新時(shí)期出版社社長(zhǎng)辦的工作特點(diǎn)

摘要：隨著出版社由事業(yè)單位轉(zhuǎn)制為企業(yè)單位，實(shí)行企業(yè)化管理、市場(chǎng)化運(yùn)作，作為出版社的樞紐部門——社長(zhǎng)辦，其管理和服務(wù)功能也面臨著新的挑戰(zhàn)。歸納出新時(shí)期社長(zhǎng)辦工作的兩個(gè)特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際，深入分析，進(jìn)行了探討式總結(jié)，提供了較為清晰、實(shí)用的工作思路及應(yīng)對(duì)問題的辦法等。

關(guān)鍵詞：編務(wù)工作；服務(wù)職能；管理職能

中圖分類號(hào)：G237 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）18-0090-02

社長(zhǎng)辦作為出版編務(wù)工作的組織者和管理者，是編輯業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和社領(lǐng)導(dǎo)班子的辦事機(jī)構(gòu)，是出版社業(yè)務(wù)工作的中心。其在編輯和社領(lǐng)導(dǎo)之間起著承上啟下的作用，主要負(fù)責(zé)全社的選題管理、書號(hào)管理、圖書質(zhì)量管理、圖書檔案管理、圖書宣傳、圖書獎(jiǎng)的參評(píng)以及著作權(quán)管理等等，并為社領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行選題決策提供各種參考。出版社由事業(yè)單位轉(zhuǎn)制為企業(yè)，逐步實(shí)行市場(chǎng)化運(yùn)作，面對(duì)新的出版形式，筆者歸納新形勢(shì)下社長(zhǎng)辦工作有如下兩個(gè)特點(diǎn)。

一、社長(zhǎng)辦的職能需要更加凸顯與優(yōu)化

隨著出版社實(shí)行企業(yè)化管理，以及在圖書市場(chǎng)不斷變化的形式下，社長(zhǎng)辦面臨的工作內(nèi)容和質(zhì)量要求也都發(fā)生著較大的變化，社長(zhǎng)辦的工作要從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，即通過管理工作進(jìn)行深度服務(wù)，其職能更需要凸顯與優(yōu)化，需著重加強(qiáng)“服務(wù)、管理、組織、協(xié)調(diào)、執(zhí)行、參謀”等職能。

（一）服務(wù)職能

服務(wù)職能是社長(zhǎng)辦編務(wù)工作最基本的職能。如組織選題論證會(huì)、利用ERP系統(tǒng)管理發(fā)稿、發(fā)印手續(xù)、審核圖書合同及稿酬單的開具、制作社內(nèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、建立圖書檔案、答復(fù)讀者問題等工作。服務(wù)職能大多表現(xiàn)為大量日常性的工作，這些工作能否務(wù)實(shí)、高效地進(jìn)行，會(huì)直接影響出版社整體的工作效率和質(zhì)量。

社長(zhǎng)辦的服務(wù)對(duì)象非常廣泛，對(duì)社內(nèi)包括社領(lǐng)導(dǎo)、編輯部、印制科、營(yíng)銷中心以至財(cái)務(wù)科等，社外包括出版局、出版集團(tuán)、宣傳部乃至出版總署等主管機(jī)關(guān)、行業(yè)組織、新聞媒體、作者和讀者等。服務(wù)對(duì)象的廣泛性決定了服務(wù)需求的差異性，這對(duì)社長(zhǎng)辦的工作人員提出了很高的要求，需要進(jìn)一步提高自身的綜合素質(zhì)。

著作權(quán)管理也是社長(zhǎng)辦的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)，因?yàn)橹鳈?quán)問題引起的法律糾紛，我社也常常遇到。社長(zhǎng)辦需要通過加強(qiáng)對(duì)著作權(quán)合同的審核，更好地規(guī)避因?yàn)橹鳈?quán)糾紛而給出版社帶來的損失；并且要積極配合執(zhí)法部門，加大對(duì)社圖書被盜印、盜版的打擊力度，保護(hù)并增強(qiáng)出版社的生產(chǎn)力，維護(hù)出版社的整體利益。

