存，將學號用作檢索字段，輸入固定的數字，就可以獲取相應的信息。高校應將加強教務檔案管理的信息化管理建設，將信息網絡技術應用于教務檔案管理中，提高高校的管理工作水平。同時，教務檔案管理人員還應注意規避信息化技術的弊端，揚長避短，充分發揮信息化技術的優勢，提高檔案管理的人性化水平，改善用戶體驗。

綜上所述，在新時代的背景下，高校教務檔案管理面臨著革新，高校教務檔案管理者應堅持科學管理的原則，不斷總結，加強實踐，提高管理水平。

參考文獻：

[1]韓圣蘭. 提升高校院（系）級教務管理水平研究[D].華僑大學，2013.

[2]李亞君. 高校教務檔案管理工作的功能作用及改進措施[J]. 哈爾濱職業技術學院學報，2014

（作者單位：山西大同大學）