如何做好醫(yī)院辦公室主任工作

■ 夏 蕾 李聰聰 劉梓路 馬曉龍 張桂云

1 牢固樹立“服務(wù)第一”的思想

服務(wù)是院辦主任的天職，工作的重中之重。院辦公室是醫(yī)院的管理部門和秘書機(jī)構(gòu)，院辦主任工作涉及大家的切身利益，要始終把全心全意為大家服務(wù)做為檢驗工作的根本標(biāo)準(zhǔn)，牢固樹立“服務(wù)第一”的思想，默默無聞地為醫(yī)院建設(shè)做些實實在在的事情。把大家“擁護(hù)不擁護(hù)”作為工作的出發(fā)點和落腳點，把大家的呼聲作為改進(jìn)工作的第一信號，把維護(hù)大家利益作為工作的第一職責(zé)，把大家滿意程度作為衡量工作的第一標(biāo)準(zhǔn)，把“領(lǐng)導(dǎo)就是服務(wù)”真正體現(xiàn)在日常工作中。院辦主任必須做到“三服務(wù)”：一是主動服務(wù)。根據(jù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各部門的工作計劃，掌握階段性任務(wù)，主動為大家提供服務(wù)，特別是大家關(guān)注的切身利益問題，絕不能怕麻煩，怕對自己不利而置之不理。二是及時服務(wù)。對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)所需的服務(wù)，及時“迎上去、抓上手”，急醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)之所急，想醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)之所想，確保第一時間內(nèi)完成各項服務(wù)工作。三是跟蹤服務(wù)。要實行“事后看”式的跟蹤服務(wù)，經(jīng)常以對話、聊天等方式，了解服務(wù)效果，及時做好跟進(jìn)服務(wù)［1］。

2 正確處理好“兩個關(guān)系”

一是處理好與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。積極發(fā)揮參謀助手作用，協(xié)助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做好工作，是院辦主任的主要職責(zé)。因此，要把工作開展好，就要與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門多溝通，多提一些好的建議和想法，理順關(guān)系。平時領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，想方設(shè)法去完成，積極主動去干好；自己的份內(nèi)工作，也請醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)多指導(dǎo)，多支持，多幫助，做到積極不越權(quán)，服從但不消極［2］。二是處理好與大家的關(guān)系。要把大家的利益放在第一位，急大家之所急，想大家之所想，工作中才能一順百順，上傳下達(dá)暢通無阻，院辦公室才能成為一個關(guān)系和睦融洽的團(tuán)體［3］。

3 增強(qiáng)“三種意識”

一是政治意識。要做好宣傳醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)指示的廣播員，培養(yǎng)敏銳、獨特的政治意識。要加強(qiáng)在政治理論方面的學(xué)習(xí)，不斷提高政治素養(yǎng)，堅定正確的政治方向，使自己在思想上始終與黨中央保持高度一致。要保持政治上的清醒，對待事物要擅于捕捉本質(zhì)，迅速抓住重點，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)找出協(xié)調(diào)矛盾、解決問題的最佳途徑［4］。二是全局意識。院辦公室主任是信息交流的中轉(zhuǎn)站，傳遞情況要準(zhǔn)確、及時。要自覺增強(qiáng)大局意識、全局意識，結(jié)合實際，主動作為。把建議提準(zhǔn)確，把工作做細(xì)致，使自己真正成為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的得力助手［5］。三是保密意識。崗位的特殊性決定院辦主任比其他同志接觸的保密事項更多。高密級文件等信息都會在院辦主任這里形成一個聚合點，使院辦公室成為一個“機(jī)要中心”。如果稍有不慎，泄漏或丟失都會給工作造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，作為一名優(yōu)秀的院辦主任，無論何時何地，都要緊繃保密弦，做到不該說的堅決不說，不該講的堅決不講，不該做的堅決不做［6］。

4 真正做到“四要”

