辦公自動化時代行政公文教材編寫的困惑與建議

黃愛華，楊琇瑋

辦公自動化時代行政公文教材編寫的困惑與建議

黃愛華，楊琇瑋

我國現有行政公文寫作教材的編寫大多受2000年《國家行政機關公文格式》的影響和約束，存在部分概念缺失、用于計算機的公文制作標準模糊等問題，以致教師教不得法，學生學不得要領，無法滿足辦公自動化時代公文撰寫、印發、處理等工作的需要。根據計算機操作的要求和人類的認知規律，例舉了行政公文格式表述中的種種缺陷，提出了行政公文教材編寫的相關建議及措施。

行政公文；教材編寫；困惑；建議；辦公自動化

一、行政公文教材編寫的困惑

辦公自動化即利用計算機等現代先進設備處理工作，它改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，目前，公文的撰寫、印發、處理等基本上實現了辦公自動化。然而，當前有關行政公文寫作的教材，仍以2000年執行的《國家行政機關公文格式》（以下簡稱“《格式》”）為藍本，這一標準存在嚴重的表述模糊化的缺陷，以此作為編寫行政公文教材的藍本，進而指導教學，有失科學。

2012年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發[2012]14號），旨在進一步規范公文格式。但該條例依然沒有糾正2000年《格式》表述模糊化的缺陷，其第十條規定：“公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行”[1]。因此，行政公文教材在編寫中不可避免地存在以下問題。

（一）部分概念解釋缺失

《國家行政機關公文格式》[2]第8條稱：“置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156 mm）以上的各要素統稱眉首……。”而縱觀前文，并未對紅色反線有任何概念性的介紹或定義，突然有此描述，未免突兀，令人對“反線”的概念摸不著邊際，進而影響到對“眉首”的理解。在之后的8.3.4提到“版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心”，也沒有說明眉首下紅色反線是否與版記中的反線是同一回事。對事物作出定義或進行概念解說，目的都是幫助人們認識事物的本質。學習一門學科，若不了解學科本質，就談不上深入學習。

同樣，《實用應用文寫作》[3]教材（胡偉、周紅梅、趙崇平主編）也對此解釋缺失，第24-25頁解釋行政公文一般格式時說：“置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱眉首”，而之前也沒有涉及紅色反線的定義或解釋。這一敘述存在以下問題：首先，前文尚未介紹反線，后文就用其來解說眉首，不符合事物的認識規律；其次，用不明了的紅色反線定義解釋另一定義，并不能真正闡述眉首的定義，至少沒讓讀者明白眉首應當包含哪些要素；再次，始終未給紅色反線下任何定義。

《格式》中，定義概念缺失的還有騎馬訂等。如第7條第4點對“裝訂要求”的闡述：“公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4 mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3～5 mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。”由于全文并沒有解釋什么是騎馬釘，導致行政公文寫作教材在涉及裝訂要求時，也含糊其詞。如《應用寫作》[4](張德實主編，高等教育出版社2000年版)第23頁，在講述“裝訂要求”時，只概略地提到：“公文左側裝訂，不掉頁。”

行政公文教材在表述“反線”、“騎馬訂”時采取避而不寫的方式，一方面是由于教材篇幅所限；另一方面，是因為《格式》沒有下相關定義，教材編寫者不方便自行下定義解釋。中山大學陳少夫教授在應用文寫作研究和教學領域貢獻巨大，由他牽頭編著的《應用寫作教程》[5]曾試圖解決這一困惑，在該教材第114頁對反線做了進一步的解釋：所謂眉首，就是公文版頭，即公文首頁在紅色反線至頁面頂端的部分。公文的眉首與主體部分用一條較粗的紅色橫線分開，這條紅線就稱為紅色反線……”該定義強調了反線是一條較粗的紅線，但到底有多粗，無從得知，也無法在計算機上進行具體設置，只能由各公文制定者自行操作。因為無相關標準可循，導致各級公文中出現了各類粗細不一的反線。

（二）操作標準闡述模糊

隨著科技的發展，辦公自動化日益普及，怎樣使公文的寫作更符合計算機操作要求的問題日益凸顯。《格式》的許多標準與計算機操作要求相去甚遠，使行政公文辦公自動化缺乏可操作性。

1.將“行”表述為“標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。”這一標準中，至少有2項不易操作的內容：一是“行”的概念不清，所謂縱向距離是指紙張的高度，還是指字行之間的高度，或是上一行底端到下一行底端的高度，就很不明確；二是在計算機上實現字號7/8倍的距離是一個艱難的工作程序，非普通人能夠勝任。

2.規定發文機關標識的字號“應小于22 mm×15 mm（高×寬）”。這個標準如何掌握，難道用尺測量？如果能給定一系列標準的字號，就容易操作了。

3.版心尺寸規定為156 mm×225 mm，看似具體，卻無法直接操作。試想，有什么辦法能在word文檔直接將版心設成規定的規格？

《格式》的表述問題，直接影響到人們的理解，乃至影響行政公文寫作教材的編寫，進而影響到教學。陜西交通職業技術學院辛華和戴夏燕主編的《新編經濟應用文寫作》[6]是相當優秀的教材，該教材第28-29頁“繪出上行文首頁版式和下行文、平行文首頁版式，并標上必要的數據”，也僅僅是標上有關用紙規格、天頭、訂口及版心的數據，至于《格式》未提到的翻口和地腳的數據，被一概忽略了。我們知道，在計算機上不能直接設置版心的尺度，只能通過設置四個頁邊距來確定。換言之，版心的數據是多余的，地腳和翻口的數據才是必要的。

