北京市施工企業(yè)施工資料管理問(wèn)題研究

摘要：施工資料是施工企業(yè)對(duì)工程檔案約定俗稱(chēng)的叫法，是工程建設(shè)過(guò)程中形成的寶貴信息資源，但其管理制度和工作并不完善，沒(méi)有引起施工企業(yè)和管理人員足夠的重視，它對(duì)工程的重要價(jià)值和作用也沒(méi)有真正被體現(xiàn)和發(fā)揮出來(lái)。加強(qiáng)施工資料的管理就要從多方面努力，為北京市現(xiàn)代化建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 施工資料 資料管理

建筑工程施工過(guò)程中，各環(huán)節(jié)的工作都決定著工程的質(zhì)量，與人民的生命財(cái)產(chǎn)息息相關(guān)。施工資料是施工企業(yè)對(duì)工程檔案約定俗稱(chēng)的叫法，是工程建設(shè)過(guò)程中形成的寶貴信息資源，但其管理制度和工作并不完善，沒(méi)有引起企業(yè)和管理人員足夠的重視，它對(duì)工程的重要價(jià)值也沒(méi)有真正被體現(xiàn)出來(lái)。因此，對(duì)施工資料管理問(wèn)題進(jìn)行研究，目的是尋求行之有效的管理新體制、新模式，為完善建筑工程檔案的管理提供依據(jù)，提高工程管理的質(zhì)量。

一、北京市施工企業(yè)施工資料管理現(xiàn)狀

基于施工資料的重要作用，一些施工企業(yè)重視施工資料的管理，制定了有效的施工資料管理辦法，使得工程質(zhì)量有所提高。但是由于建筑行業(yè)在管理過(guò)程中的種種因素，目前各企業(yè)檔案管理工作發(fā)展不平衡，有的企業(yè)檔案管理工作還比較薄弱，還需要探索施工資料管理的新途徑。

1.施工資料管理工作的欣喜之處

目前，北京市大中型建筑施工企業(yè)，均為承擔(dān)工業(yè)與民用建筑、地下鐵道、市政工程基礎(chǔ)施工、設(shè)備安裝、機(jī)械運(yùn)輸?shù)榷嘣?jīng)營(yíng)的綜合性企業(yè)。據(jù)筆者調(diào)查，資質(zhì)一級(jí)、信譽(yù)一等一級(jí)的建筑施工企業(yè)大都設(shè)立了公司綜合檔案科(室)、隸屬公司經(jīng)理辦公室，并設(shè)有專(zhuān)兼職檔案人員，技術(shù)職稱(chēng)為初中高級(jí)。

一些施工企業(yè)的資料室集中統(tǒng)一管理各類(lèi)施工資料，施工資料員積極貫徹國(guó)家頒發(fā)的《建筑工程資料管理規(guī)程》中施工資料的規(guī)定來(lái)收集資料。資料員按照其中的收集、歸檔規(guī)則進(jìn)行文檔整理，將文件科學(xué)分類(lèi)編目，統(tǒng)一整理立卷。這一現(xiàn)象說(shuō)明目前多數(shù)施工資料員能夠貫徹國(guó)家法規(guī)，在工作時(shí)對(duì)資料的劃分范圍比較明確，了解資料管理的基本流程和工作。

2.施工資料管理工作中存在的問(wèn)題

由于建筑施工企業(yè)在管理過(guò)程中的種種因素，使施工資料的管理工作存在如下問(wèn)題。

(1)施工資料失真現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

有些施工資料在形成過(guò)程中由于制作份數(shù)不夠，或因保管不慎丟失，在竣工移交時(shí)就時(shí)常以復(fù)印件代替：有的施工單位的資料員圖方便，懶得找人簽字，就自己代筆造成簽字不嚴(yán)肅，特別是當(dāng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不在現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，工作人員隨意代簽，尤其是一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等；有的檔案部門(mén)收集施工資料時(shí)發(fā)現(xiàn)有代簽現(xiàn)象，也沒(méi)有要求資料退回重新整理。這些代簽名的現(xiàn)象使施工資料失去真實(shí)性，同時(shí)影響了檔案保管期限，一旦工程出現(xiàn)問(wèn)題要追查相關(guān)人員的責(zé)任時(shí)，就會(huì)分不清責(zé)任，從而加大處理事故的難度，影響檔案的真實(shí)性和檔案的法律效應(yīng)。

(2)施工資料的移交存在滯后性

筆者在北京市城建檔案館調(diào)研時(shí)，檔案人員反映有些施工資料不能夠按時(shí)被報(bào)送至建筑單位，有關(guān)部門(mén)在預(yù)驗(yàn)收制度的執(zhí)行上出現(xiàn)脫節(jié)。施工資料移交不及時(shí)，主要有三個(gè)原因。第一，資料繁多復(fù)雜，整理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，資料員沒(méi)有足夠的耐心精挑細(xì)選；第二，有些施工企業(yè)的施工資料分散于各崗位文員手中，他們對(duì)施工資料的管理規(guī)定和流程大都一知半解；第三，待工程收尾時(shí)，工作人員陸續(xù)撤離，有些資料的簽字手續(xù)還不完備，以致拖延了資料整理時(shí)間，從而影響了工程檔案歸案的及時(shí)性和完整性。

