新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設研究

朱莎

摘 要：高校檔案是高校活動的直接記錄，一定程度上體現著高校的教育質量和管理水平。分析了新時期加強高校人事檔案管理人才隊伍建設的意義及存在的問題，提出了新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設的對策。

關鍵詞：高校;人事檔案;人才隊伍

人事檔案是高校檔案的重要組成部分，體現著高校人才引進、培養、使用等基本情況，是高校人才選拔和評定的依據。因此，檔案管理人員應積極適應大數據時代的要求，全面做好人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的價值。

一、新時期加強高校人事檔案管理人才隊伍建設的意義

在大數據背景下，高校人事檔案管理既面臨機遇也面臨挑戰，要求高校必需加大技術、設備等方面的投入， 更要打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，確保高校檔案事業適應時代需求。新時期加強高校人事檔案管理人才隊伍建設，具有如下幾個方面的意義：

第一，提高管理水平。加強人事檔案管理人才隊伍建設，首先，要努力提升人事檔案管理人員的綜合素質，應該既能掌握檔案管理的專業知識與技能，也能把握人力資源管理相關知識，還應該了解高校人才的特征、高校教育基本規律。其次，檔案管理人員要熟練掌握計算機軟硬件相關知識，懂操作、會管理、能維護，從手工管理快速過渡到信息化、數字化管理。

第二，提升人才培養質量。高校人事檔案管理人員，要系統記錄高校教職工的崗位、職稱、工資、科研等信息，以在干部任免、職稱評聘等工作中提供準確參考信息。加強人事檔案管理人才隊伍建設，有助于確保人事檔案工作的公平性、科學性，激發教職工的工作積極性，努力提高自身教學、科研和管理能力，保證高校人才培養質量，推動高校教育事業的發展。

第三，順應人才強校戰略的實施。高校人才的引進與培養，離不開人事檔案管理工作。人事檔案管理人員素質的提高，有利于準確應對和快速解決高校人事檔案管理中的各類難題，能較好地避免學校人才戰略難以實施等問題。

二、新時期高校人事檔案管理人才隊伍存在的問題

目前，部分高校對人事檔案管理工作依然不夠重視，相關管理制度不夠完善，人事檔案管理現代化建設滯后，還存在人事檔案管理人員隊伍建設缺失的問題，無論是人員數量，還是質量，都存在一些問題。

1.人員編制不足。許多高校都配置了專職的檔案管理人員，但是人員的總數不夠，專職人員較少，編制嚴重不足。隨著高校規模的擴展，人事檔案的利用率不斷提高，檔案管理人員的工作量也在加大，人員配置不夠直接導致其工作難以按時按質完成、工作的連續性較差，影響了工作的質量。

2.人員綜合素質有待提升。首先，觀念轉變慢，不夠重視。一些人事檔案管理工作者仍然遵循傳統的觀念開展工作，把人事檔案看作是基本的材料和數據，把人事檔案管理工作看作是簡單的資料收集、分類、整理和保存，沒有意識到新時期高校人事檔案的作用，沒有把人事檔案管理工作上升到人力資源信息管理層面。

其次，人員引進隨意，人才結構不合理。部分相關領導，管理觀念滯后，存在安排領導家屬、不按條件進人的現象，把綜合素質不高的人員安置到人事檔案管理崗位，一方面導致人員綜合素質偏低，另一方面也制約了人事檔案管理人員的創造性和積極性，降低了員工的滿意度。從高校人事檔案管理人員的學歷和職稱情況看，本科以上學歷所占比例達不到50%，檔案管理專業的員工在20%以下;受科研能力不高、名額等因素的影響，人事檔案管理人員中高級職稱人員寥寥無幾，很多人員停留在中級職稱上，即使達到了履職年限也難以晉職。一些兼職人員，僅僅憑借臨時培訓或者經驗認知來開展工作，無法滿足新時期高校人事檔案管理工作的要求。

最后，檔案管理人員科研意識薄弱。受舊的觀念的影響，一些人事檔案管理人員沒有充分意識到檔案科研的重要性，不能主動把人事檔案管理工作實踐和相關理論結合起來，缺乏探索和研究。科研意識薄弱、科研水平不高，直接制約了高校人事檔案管理人員綜合素質的提高。

3.缺失激勵機制

一些高校由于對人事檔案管理不夠重視，不僅在檔案管理的軟硬件投入方面不足，制約著人事檔案管理的信息化和數字化，而且缺乏對人事檔案管理隊伍的有效激勵，導致隊伍積極性不高。首先，缺失人力資源規劃。高校人事檔案管理人員，有的是領導安置的，有的是應聘進入的，還有的是校內轉崗過來的，因此即使存在崗位職級制度，通過競聘上崗，但實際上往往流于形式，基本是領導內定。缺失人才資源開發規劃，導致了員工的公平感和能動性缺失。

