大數據時代文書檔案辦公自動化的便捷與隱患

周臻君

摘 要：檔案管理的歷史從商代甲骨至秦人竹簡文書，轉換到現在通行的傳統紙質檔案及躍躍欲試的“單套制”電子檔案，無一不為人們展示了先進科技推動檔案管理模式更新。現在隨著OA系統在單位日常辦公中的成熟應用，文書檔案的生成和利用方式隨之發生巨大變化。電子檔案打破檔案館傳統工作模式的“疆域化”，促使檔案管理業務活動的創新改革，其中的便捷與隱患值得探討。

關鍵詞：檔案管理;文書檔案;信息化

“大數據是信息技術發展到一定程度的必然產物，也是當今行業發展和產業升級所無法回避的一種數據現象，大數據不僅引發了互聯網行業和信息技術（IT）行業的技術革命，更對原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的沖擊，其輻射范圍波及整個社會的各行各業，檔案管理領域也不例外”。大數據時代，電子檔案對于檔案資源和檔案管理工作帶來革命性改變，使檔案的“記憶”模式和工作方式產生了一系列要求和挑戰。隨著“大數據”引領的“互聯網+政務”之三大“國”字號“互聯網+政務服務”“互聯網+政務監管”“互聯網+政務審批”部署，檔案電子辦公和檔案管理軟件對接逐漸取代文書檔案傳統模式。高校發展需要各項工作引領社會科技發展，跟進社會政務管理模式，提高辦公效率。領先的科技研究和與時俱進的高校行政運行模式與文書檔案建設息息相關。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）有效實現文書檔案綜合管理應用，在高效便捷的管理過程中利用OA系統的網絡特性，將傳統文書檔案管理有效、完整無誤地過渡到OA管理，完成紙質公文和電子公文的一體化管理。

一、傳統紙質檔案的不足

1.歸檔調閱時效性差。檔案館藏是檔案資源的基礎，檔案利用、管理始終與檔案館藏密不可分。傳統文書檔案是按年度在次年六月底前歸檔。滯后且材料多，有時會出現材料在未歸檔前利用過程中的丟失，歸檔時疏忽檢查導致漏歸。傳統文書檔案借閱必須到檔案館，檔案管理人員入庫尋找文檔。首先這對于身處異地者，調閱文檔難度很大。另外高密級重要文檔一般只有一份，無法同時滿足多個使用者。再有受工作時間限制，無法實現全天候調閱。

2.保管不易。傳統文書檔案原件大多以紙質形式存檔保管，經歷較長時間后，檔案材料因自身物理與化學性質的改變，和外力如潮濕、溫度、光照強度、鼠咬蟲嚙等非正常因素和調閱時磨損等正常因素產生損傷。還有對周邊環境安全、場地、館舍、管理員等需求量的自然遞增，以及其它一些突發不利因素使管理成本日漸增長。

3.管理較為復雜。文書檔案的形成和使用涉及眾多部門，需要檔案工作人員與文書歸檔部門相互配合，根據完善的規章制度完成歸檔工作。制檔部門不止一個，文件歸檔涉及從形成到辦理、流轉的每個環節：每份文件的收發登記（起草）、批示、修改、定稿、辦理、借閱以及文件平時的及時整理積累，文件完整性，承辦過程所反映情況，文字材料缺失，統計報表不全等漏洞問題，都會帶來檔案管理的復雜和混亂。

二、使用OA系統管理文書檔案的優勢

1.大幅提高辦公效率。首先將文書檔案、OA系統與檔案管理系統有效對接，利用辦公自動化校園內部網絡的便捷性和安全性，檔案管理系統的存儲、分類、信息檢索等功能安全對接文書辦理流程。使文書檔案按件隨即整理歸檔，做到分類準確、即時、完整歸檔，查閱及時、檢索有序提高文書檔案管理效率。其次傳統檔案管理通常是封閉、半封閉狀態運行，檔案內容涉及部門多、參與人員多，要提高歸檔效率通常不好操作。運用OA系統，監督者可以隨時調閱、查詢文書檔案歸檔進度，有效掌握制作周期。還有對于已歸檔文書檔案修改，傳統做法需要填表記錄然后對糾錯檔案拆卷重做。而實施OA系統對文書檔案管理對于歸檔文件修改只需通過鍵盤操作就可以。

2.資源隨時可供檢索，信息充分共享。傳統文書檔案管理受客觀條件限制，難以做到信息眾人共享，使大量信息閑置在文件柜中且查找困難。運用OA系統對接檔案管理，不僅檢索方便提高文書檔案利用質量和效率，還可以及時方便直接找到某案卷某文件，更可憑借查找到目標信息再入庫對原件詳細了解。同時通過網絡服務平臺，及時了解、學習、借鑒其它檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態，實現檔案資源共建共享。

