淺談醫院新增檔案科目的管理現狀及對策

□鄧 萍

（河南省開封市第二人民醫院，開封 475000）

一、醫院新增檔案科目的產生

醫院在開展某項工作或服務項目的過程中，直接形成了大量的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式和不同載體的文件材料，并且這項工作或服務項目不是在短期內開展、具有一定時效性的，而是建立長效機制的工作內容，因此可單獨形成一類檔案。

二、新增檔案科目種類及其歸檔意義

（一）醫療糾紛檔案

隨著醫療活動市場化的加速，國家法制化進程的加快，人民群眾的法律意識、維權意識不斷增強，醫療糾紛呈明顯增多趨勢，每年以10%─20%的速度增加，這已經成為社會關注的熱點問題之一。醫療糾紛檔案是伴隨醫療糾紛的出現而產生的新生事物。醫療糾紛檔案是指在接待、處理、調查醫療糾紛過程中所直接形成的各種材料，包括患者投訴記錄、醫院對事件的調查結果及向上級主管部門寫出的匯報材料、病歷封存材料、訴諸法律解決時形成的訴訟材料、法院判決結果或醫患雙方簽訂的協議書、聲像資料（取證照片、錄音、錄像）等。無論是哪種原因引起的醫療糾紛都會給醫院帶來不良的社會影響，嚴重干擾醫院正常工作秩序，醫務人員工作積極性、創新性降低，造成醫院直接或間接的經濟損失。作為醫院歷史的守護者，檔案室應立足現實，本著對醫院高度負責的精神，通過建立醫療糾紛檔案，積極針對糾紛產生全過程進行系統分析，及時制定整改方案及防范措施，補充醫院管理漏洞，規范醫護人員從業行為，提高醫療技術和服務質量，從而降低訴訟的風險和減少醫療糾紛的數量，維護醫患雙方的利益。管理好醫療糾紛檔案，為醫院和患者提供有效服務已成為醫院行政管理工作的重要內容，也為醫院的發展起到積極的推動作用。

（二）院務公開檔案

院務公開檔案包括院務公開實施方案，醫院重大決策、重要人事任免、重大項目安排及大額資金使用情況，年度財務預、決算主要情況，重點監控藥品使用情況，崗位設置、崗位評聘、解聘、辭聘的標準及程序，薪酬體系等。隨著公立醫院改革的全面開展，院務公開的內容不斷豐富，形式不斷創新，院務公開已經成為加強醫院內部運行機制改革，促進醫院民主科學管理，依法執業，誠信行醫，構建和諧醫患關系，增強廣大員工凝聚力和向心力的一項重要舉措。院務公開檔案的建立不僅有助于推動醫院各部門政務公開資料的集中統一管理，便于接受群眾監督備查，也有利于推進醫院堅持和完善民主管理、民主監督這一重要制度工作的持續、深入開展。

（三）醫德醫風檔案

醫德醫風檔案是記錄和評價醫務人員從醫執業過程中職業道德的一類行業評價性檔案。醫德醫風檔案主要分三大部分：一是考評檔案，包括醫務人員基本情況、科室評價、支部評價、患者問卷調查等材料；二是獎懲檔案，包括表揚材料（各級各部門授予的獎勵、患者贈送的錦旗、牌匾、感謝信、登報表揚剪貼、拒收病人紅包、禮品金額及次數）、投訴材料（病人通過書面、電話或口頭等形式進行投訴的記錄材料，收受病人紅包、禮品金額及次數）、調查案卷（對投訴進行調查處理過程中產生的物證、書證及結論等資料）和調查核實后的處罰決定等；三是年終個人醫德醫風總結和組織考核結果。各種醫德醫風檔案材料的形成和歸檔始終是為了促進醫務人員改善服務態度，提高醫務人員職業道德素質和醫療服務質量，構建和諧醫患關系。醫德醫風檔案的建立和管理對研究醫德醫風建設中的新特點、新趨勢，掌握醫德醫風管理規律，提高醫療質量起著至關重要的作用。

（四）人才檔案

人才檔案主要是面向臨床專業技術人才而設立的，通過動態更新的方式記錄了業務骨干在個人成長和業務素質方面的變化，適時地全面反映業務骨干的工作能力、業務水平、工作業績和工作態度。新一輪的衛生體制改革使醫療機構面臨新的機遇和挑戰，競爭和發展成為了時代賦予醫院的重要命題。良性的競爭歸根結底是人才的競爭，科學的發展應該始終堅持以人為本，加強人才隊伍建設是確保醫院可持續發展的基礎。人才檔案的應用能使醫院領導者對人才的綜合素質有更直觀、更全面的了解，對于醫院大力推行以人為本的管理，提高人力資源管理水平以及人才的培養、人才隊伍建設，形成和提升醫院核心競爭力有著舉足輕重的作用。

