如何做好房地產企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

摘要：房地產企業(yè)檔案工作，不僅是一個企業(yè)發(fā)展的記錄和支撐，還是關系到國計民生的重要問題。做好房地產企業(yè)檔案的規(guī)范化管理至關重要。本文就如何做好房地產企業(yè)檔案的規(guī)范化管理從五個方面進行了探討。

關鍵詞：房地產企業(yè) 檔案工作 規(guī)范管理

所謂房地產企業(yè)，是指從事房地產開發(fā)、經營、管理和服務活動，并以營利為目的進行自主經營、獨立核算的經濟組織。房地產相對于傳統(tǒng)的機械、電子等行業(yè)起步較晚，屬于改革開放后的新興產業(yè)，對檔案管理方面的關注與研究也相對比較少，而且由于房地產行業(yè)發(fā)展速度較快，檔案管理更是無法滿足其發(fā)展要求。然而，檔案工作是房地產企業(yè)運行和生產的參考和依據(jù)，事關群眾的基本生活，是關系國計民生的大事。因此，房地產企業(yè)檔案的規(guī)范化管理尤為重要。

一、房地產企業(yè)檔案

1.房地產企業(yè)檔案的范圍

房地產檔案一般是指房地產權屬檔案，包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業(yè)而言，房地產權屬登記檔案只是一小部分，房地產企業(yè)檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業(yè)生產經營活動過程中形成的檔案，可能是房地產開發(fā)建設過程中形成的，也可能是房地產管理、使用過程中形成的。

2.房地產企業(yè)檔案的特殊性

首先，房地產企業(yè)檔案具有很強的專業(yè)性。房地產企業(yè)檔案是房地產企業(yè)在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革，反映了房地產企業(yè)的經營與發(fā)展狀況，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術語較多，如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等，專業(yè)性十分明顯。

其次，房地產企業(yè)管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發(fā)到經營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業(yè)的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯(lián)系起來，共同推進和完成一個項目。據(jù)統(tǒng)計，合同在房地產企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產企業(yè)檔案的規(guī)范管理時，必須要認識到這一點。

最后，房地產企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業(yè)的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。

二、房地產企業(yè)檔案規(guī)范化管理的必然性

加強檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

加強檔案的規(guī)范化管理是時代發(fā)展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發(fā)展，信息時代的深入，標準化、規(guī)范化已經成為現(xiàn)代企業(yè)的標志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規(guī)范化、標準化是其必由之路。

加強檔案的規(guī)范化管理是房地產企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業(yè)的開發(fā)項目由于其規(guī)模大、工期長，在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規(guī)范化、標準化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經是難以實現(xiàn)對其進行有效的管理了。

三、房地產企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

1.完善管理制度，規(guī)范房地產企業(yè)檔案管理行為

加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結合房地產企業(yè)發(fā)展對檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計制度、保密制度、崗位責任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執(zhí)行。同時，要隨著時間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

2.梳理業(yè)務流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)

流程梳理是指圍繞企業(yè)的內、外部要素，對整個企業(yè)的業(yè)務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務活動的關鍵節(jié)點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現(xiàn)深度等。對業(yè)務活動進行調研，明確各業(yè)務環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應用系統(tǒng)的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學規(guī)范的房地產企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對、制約，發(fā)現(xiàn)問題并且能夠及時糾正。

3.明確職責和分工，保證工作質量

所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現(xiàn)勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內部競爭活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質量，規(guī)范操作行為。房地產企業(yè)的崗位職責可以分為三個層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

4.加強宣傳教育培訓，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊伍素質

加強房地產企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業(yè)隊伍，同時還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產企業(yè)要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業(yè)各項業(yè)務工作及其形成的文件，熟悉房地產管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業(yè)全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業(yè)的生產經營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。

5.不斷評估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平

質量管理體系當中有一個重要循環(huán)，那就是“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

總之，房地產企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實。不僅需要企業(yè)領導的重視，還需要企業(yè)全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。