高校成人教育學生檔案管理的問題及心思考

摘要：隨著我國高等教育實現“精英化”向“大眾化”的跨越，高校學生事務管理工作面臨的新情況和新問題不斷增多，管理專業化的吁求越來越高，高校成人教育學生檔案管理工作也逐漸成為國內外教育界關注的一個重要課題。文章首先闡釋了高校成人教育的特點，并通過分析當前成人教育學生檔案管理工作中存在的問題，提出幾點建議和思考。

關鍵詞：高校；成人教育；學生檔案管理

中圖分類號：G720 文獻標志碼：A 文章編號：1009-4156(2012)04-044-02

高等教育“精英化”向“大眾化”趨勢發展體現了我國國民教育水平在逐步提高，高校成人教育作為高等教育中的重要部分，是與自學考試、網絡教育、廣播電視大學等辦學類型并駕齊驅的繼續教育途徑，我國大部分高校都設置了函授、業余或脫產形式的成人教育的本、專科，為在職人員的繼續教育提供了更多的選擇和可能，也積極有效地推進了我國高等教育大眾化的進程。

一、高等學校成人教育學生檔案的特點

成人教育學生檔案管理作為學生事務管理的重要組成部分，反映著學生在接受教育期間各個方面的表現，包括課程學習、成績考核、行為表現、獎懲和發展等內容。近年來，隨著教育事業的不斷發展，高校成人教育呈現出辦學形式多樣化的趨勢，這種多樣性趨勢以及成人教育學習方式的特殊性，決定了高校成人教育管理的多樣性和復雜性。

首先，由于成人教育的生源涉及面廣泛以及成人教育辦學形式、辦學點的多樣化，導致成人教育學生檔案材料復雜多樣，給學生檔案的管理帶來加大難度。其次，高校成人教育學生檔案管理較為分散，有的存放在成人教育學院、繼續教育學院或成教處，有的存放在各教學單位或辦學站點，缺乏統一的歸檔管理。最后，由于學生檔案的積累具有可變動性的特點，包括學習地點、學籍等方面的變動也會給學生檔案的管理帶來影響。學籍檔案是學生在校期間的歷史見證，是學籍管理的重要依據，具有重要的參考保存價值，是學生學習情況所形成的學業成績、操行評語、學歷、學位證明書等全面發展情況的客觀具體的歷史真實記錄，是原始性和憑證性的重要依據。目前，學生檔案在專升本、攻讀研究生、出國深造等方面都具有較高的查閱率和利用率，而且近年來，用人單位對學歷的審驗愈來愈嚴格，所以學生檔案也成為用人單位鑒定各類證書真偽的依據之一。

二、高校成人教育學生檔案管理存在的問題

(一)對檔案管理缺乏重視，制度不健全

由于歷史原因，一些高校對于成人教育定位的繼續教育和高層次崗位培訓認識不夠，對成教學生檔案工作缺乏足夠的重視，這在很大程度上制約了檔案工作者收集、整理和利用成人教育學生檔案的積極性和主動性。同時，缺乏規范化的管理制度，也導致了不少疏漏。雖然2008年由教育部和國家檔案局聯合制定的《高等學校檔案管理辦法》，對高校檔案進行了詳細的分類，也對檔案的歸檔、整理和利用指明了方向，但其中并沒有對檔案管理過程中的具體處理流程、格式規范進行詳細的描述，因此，一些高校的成教學生檔案管理工作有較大的隨意性。比如，個別主管領導沒有把學生檔案管理工作列入辦學議事日程，沒有統一的檔案格式，管理人員也認為檔案不會長期存放在學校而是隨著學生畢業就轉走，因而不需要認真整理，還有的學生自己在填寫檔案時不認真，不仔細，不關心檔案去向等個人檔案意識淡薄現象時有發生。

(二)機構設置不全，管理人員缺乏專業素質

高校成教學生檔案管理隊伍普遍比較薄弱。大多高校的教學院系并沒有設置專門的檔案管理崗位，負責檔案管理工作的人員，往往要兼顧行政、教務、考務等繁雜的工作，而且大多未受過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案業務知識和利用信息化技術建設檔案的技能，無法很好地掌握對檔案工作的分類、歸檔、整理等工作，給檔案管理帶來困難。而兼職人員的日常事務性工作量大，也無法投入較多時間和精力來完成檔案管理工作，降低了檔案的質量，如文件材料缺失、不全等。此外，一些主管部門的監督力度也有待加強，不少成教學生的檔案放置在不同的檔案管理處或教學站點，有的學生對于檔案的態度比較隨意，不認真填寫個人基本情況或者弄虛作假，檔案材料“想交就交，不想交就不交”，少數主管部門尚未對學生檔案材料進行督促檢查及審核就直接歸檔。