其次，人事檔案管理人才培養制度脫節。當前，我國有近30所院校開設了檔案學本科專業，10余所院校開設了檔案學相關碩士專業，但開展人事檔案專業方向的更少。還有部分專業人才畢業后又不愿意從事檔案相關工作，加之檔案管理工作繁瑣，在職培訓和學習充電不夠，使得一些檔案管理人員難以適應新時期檔案管理的工作要求，人才培養制度脫節。

最后，人事檔案管理人才流失嚴重。高校人事檔案管理工作者工作時間較長、工作強度較大，薪資福利又相對較低，加之職稱評審、職務晉升困難等，所以崗位的吸引力不強，許多專業人才不愿意從事這項工作;高校對人事檔案管理的重視程度不足，兼職人員從事檔案管理工作的現象普遍，降低了工作人員的積極性和自豪感。這就導致高校人事檔案管理人才異動頻繁，人員流失嚴重。

三、新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設的對策

針對新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設存在編制不足、人員綜合素質不高、缺失激勵機制等問題，結合多年的高校人事檔案管理工作經驗，提出一些建議對策。

1.提高全體員工對人事檔案管理工作的重視程度。領導、教職工以及檔案管理工作者對人事檔案管理工作的重要性認識不足，必然導致人事檔案管理人力、物力和財力投入不夠，檔案管理工作者的綜合素質難以提升。為此，高校要從多層面提高對人事檔案管理工作的重視程度，推動人事檔案管理人才隊伍建設。

首先，領導層面。學校領導要充分意識到新時期人事檔案管理工作在提升高校人才培養質量、順應高校人才強校戰略實施等方面的作用。督促相關部門健全人事檔案管理制度、制定發展規劃，對人事檔案管理工作進行常態化的指導、監督和考核;同時，加大對人事檔案管理的軟硬件投入，從人員、資金、設備等方面對其提供大力支持，提高學校的人事檔案管理水平。

其次，教職工層面。高校要加大人事檔案管理的宣傳力度，讓廣大教職工全面認識到人事檔案管理的重要性，讓他們了解和掌握人事檔案的內容和管理辦法、制度，意識到人事檔案管理是維護自身利益的重要工作，從而支持和配合檔案管理部門的工作。

最后，管理者層面。人事檔案管理工作者要提高自身政治素質，更新管理思想，緊跟時代步伐，努力把人事檔案管理工作和高校教學、科研工作等結合起來，為高校教職工成長、人才培養、科學決策等提供依據和保障。

2.合理配置人力資源。新時期高校人事檔案管理人才隊伍建設，既要重視數量建設，也要重視質量建設。

首先，配齊人員。針對高校人事檔案管理人員編制不足的實際，組建專職的人員隊伍是關鍵。高校在招聘時就要提高標準和要求，引進檔案學相關專業的優秀人才，實現專職管理，避免兼職人員占據編制。各高校應結合學校規模、教職工人數、人力資源狀況等情況，明確人事檔案管理部門的崗位設置和人員編制，確保高校人事檔案管理工作的正常開展。

其次，優化結構配置。第一，要確保檔案學相關專業人才的配置比例，讓專業的人干專業的工作;第二，要確保檔案管理人員具備較高的學歷和職稱，提高本科以上學歷、高級職稱人員所占比重;第三，確保人崗匹配、人盡其才，在人才測評和工作分析的基礎上，充分發揮檔案管理人員的特長。

3.構建人力資源開發和人才激勵機制。首先，確保人才引進、聘用、晉升等均遵循公平、公開和公正原則，營造良好的人才競爭機制。要盡可能避免優先安排領導親屬、論資排輩等現象，根據人員的綜合素質決定是否聘用、是否提拔，最大限度發揮人才的作用。

其次，加強人事檔案管理人員的學習和培訓，培養優秀的管理人才。采取專題講座、培訓班、外出考察交流、學歷提升等多種形式，提高新時期檔案管理人員的綜合素質;同時，采取傳幫帶、自薦推薦、崗位輪換等方式，暢通人力資源開發渠道，打造“少中青”人才梯隊，加強人才隊伍梯隊建設。

最后，適當提高薪資待遇。要提高員工的工作積極性和創造性，留住優秀人才，適當提高薪資待遇是非常必要的。高校應在考評考核的基礎上，客觀評價管理人員的工作績效，努力提高其薪酬和福利水平，同時重視人文關懷等精神激勵，確保人才隊伍穩定。

參考文獻：

[1]朱 瑜.現階段高校人事檔案管理中存在的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2018

[2]陳瑞珠.加強高校人事檔案管理隊伍建設的思考[J].哈爾濱職業技術學院學報，2014

（作者單位：昆明學院）