檔案館風(fēng)險評估方法研究

摘要：檔案館風(fēng)險評估是規(guī)避風(fēng)險的有效措施，風(fēng)險評估方法研究則為檔案館風(fēng)險評估提供了可靠依據(jù)。本文從風(fēng)險評估方法研究及其意義入手，介紹了檔案館風(fēng)險評估的三類方法，再將這些方法運(yùn)用到檔案館的具體風(fēng)險評估中，為檔案館風(fēng)險評估方法的研究提供參考。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險評估 評估方法 檔案館風(fēng)險

風(fēng)險評估是指在風(fēng)險事件發(fā)生之前或之后(尚未結(jié)束)，對該事件給人們生活、生命、財產(chǎn)等各個方面造成的影響和損失的可能性進(jìn)行量化評估的工作，即量化測評某一事件或事物帶來的影響或損失的可能程度。所謂檔案館安全風(fēng)險評估(RiskAssessment)，就是對檔案實體和檔案信息資源所面臨的威脅及其可能造成影響的可能性的評估。

檔案館風(fēng)險評估方法研究就是對整個風(fēng)險評估過程中使用和涉及到的形式和途徑進(jìn)行探索，為檔案館風(fēng)險評估提供一種具體的、可行的、普適的理論支持和應(yīng)用基礎(chǔ)。評估方法為風(fēng)險評估工作提供了量化的、具體的衡量指標(biāo)和尺度，使風(fēng)險評估工作有規(guī)律可循、有方法可依，為評估工作的開展奠定重要的基礎(chǔ)。

一、風(fēng)險評估方法介紹

風(fēng)險評估方法有很多種，在其他領(lǐng)域適用的，在檔案館不一定適用，究竟選擇哪種方法，一定要根據(jù)工作性質(zhì)、工作流程、工作對象等做出選擇。普遍使用的可以分為三個大類，即定性評估法、定量評估法和定性定量結(jié)合評估法。

第一，定性評估法是指采用文字或描述性的級別說明風(fēng)險的影響程度和這些風(fēng)險出現(xiàn)的可能性。較為典型的有經(jīng)驗評估法。

經(jīng)驗評估法，又稱專家調(diào)查法，是以專家作為信息獲取的對象，依靠專家的知識和實踐經(jīng)驗，由專家對風(fēng)險程度作出判斷和預(yù)測的一種方法。通過專家的分析，可以識別某一事件或者對象可能遇到的絕大部分風(fēng)險類型，列出風(fēng)險表格，并按等級程度進(jìn)行排列。例如，首先，采用查找文獻(xiàn)、調(diào)查檔案修復(fù)專業(yè)人員等方法列舉出檔案修復(fù)過程中通?？赡艹霈F(xiàn)的風(fēng)險；然后，列出評價標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案修復(fù)的經(jīng)驗對風(fēng)險因子進(jìn)行分析和評價，列出表格并使用等級進(jìn)行標(biāo)識；最后，將各種風(fēng)險因子相結(jié)合，推斷出檔案修復(fù)過程中各類風(fēng)險的等級。

第二，定量評估法是指利用數(shù)量特征、數(shù)量關(guān)系和數(shù)量變化進(jìn)行分析的方法，通過對歷史記錄、實驗數(shù)據(jù)、相關(guān)文獻(xiàn)資料、研究等數(shù)據(jù)的分析，來判斷風(fēng)險影響程度大小和可能性的一種方式。具有典型代表性的是概率統(tǒng)計法。

概率統(tǒng)計法又稱數(shù)理統(tǒng)計法，是指研究自然界中隨機(jī)現(xiàn)象出現(xiàn)規(guī)律的一種數(shù)學(xué)方法。風(fēng)險的發(fā)生雖然具有隨機(jī)性，但也有著特定的規(guī)律，即在一定的發(fā)生頻次范圍內(nèi)，其出現(xiàn)概率是一個客觀存在的定值。概率統(tǒng)計法理論基礎(chǔ)完善，分析過程簡單，無需進(jìn)行大量復(fù)雜的運(yùn)算，但是歷史數(shù)據(jù)的積累收集及估算則相對較為困難。