一是思維要超前。院辦主任思維要超前，站位要高，要謀全局，想大事，只有這樣，才能幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)從紛繁龐雜的資料中，篩選實用、管用、能用的信息，才能幫忙不添亂。一是要密切關(guān)注上級部門關(guān)于醫(yī)院改革方面的政策信息。二是要密切關(guān)注醫(yī)院內(nèi)部技術(shù)創(chuàng)新的發(fā)展動向。二是效率要快捷。院辦公室工作頭緒多，工作量大，要求高，做好辦公室工作，作風(fēng)松散會誤事，效率低下會誤事，誤了事就等于沒有履行好職責(zé)。因此，院辦主任必須要養(yǎng)成團(tuán)結(jié)緊張、作風(fēng)干練、快捷高效的工作習(xí)慣，只有這樣才能使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時貫徹執(zhí)行。三是工作要細(xì)致。細(xì)節(jié)決定成敗。院辦主任工作尤其要求細(xì)致、細(xì)致、再細(xì)致。養(yǎng)成工作認(rèn)真細(xì)致、辦事扎實的工作作風(fēng)，是院辦主任必備的素質(zhì)之一。把細(xì)致的工作作風(fēng)貫穿到工作全過程，院辦主任應(yīng)養(yǎng)成記工作日記的習(xí)慣，把醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的，自己計劃做的，已經(jīng)做的等等，認(rèn)真記下來，防止工作遺漏。四是協(xié)調(diào)要到位。院辦公室作為對外聯(lián)系的綜合部門，需要承擔(dān)起與上級機(jī)關(guān)溝通協(xié)調(diào)的職能。院辦主任在上級機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)溝通過程中，要充分尊重上級機(jī)關(guān)，對他們安排的工作能完成的，不講條件；不能承擔(dān)的，做好解釋；實在有難度的，不要硬碰硬，可請院領(lǐng)導(dǎo)同上級進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。

5 努力做到“五勤”

做好院辦主任工作的具體經(jīng)驗很多，但最根本的經(jīng)驗是一個字——“勤”。一要眼勤。院辦班主任應(yīng)該眼觀六路，耳聽八方，觀察問題敏銳細(xì)致，就是常說的“眼里要有事”。二要嘴勤。院辦主任向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作要動嘴，向其他部門聯(lián)絡(luò)辦事要動嘴，答復(fù)下級的請示要動嘴。因此，院辦主任的嘴不能懶，該說的一定要及時說，而且要把問題說得清清楚楚，不能該請示的不請示，該報告的不報告，也不能話到嘴邊留半句，說不透講不明。三要手勤。院辦公室的很多工作都需要院辦主任親自動手去做，其中很重要的就是動手寫，即把工作中的一些情況用文字的形式記錄下來，并要做到及時、準(zhǔn)確、詳細(xì)，院辦主任的手不能懶，否則會造成難以預(yù)料的后果。四要腿勤。醫(yī)院工作中需要跑跑顛顛的事很多。如向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)請示、報告工作時，要往領(lǐng)導(dǎo)那里跑；處理部門之間的關(guān)系時，要往有關(guān)業(yè)務(wù)部門跑。作為院辦主任不能怕麻煩，不要怕碰釘子，更不能擺架子，要以實際行動表達(dá)出自己的誠心誠意，從而促使事情盡快辦成。五要腦勤。以上四勤要想勤得恰到好處，必須勤動腦子，就是要把深思熟慮與動眼、動嘴、動手、動腿緊密地結(jié)合起來，以防出現(xiàn)盲目的行動，要做一個既“四體勤奮”又有頭腦的部門領(lǐng)導(dǎo)，才是合格的院辦主任。

［1］尹鳳來.當(dāng)好醫(yī)院辦公室主任這個“配角”［J］.中華醫(yī)院管理雜志，1996，12（4）：252.

［2］董燕.談院長室秘書接待工作的體會［J］.中華醫(yī)院管理雜志，1994，10（11）：685-687.

［3］王蕊.淺議醫(yī)院辦公室工作人員形象塑造［J］.中國醫(yī)院，2008，12（1）：69-70.

［4］于露露.淺談醫(yī)院辦公室的工作特點及工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)［J］.中國傷殘醫(yī)學(xué)，2011，19（1）：111.

［5］張桂云.軍隊醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的思考［J］.中華醫(yī)院管理雜志，2006，22（9）：595-596.

［6］李鳳如.醫(yī)療改革背景下加強(qiáng)醫(yī)院辦公室建設(shè)的實踐與思考［J］.臨床和實驗醫(yī)學(xué)雜志，2012，11（9）：723-724.

張桂云：中國人民解放軍總醫(yī)院醫(yī)學(xué)信息資源科主任，研究館員。

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