(3)施工資料量較大但質(zhì)偏低

筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，隨著施工資料數(shù)量的日趨龐大，一些企業(yè)的資料質(zhì)量卻不斷下降。比如，施工資料堆放在庫(kù)房、工地上，導(dǎo)致紙張蒙上灰塵、受到蟲(chóng)咬，影響了施工資料的外在質(zhì)量；又比如，代簽字現(xiàn)象、失真現(xiàn)象的時(shí)有發(fā)生，使得施工資料的內(nèi)在質(zhì)量受到損害。

目前，施工資料種類(lèi)繁多復(fù)雜，盡管已經(jīng)規(guī)劃了接收的范圍和內(nèi)容，但施工日志就成千份，有些是必須歸檔的，有些則是自行保留的。資料員不加選擇地一概要求接收，造成一些無(wú)保存價(jià)值的工程資料也進(jìn)入檔案，影響了資料的優(yōu)化管理。

二、北京市施工企業(yè)

施工資料管理問(wèn)題的解決措施

施工資料管理是一個(gè)過(guò)程，是讓別人與自己一道去實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，是施工企業(yè)有組織的集體活動(dòng)。施工企業(yè)必須在多方面做出努力，如制訂一些具體措施，包括法律法規(guī)、制度保障措施、人員規(guī)章等，確保施工資料的收集、整理、利用步入良性循環(huán)的軌道，為北京市現(xiàn)代化建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1.明確施工資料管理的規(guī)范制度

針對(duì)施工資料的真實(shí)性、及時(shí)性問(wèn)題，施工企業(yè)應(yīng)明確資料員責(zé)任和歸檔范圍，根據(jù)《建筑工程資料管理規(guī)范》準(zhǔn)備施工資料，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理。企業(yè)相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)結(jié)合工程質(zhì)量和進(jìn)度、安全與文明等考核工作對(duì)施工資料管理情況進(jìn)行跟蹤檢查，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要求限期整改。

例如：在項(xiàng)目施工過(guò)程中，施工資料員必須做到，要求須責(zé)任人簽字的一律由責(zé)任人本人簽字，絕不允許代簽，確因特殊原因，責(zé)任人必須出具委托授權(quán)書(shū)，由受托人代簽，授權(quán)委托書(shū)應(yīng)連同竣工文件一并保存，這就明確了法律責(zé)任，提高了施工資料管理的嚴(yán)肅性。

2.對(duì)施工資料管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃

施工資料涉及工程建設(shè)的方方面面，貫穿于工程建設(shè)的全過(guò)程，因此其管理工作也應(yīng)強(qiáng)調(diào)過(guò)程管理。特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循工程項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)施工資料管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、及早收集。具體可以采取以下措施：在每項(xiàng)工程項(xiàng)目的開(kāi)始階段，資料員就提前介入，做好準(zhǔn)備工作；在項(xiàng)目實(shí)施工程中，做到施工資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行；在每項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，資料員要及時(shí)驗(yàn)收相應(yīng)的資料。這樣的過(guò)程管理，可以確保施工資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性和有效性。

3.施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)資料員的管理工作

隨著工程圖紙、施工記錄、驗(yàn)收記錄等資料種類(lèi)的日趨復(fù)雜，工程檔案員、施工資料員、監(jiān)理人員等職能的相互轉(zhuǎn)化和不斷擴(kuò)大，很多專(zhuān)業(yè)人士很想在短時(shí)間內(nèi)全面掌握工程資料，卻又苦于沒(méi)有機(jī)會(huì)接觸大型工程，很難在管理模式上取得突破與創(chuàng)新，從而無(wú)法跟上建筑行業(yè)發(fā)展的需求。

筆者認(rèn)為，施工企業(yè)應(yīng)該率先實(shí)行上崗證制度，保證資料員應(yīng)具備的基本理論知識(shí)。同時(shí)，要著重加強(qiáng)對(duì)資料員的實(shí)操培訓(xùn)，為他們制造管理大型工程資料的機(jī)會(huì)，使其了解電子文件形成的規(guī)律、特點(diǎn)和文件處理的過(guò)程、方法，以適應(yīng)現(xiàn)代化施工資料管理工作發(fā)展的需要。

4.在移交前作好施工資料的審核工作

在建設(shè)單位檢查施工資料前，施工企業(yè)的資料員應(yīng)首先進(jìn)行自檢，根據(jù)歸檔范圍和內(nèi)容認(rèn)真對(duì)照審核。重點(diǎn)審核施工檔案分類(lèi)是否齊全、系統(tǒng)是否完整、內(nèi)容是否真實(shí)、能否準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況：竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等是否符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，圖面是否整潔、蓋有竣工圖章；文件的形成、來(lái)源是否符合實(shí)際；要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)是否完備：文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)漏、缺部分，應(yīng)立即要求補(bǔ)缺補(bǔ)漏。

5.重視工程項(xiàng)目中施工資料的保管

為確保施工資料的安全，最大限度的延長(zhǎng)壽命，施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)房的科學(xué)管理，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物及防污染等與資料保管相關(guān)方面的管理工作，加強(qiáng)庫(kù)房技術(shù)管理，掌握溫濕度變化情況，每年進(jìn)行一次綜合分析，制定綜合管理計(jì)劃，從而有效地提供施工資料，順利做好歸檔和移交工作。

作為施工企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到施工資料管理的重要性，資料員、檔案工作者和工程建設(shè)者應(yīng)該本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的宗旨，共同做好工程建設(shè)項(xiàng)目中的施工資料管理工作。