第三，定性定量結(jié)合評估法是指將定性評估法和定量評估法結(jié)合起來，綜合考慮二者的優(yōu)缺點，將二者優(yōu)點結(jié)合而得到的一種方法，首先對風(fēng)險因子進(jìn)行總體性質(zhì)的確定，然后進(jìn)行定量分析，在量化基礎(chǔ)上再進(jìn)行風(fēng)險評估。常用的代表方法是風(fēng)險矩陣法。

風(fēng)險矩陣法，就是在矩陣的基礎(chǔ)上，將各個因子按類別分別放在行和列上，然后用數(shù)量來描述和計算風(fēng)險因子的關(guān)系、大小，確定因子相對等級的一種方法。風(fēng)險矩陣法具有簡單快捷的優(yōu)勢，但計算概率時需要?dú)v史數(shù)據(jù)，此外由于劃分的依據(jù)是主觀的，依賴于人對評價風(fēng)險的良好判斷力，不能夠為風(fēng)險評估提供較高的精度。

二、風(fēng)險評估方法在檔案部門的具體應(yīng)用

不同風(fēng)險評估方法的特點各異，應(yīng)用的形式和角度也有所不同。如何針對不同的風(fēng)險源，采用不同的評估方法，需要具體分析檔案部門不同風(fēng)險類型的情況而定。

1.經(jīng)驗評估法

經(jīng)驗評估法適用于缺乏歷史數(shù)據(jù)和具體資料，或者因素?zé)o法采用客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量的風(fēng)險類型。例如，在檔案修裱過程中，檔案面臨的風(fēng)險類型多樣，如字跡洇化、紙張起皺等。上述風(fēng)險并不適宜采用精確的數(shù)字或概率來衡量，只可以通過經(jīng)驗評估法來評價此類風(fēng)險的等級。

首先，列舉出檔案修裱過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險類型，并確定風(fēng)險評估因子，如：字跡洇化、紙張起皺、紙張破損、誤揭補(bǔ)、誤裁剪。

其次，對“風(fēng)險可能性”與“風(fēng)險危害性”兩個評估因子進(jìn)行定性，及描述性評估，如表1所示：

再次，將風(fēng)險評估的描述性語言進(jìn)行處理，根據(jù)修裱過程中不同風(fēng)險的屬性進(jìn)行綜合打分，如表2所示：

最后，綜合兩個風(fēng)險因子進(jìn)行分析，給出各風(fēng)險類型的綜合風(fēng)險大小，1級表示風(fēng)險很小，5級則表示風(fēng)險巨大，如表3所示：

為最大程度避免專家評估法主觀性強(qiáng)、量化程度低的缺陷，可采用多專家打分求均值的方法。即每一位專家對不同風(fēng)險因素的排序進(jìn)行編號，再將編號相加，求取平均值，并按照均值大小進(jìn)行排序，得到的結(jié)果便是檔案修復(fù)過程中各風(fēng)險的等級程度。此方法有效地增加了評估結(jié)果的客觀程度，對檔案修復(fù)風(fēng)險有更加全面的認(rèn)識和評價。

2.概率統(tǒng)計法

概率統(tǒng)計法適用于具有衡量標(biāo)準(zhǔn)、歷史數(shù)據(jù)或者可以進(jìn)行量化的風(fēng)險類型，并且這些風(fēng)險的有關(guān)因素可以進(jìn)行賦值運(yùn)算。例如：庫房日常管理中的溫度、濕度控制等。上述風(fēng)險發(fā)生頻率或概率是可以量化統(tǒng)計的數(shù)值，則該風(fēng)險等級的評估可以使用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

首先，以年為單位，利用歷史數(shù)據(jù)確定溫度區(qū)間出現(xiàn)的概率大小，如表4所示。然后，估算不同溫度區(qū)間對檔案的危害性，如表5所示。