(三)管理模式陳舊，效率低下

高校成教學生的檔案普遍和其他資料隨意放在幾個柜子里，容易丟失、磨損。還有某些檔案材料缺乏說服力，比如內容不齊全，需加蓋公章的材料沒有蓋章，不按檔案管理中規定要求去做等。隨著信息化的步伐加快，提高辦事效率，各行各業都開始運用網絡，但是部分高校成人教育的學生檔案管理方式仍停留在單純的紙質層面，缺乏電子化、信息化，不僅查閱和利用的效率有待提高，而且對信息資源也缺乏有效的發掘利用，難以形成服務功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。

三、改進高校成人教育學生檔案管理工作的幾點思考

(一)積極宣傳，提高師生的檔案管理意識

由于成人教育的學生主要來源于在職工作人員，具有分布廣、信息傳達周期長的特殊性，而且學生檔案材料的管理也需要校內外各個管理部門和人員的協作配合，所以，我們一方面可以利用手機、網絡等信息工具，多渠道多角度地加強宣傳力度，使大家對學生檔案工作有足夠的重視程度，另一方面也可以定期對涉及檔案管理工作的人員進行業務培訓，從上而下增強檔案管理意識。

有了充分的重視，才能更好地促進學生檔案管理的業務建設和隊伍建設，才能保證各個工作環節對檔案材料的形成過程嚴格把關，才能維護檔案材料的真實性、可靠性、完整性和全面性，使檔案材料的收集、歸檔工作能順利進行。

(二)使用現代化管理手段，完善檔案管理模式

現代化的管理手段指的是在設備基礎、應用軟件、管理資源等方面合理地搭建檔案管理平臺，以實現檔案信息資源與信息技術的整合與利用為目的，從傳統單一的檔案管理模式向現代科技的管理模式轉變，主要是通過先進的信息技術，利用豐富多彩的圖像、多媒體及網絡等方式對檔案管理工作進行完善。隨著科學發展觀的提出，“以人為本，實現可持續發展”成為信息化、現代化的基本要求，要實現現代化的檔案管理，就應該強調“服務于人”，以服務為宗旨、以利用為目的。目前的管理視角開始逐步從知識管理向信息管理化模式轉變，檔案管理工作也有了新的方向，承載信息開始由靜態向動態轉變。為了避免單一性的檔案管理模式，高校應該加強創新，通過檔案管理信息化的過程，調動管理人員參與工作的熱情，激發他們的積極性和主動性，并利用信息化的管理工具，為學生、為社會提供靈活多樣且兼具針對性的檔案服務。現代化的管理手段能夠快速有效地完成成人教育檔案的統計、查閱、檢索以及遠距離傳遞檔案信息等工作，有助于提高全體成人教育教職工在檔案管理的質量和效率，使其邁入一個新的階段。這樣，一方面可以促進管理工作更好地適應當前經濟發展多元化以及新技術改革創新的潮流；另一方面也有效地提升了管理服務的素質乃至管理人員的素質，達到既服務于人又服務于己的良好效果。

(三)加強管理隊伍建設，改進服務方式和管理工作

加強成教檔案管理隊伍的建設，一方面是加大宣傳和培訓的力度，幫助管理人員加深對檔案信息服務功能的認識，提升檔案管理中為學生、為社會服務的意識；另一方面是完善規章制度，合理設置業務流程、工作崗位和激勵機制。要制定詳細的檔案管理規章制度、工作守則和業務規范，讓各個環節的工作都有章可依，減少漏洞，而且，應合理地配備人員，引入競爭和激勵機制，克服“工作沒人做”、“能做不好好做”、“忙閑不均”等不良現象。把服務工作由被動服務向主動服務轉變，由內部服務向社會全方位服務轉化，積極了解和掌握需求者對檔案信息的利用和需求方向，有針對性地開展服務工作。

社會在不斷進步，對高校成人教育的檔案工作也提出了更高的要求，不僅要具有服務精神，同時也要注重服務品質和服務態度，做到完全徹底、優質高效和熱情主動。為了更好地應對廣大教職員工的服務要求，我們應該強化服務意識、拓展服務功能、規范服務行為、提高服務質量，以積極的態度投入工作，促進現代化高校成人教育檔案管理工作穩步向前發展。