3.長久可靠保存且綠色環保。文書檔案紙質文件保存中的耐久性等問題是檔案工作人員需要克服的困難之一。例如：來源文件并非符合存檔書寫規范要求耐久性筆跡書寫，在檔案制作和管理使用中，需要注意保護避免造成破壞性損失。電子文件檔案不存在磨損修復等特性，任何時候查閱利用都完整無誤。需要注意的是，電子文件存儲載體的硬件介質光盤、磁盤和存儲設備硬盤備份、磁盤陣列存儲和網絡云技術等，一般無明確使用壽命和技術標準。在工作中要注意考慮數據安全以及技術成熟度做正確選擇，避免因受外部環境影響損壞丟失數據。傳統檔案管理，紙質案卷內其中一份文件或同一問題的幾份文件使用大量紙張。運用OA系統管理，一臺電腦可以節省的紙不僅僅是一米高，從根本上實現了綠色環保。

三、使用OA系統管理文書檔案的隱患

1.電子文件的保密性。隨著網上的非法侵入電子檔案的安全性、保密性、唯一性是時刻需要提防的嚴峻問題。校園信息門戶平臺運行使電子文件在辦公自動化應用中便捷實效的參與提升校園數字化服務能力，改善校園用戶使用體驗。同時，在信息庫中檢索利用時信息容易被改，盡管有防范技術可以阻止在來源電子文件上增減刪改其內容，但是相比較紙質文件改動還是防不勝防難以做到絕對保密。

2.電子文件規范保存。電子文件閱辦流轉、定稿、執行反饋、歸檔過程及其電子檔案管理是一項技術性、機密性、規范性很強的工作。既要嚴格執行有關檔案方面法律、法規，又要遵循電子文書檔案自身特點。文書檔案的重要性是不允許存檔案卷有任何差錯出現，虛擬的網絡世界中，電腦病毒是防不勝防的侵襲者，這對文件流程和檔案管理人員提高了要求。管理人員不僅要有檔案管理技能還要有較高的計算機操作水平和相關網絡知識，以備數字化檔案時代的跟進工作。

3.電子文件對單一媒介的過度依賴。電子文件遵循傳統辦文程序但完全改變了辦文模式，電子文件的起草、修改、定稿、收發、傳遞都在計算機上進行且變得非常便捷。電子文件的形成、處理以及歸檔后的檔案管理也都必須借助于計算機系統才能實現，這就形成了對網絡系統、計算機運行設備等的高度依賴性。

四、使用OA系統管理文書檔案實現高效與安全的平衡

1.完善電子檔案的任務目標。2016年印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出“要采用大數據、智慧管理等技術，提高檔案館業務信息化和檔案信息資源深度開發與服務水平。”檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的努力方向。OA系統在日常辦公各個領域應用，電子文件不斷產生使工作效率以及社會效益有了明顯提高，電子文件從歸檔到利用對檔案管理人員不斷提出問題：規范歸檔、安全、保密、管理、利用等，這些都需要在工作中不斷改進本單位電子文件的管理規定，逐步完善電子文件的登記、命名、收集、鑒定、歸檔、防護、安全、密級等做到標準化、規范化、制度化。

2.制定電子文件歸檔、檢測操作細則。規范歸檔范圍是保證電子檔案完整，保證質量的關鍵。電子文件歸檔：首先，要確定移交電子文件屬性和檢測有無電子病毒感染，就是歸檔文書處理程序完整且安全再歸檔。其次，要檢查電子文件是否完整。認真檢查電子文件內容是否完整、真實、有效，所有收發文件，要求是從文件起草、修改和完成所有環節的全部信息，使電子文件流轉與形成互相匹配。

3.及時升級電子檔案管理制度。隨著檔案信息化的應用，國家、地方、單位不斷出臺相關政策法規制度，檔案管理需及時跟進。在電子檔案管理過程中，OA系統的數據庫選擇要安全可靠，OA系統運行過程中要充分做好網絡安全防范，防病毒、防網絡攻擊等，并要做好數據實時異地備份，選擇一套電子簽章驗證系統，設立風控專員，增加審核鑒定，確保每條數據的唯一性，不可更改性。根據實際工作不斷熟悉辦公自動化系統與檔案管理系統，了解各部門歸檔、利用過程中的問題和建議，及時修訂完善本單位電子文件管理制度，充分利用辦公自動化系統實現電子檔案管理創新。

總之，文書檔案信息化徹底改變了人們對檔案管理及利用的傳統思路，文書檔案實施OA系統管理高效與安全運行是現實存在的矛盾，也是各部門工作中要面對的問題，這需要提高文書檔案建立與發布者的工作水平，也要提高文書檔案使用者的熟悉與習慣程度。隨著信息化發展檔案管理工作方式也不斷推陳出新，檔案信息化可能不僅僅局限在OA系統這一種應用，這就要求我們不斷學習，讓作為人類社會活動歷史衍生物的檔案，更符合時代要求全面記錄信息的原始性和真實性，激發后期有用利用價值。

參考文獻：

[1]洪澤文.大數據時代檔案工作的變革及要求[J].山西檔案，2018

（作者單位：寶雞文理學院檔案館）