根據(jù)不同溫度區(qū)間對檔案的影響程度，對溫度區(qū)間對檔案的危害性賦值。按照等間距原則，在0－1范圍內(nèi)對風(fēng)險的強(qiáng)度進(jìn)行賦值，如表6所示。

最后，綜合“溫度區(qū)間出現(xiàn)的概率”與“溫度區(qū)間對檔案的危害性”兩個風(fēng)險因子，依據(jù)公式R(風(fēng)險等級)＝P(風(fēng)險可能性)×D(風(fēng)險危害性)，計算出風(fēng)險值最大的溫變區(qū)間，如表7所示：

比較風(fēng)險等級的數(shù)值大小，將三個數(shù)值按大小順序排列(3－2－1)，3級風(fēng)險最高，1級風(fēng)險最低。每日庫房溫度檢測時，當(dāng)溫度取值所屬的區(qū)間就是當(dāng)日溫度的風(fēng)險等級，針對不同等級的風(fēng)險程度采取溫度調(diào)控的措施。

3.風(fēng)險矩陣法

風(fēng)險矩陣法是定性評估法與定量評估法相結(jié)合的產(chǎn)物，具有二者的優(yōu)點，既可以用描述性語言定性，又可以采用數(shù)值定量的風(fēng)險類型。例如：檔案館庫房管理中的若干風(fēng)險，這些風(fēng)險可以先使用語言進(jìn)行描述，然后再利用賦值法進(jìn)行計算，最后得出風(fēng)險等級情況。

以檔案庫房管理的若干種風(fēng)險為例，列舉出的風(fēng)險類型有：風(fēng)險1是庫房管理制度不健全：風(fēng)險2是消防滅火設(shè)施不齊全；風(fēng)險3是溫濕度、光照等外界因素控制不當(dāng)；風(fēng)險4是檔案滅菌殺蟲等處理不當(dāng)。

首先，使用定性評估法對上述風(fēng)險進(jìn)行評估，如表8所不：

然后，根據(jù)定性評估的描述，對各風(fēng)險類型進(jìn)行賦值，按照等間距原則，在0－1范圍內(nèi)對風(fēng)險因素進(jìn)行賦值，如表9所示：

最后，利用矩陣對風(fēng)險因素進(jìn)行分析，從而判斷風(fēng)險等級，如圖1所示：

根據(jù)風(fēng)險矩陣圖，可以查找出各風(fēng)險類型對應(yīng)的風(fēng)險等級值，即庫房管理制度不健全為等級4，消防滅火設(shè)施不齊全為等級3，溫濕度、光照等外界因素控制不當(dāng)為等級3，檔案滅菌殺蟲等處理不當(dāng)為等級4。

三、風(fēng)險評估方法

的優(yōu)缺點比較

綜合前述的介紹可知，經(jīng)驗評估法、概率統(tǒng)計法及風(fēng)險矩陣法是檔案館風(fēng)險評估的三種重要方法。通過上述表格來看，以經(jīng)驗評估法為代表的定性法不能夠精確計算風(fēng)險值的大小，只能夠通過主觀經(jīng)驗來推測和判斷風(fēng)險發(fā)生概率及危害性程度；以概率統(tǒng)計法為代表的定量法可以通過絕對的數(shù)值衡量風(fēng)險發(fā)生的概率，但對于風(fēng)險危害程度的大小則需要通過賦值法來轉(zhuǎn)化：以風(fēng)險矩陣法為代表的定性定量結(jié)合法集中了前二者的優(yōu)點，評估過程與結(jié)果清晰明了，但存在著誤差失真的情況。三類方法相互結(jié)合、互為補(bǔ)充。為檔案館各類風(fēng)險的評估提供可靠的依據(jù)和參考，見表10。

四、結(jié)語

檔案館風(fēng)險評估方法的選擇并不唯一，需要根據(jù)具體的情況決定。上述檔案館風(fēng)險評估方法的研究尚不完善，仍有許多值得斟酌之處。隨著檔案部門風(fēng)險評估工作的發(fā)展，評估方法的研究必將更加深入，從而更有利于避免和防止各類風(fēng)險的發(fā)生，降低風(fēng)險帶來的損失。