2000年《格式》施行以來，指導專家、學者編寫的行政公文寫作教材達到了數以千種。雖然當時計算機在我國的應用已經比較普及，大多數機關草擬公文已開始使用計算機完成，但《格式》中許多規定仍與word操作要求風馬牛不相及。不管是側重理論傳授還是偏重技能培養的寫作學教材，都因為不同程度地拘囿于《格式》，造成某些概念缺失或版式設置敘述模糊不清。教師在這些教材的鉗制下教學，是很難準確地傳授知識和技能的。為此，有必要修正《格式》中那些不切實際的描述，進一步完善相關規定，發揮其應有的意義和作用。

二、相關建議及措施

修正2000版《格式》，改編行政公文寫作教材的呼聲早已有之。如魏成春、范文春早在2003年就撰文《<國家行政機關公文格式>亟待修訂》，對2000版《格式》的內容提出14條修改建議。[7]本文擬從辦公自動化的角度，就2000版《格式》的修正方法以及行政公文寫作教材編寫的改進方法提出建議，以期能對新版《格式》的制定以及新教材的編寫起到一定的參考作用。

（一）概念要明確，要符合辦公自動化時代的相關定義

1.有關“行”的定義。

（1）將“基準行”定義為上一行字列底端到本行字列底端的縱向距離，亦可定義為上一行文字頂端到下一行文字頂端的縱向距離。

（2）鑒于在word文檔直接操作“每面排22行”（參看下文排版規格處）后，行距已經固定，所以不需要再額外規定行距的數值。

2.有關“公文頁邊”與“版心尺寸”的定義。

（1）援引計算機用語上頁邊距、下頁邊距、左頁邊距、右頁邊距分別替代冷僻的公文名詞天頭（上白邊）、地腳（下頁邊距）、訂口（左白邊）、翻口（右白邊）。由于計算機使用的普及性，即使省略對用語的解釋，也不影響人們的理解。

（2）明確各頁邊距的尺寸。上頁邊距37 mm；下頁邊距35 mm；左頁邊距28 mm；右頁邊距26 mm；根據實際需要，各頁邊距可±1 mm。

（3）將版心定義為上、下、左、右頁邊包圍的區域（設置好各頁邊距，版心尺寸就是156 mm×225 mm）。

3.有關“反線”的定義。

（1）要明確反線的概念。置于眉首與主體以及版記各項內容之間，用以隔開各部分內容的線條即為反線。

（2）指出反線的長度為156 mm，最好能確定磅數，建議規定為2磅。

（二）各項規定要符合計算機操作要求，易于實施

1.排版規格操作。

（1）一般微機系統的小標字體需要另行安裝，因此，建議取消使用小標字體的規定，直接使用一般系統自帶的字體。

（2）正文“一般每面排22行，每行排28個字”的要求應指出具體的操作方法。即在word文檔執行：文件—頁面設置—文檔網格—行數—每頁22。至于每行28字的要求，只要使用三號仿宋字，不需進行額外設置就能實現。

2.公文中各要素標識操作。各要素標識操作應立足于計算機操作的要求。

（1）規定發文機關標識與版心上邊緣的行距。《格式》規定，“發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25 mm，對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm”，還規定“信函式公文發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30 mm”。這些規定在word文檔不好操作，只能力求接近。由公文版心高225 mm和每面排22行的規定，折算出每行高度為10.2 mm。由此，可執行右鍵—段落—行距（多倍行距）—2.5或8，當然，這一操作過于復雜，違背了易于操作的原則。因此，建議非上行文及信函式公文，從版心上邊緣到發文機關標識的距離為3個行距；上行文則是8個行距。

此外，非上行文之公文份數序號、秘密等級及保密期限分別頂格標識于首行左右兩側，緊急程度頂格標于第二行；上行文則在第四、五行標識以上內容。

（2）發文機關標識。發文機關標識用紅色宋體字（取消“小標宋體字”的規定）。字號取消“一般應小于22 mm×15 mm（高×寬）”的說法，根據不同發文機關的級別規定，建議國家級行政機關，如國務院及各部委使用一號字，省級及省級以下行政機關使用二號字。

《格式》規范下的行政公文寫作教材編寫，與辦公自動化時代對公文的撰寫、印發、處理工作具有諸多不相適應的方面，迫切需要修改完善。限于篇幅，本文不能一一列舉，只能管中窺豹。因此，建議有關部門匯集更多的專家學者，進行深入的研討，立足于計算機操作的要求和人類的認知規律，設計更規范的標準。

[1]中共中央辦公廳，國務院辦公廳.黨政機關公文處理工作條例[Z].中共中央文件，中辦發[2012]14號.

[2]國務院辦公廳秘書局.國家行政機關公文格式[S].國家質量技術監督局，1999.

[3]胡偉，周紅梅，趙崇平.實用應用文寫作[M].北京：人民出版社，2010.

[4]張德實.應用寫作[M].北京：高等教育出版社，2000.

[5]陳少夫，丘國.新應用文寫作教程[M].廣州：中山大學出版社，2008.

[6]辛華，戴夏燕.新編經濟應用文寫作[M].北京：北京大學出版社，2008.

[7]魏成春，范文春.《國家行政機關公文格式》亟待修訂[J].秘書，2003（8）：35-36.

黃愛華，女，廣東女子職業技術學院講師，文學博士，廣東省高教秘書學會理事，主要研究方向為文學、文秘；楊琇瑋，男，廣東博雅學院教師，主要研究方向為現代寫作、文秘實務。

G712

A 文獻標識碼：1674-7747（2012）21-0072-03

[責任編輯 盛艷]