電子文件管理職責的劃分

最近有讀者問：要達到電子文件管理原則的要求太難了，我們作為一個檔案員，了解的計算機知識太少，對電子文件產生、運轉的過程也不了解，怎么能保證電子文件的真實、完整、安全、有效和全過程管理呢?是的，僅憑檔案部門的一己之力，是做不好電子文件管理的。為了達到電子文件管理原則提出的要求，檔案行政管理部門、電子文件形成單位的相關部門都要擔負起相應職責。

首先是檔案行政管理部門。市和區縣檔案局要會同本級信息化工作主管部門對本行政區域內電子文件歸檔工作實行監督和指導。電子文件是一種新型的文件形式，電子文件的管理也正處在摸索和嘗試階段，所以檔案行政管理部門要加大對電子文件管理監督指導的力度，并在對電子文件的歸檔與管理的監督指導工作中加入信息化主管部門(即市和區縣經信委)的力量。這將對促進電子文件的歸檔與管理具有非常積極的推動作用。

其次是電子文件形成單位。要對電子文件實施全過程的管理，就必須從系統設計時就要考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運轉的過程中實施有效的管理。所以各單位要明確電子文件歸檔工作的管理職責，制定電子文件歸檔制度，做好電子文件歸檔工作。這需要各單位的全員參與，相關的各部門都要承擔相關職責。

一是檔案部門的職責。檔案部門要會同信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時間及方式等內容；要加強與信息化工作部門的溝通協調，使辦公系統和業務系統具備符合檔案管理要求的功能。歸納起來，檔案部門的職責主要有兩點，一是制定電子文件的歸欄制度，二是加強與本單位信息化工作部門的溝通協調。檔案部門要根據本單位的職責、現代化管理的程度等，建立電子文件的歸檔制度；要主動了解本單位即將或正在開發的系統情況，主動和信息化部門溝通，從保證電子文件真實、完整、安全、有效的角度提出電子文件積累、歸檔的功能需求。

二是信息化部門的職責。信息化工作部門要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。具體包括：成為檔案部門與系統開發公司之間的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉為技術語言，并與系統開發的公司進行溝通，使其理解這些需求并在系統中得以實施；在系統日常運行中進行維護，確保安全；對系統內的電子文件進行備份：在系統軟硬件環境發生變化時對電子文件進行遷移，并記錄電子文件的格式及所依賴的硬件環境、軟件、操作系統、數據庫系統等信息。

三是電子文件形成部門的職責。電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。

只有各相關部門都認識到電子文件管理的重要性和必要性，積極參與，形成合力，才能真正把電子文件收好、管好，為將來的用好奠定基礎。