（五）司法鑒定檔案

司法鑒定檔案是指在司法鑒定過程中所形成的各種文字、照片、圖表圖譜、聲像、電子數據等不同形式的記錄及相關鑒定資料和鑒定文書歸檔件等，主要包括司法鑒定委托書、鑒定案件受理審批表、司法鑒定協議書、鑒定過程實時記錄、專家會鑒意見、鑒定文書正本、接收鑒定材料記錄、補充鑒定的相關材料、收費憑據等。司法鑒定檔案是司法鑒定機構及其司法鑒定人從事司法鑒定活動的真實記錄，是重要的專業檔案，更是促進司法鑒定事業健康有序發展的重要環節之一。因此，加強司法鑒定檔案管理，是一項非常重要的工作。

三、新增檔案科目的管理現狀及其納入規范化管理的必要性

首先，各類新增檔案科目沒有納入醫院綜合檔案實施規范化的集中統一管理，而是分散在各相關科室存放。其次，新增檔案科目存放科室沒有確定兼職檔案人員，且存在管理者因缺乏系統的專業檔案知識培訓，對檔案業務不熟悉，不能正確將所管理資料及時立卷歸檔。再次，新增檔案科目相關制度不健全，在實際工作中沒有一個系統的、統一的、規范的、可操作性強的檔案庫，造成相關資料分類不清，沒有規范的歸檔方法以及歸檔不及時等，給檔案工作的監督、管理帶來諸多困難。以上存在問題，不僅影響了新增檔案科目歸檔的完整性、系統性和準確性，也影響了檔案的提供利用，不利于檔案的科學管理。因此，建設和完善醫院新增檔案科目的管理制度在醫院整體檔案管理工作系統中顯得愈加迫切。

四、加強新增檔案科目規范化管理的措施

一是準確把握新時期醫院發展特點，適時調整，及時報批上級主管部門更新醫院文件材料歸檔范圍和保管期限表，將新增檔案科目納入醫院檔案規范化管理系統，嚴格按照檔案管理科學的標準和要求，做到與其他科目檔案直接接軌，高起點、高標準實現專業化、規范化、信息化、數字化，并采取歸口管理、專人負責、適時補充完善等方法，客觀公正地建立各類檔案。

二是結合各類新增檔案工作實際，依據《檔案法》及上級部門頒布的一系列業務標準和法規制度，制定出符合各類新增檔案特點又切實可行的具體措施和實施辦法。建立健全各項檔案管理工作規章制度，使新增檔案科目的歸檔工作責任明確、有章可循，確保所形成的文件材料齊全完整，立卷方法正確，歸檔及時。

三是加強檔案隊伍建設，明確各類新增檔案工作兼職人員，建立比較穩定的檔案兼職隊伍。定期進行培訓，使各新增兼職檔案人員從思想上認清檔案工作的重要性，增強責任心，嚴格履行自身職責。搞好知識更新，不斷學習先進的檔案管理方法和技術，提高政治素質和業務水平，積極掌握計算機和網絡應用技術，以適應檔案電子化和檔案管理工作現代化的發展趨勢。

四是創新醫院檔案歸檔管理方式。當今時代，科學技術日新月異，現代醫學研究和治療技術與聲學、光學、磁學、控制論、生物工程等學科不斷結合并應用于臨床實踐，推動醫療工作不斷向前發展，必然不斷地產生新的類型的檔案。這就要求檔案人員應不斷地了解相應的背景知識，創新思維，更新知識，改變傳統的手工歸檔、人工檢索等管理方法，能很好地利用計算機進行醫院檔案資料的起草、修改、生成，完成醫院行政管理工作中形成的公文處理和流轉程序，實現電子文件網上實時歸檔，并保證電子文件傳輸過程中的安全，以便對電子文件、電子檔案進行科學地管理和有效地利用。

五是進一步改進醫院檔案歸檔管理服務模式。檔案管理人員要樹立服務意識，要變被動服務為主動服務，經常深入臨床一線調研，了解各項醫療工作對檔案信息要求，全面汲取醫院各類檔案的精華，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，多途徑、多渠道地開發利用，將靜態檔案資源轉化為動態檔案信息，為領導決策和臨床醫療、教學、科研管理工作提供科學完整、優質系統的檔案編研材料，使檔案工作真正服務于醫院發展建設。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。

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