（二）管理職能

1.選題管理：注重決策支持

選題是出版的核心環(huán)節(jié)之一，社長(zhǎng)辦一直以來都擔(dān)負(fù)著選題管理的重要角色。隨著出版社信息化的發(fā)展以及ERP出版管理系統(tǒng)的上線使用，社長(zhǎng)辦所做的就不僅僅是進(jìn)行選題登記之類的工作，更需要注重利用匯總資料對(duì)社內(nèi)選題進(jìn)行分析。

社長(zhǎng)辦應(yīng)周期性對(duì)全社的選題按板塊類別、載體形式和重點(diǎn)項(xiàng)目等多維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而以客觀的數(shù)據(jù)為社領(lǐng)導(dǎo)制定選題規(guī)劃、提供思路支持，并且在國(guó)家有關(guān)出版法律法規(guī)方面為社領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息支持。通過對(duì)選題的匯總和審查，社長(zhǎng)辦還應(yīng)起到“優(yōu)化選題、避免低層次重復(fù)”的把關(guān)作用。社長(zhǎng)辦根據(jù)掌握的選題情況和已出版圖書的庫存情況，對(duì)選題進(jìn)行指導(dǎo)，或在各部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2.規(guī)劃管理：調(diào)研顯示威力

規(guī)劃管理是社長(zhǎng)辦工作中重要的職能。定期對(duì)選題、成本、重大投資項(xiàng)目、重印書等情況進(jìn)行調(diào)查、研究，以數(shù)據(jù)來分析要說明的問題，增強(qiáng)說服力。

除了不定期的材料及數(shù)據(jù)匯總和相關(guān)報(bào)告的撰寫工作外，社長(zhǎng)辦擔(dān)負(fù)了編寫全社總結(jié)及發(fā)展規(guī)劃的工作，還參與了部分專項(xiàng)調(diào)研工作，了解、學(xué)習(xí)其他出版單位的績(jī)效考核及圖書出版管理經(jīng)驗(yàn)，這些都反映了社長(zhǎng)辦管理職能加強(qiáng)的趨勢(shì)。

3.信息流管理：樞紐作用更明顯

作為科技出版社，廣東科技出版社出版圖書涉及面較為寬泛，信息流的管理也顯得尤為重要。出版社的信息流管理主要可以分為三個(gè)層次的工作：一是通過資訊調(diào)查溝通全社情況，起到信息溝通的樞紐作用；二是為社內(nèi)部員工提供資料服務(wù)；三是要向社會(huì)(包括上級(jí)主管單位、媒體等)提供出版社信息，建立有利于發(fā)展的寬松環(huán)境。

網(wǎng)站對(duì)于宣傳出版社形象、拓展選題及作者資源和服務(wù)讀者有很好的效果，但保證各部門和網(wǎng)站的接口工作卻是一項(xiàng)綜合工程。社長(zhǎng)辦應(yīng)重視并配合好數(shù)字編輯室，加強(qiáng)社網(wǎng)站的建設(shè)。從網(wǎng)站上收集到的選題信息需及時(shí)篩選、分類，轉(zhuǎn)給相關(guān)編輯部門，拓展選題來源渠道。通過社網(wǎng)站應(yīng)可以看到我社最新的圖書介紹和相關(guān)信息，使本社的信息能夠更快捷地向外流通，努力將社網(wǎng)站發(fā)展成綜合多種功能的網(wǎng)站。

建議不定期制定出版《社工作簡(jiǎn)訊》，可以為紙質(zhì)，也可在網(wǎng)站上以電子版發(fā)布，使全社員工都能知曉本社相關(guān)工作動(dòng)態(tài)，使大家都了解、關(guān)心社里每項(xiàng)工作，這對(duì)項(xiàng)目完成也有積極的促進(jìn)作用。

4.標(biāo)準(zhǔn)化流程管理：定規(guī)范以人為本

實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程管理以規(guī)范工作流程。首先制定社長(zhǎng)辦的工作流程圖向全社公布，什么事需要到社長(zhǎng)辦解決、社長(zhǎng)辦的辦事程序及所需材料等，都規(guī)范清楚。其次是確保不因社長(zhǎng)辦人員外出學(xué)習(xí)、辦事時(shí)影響正常工作，要求本部門的工作分工有交叉，每項(xiàng)工作都至少有兩人可以操作管理，每項(xiàng)常態(tài)工作都制度化，制定社長(zhǎng)辦內(nèi)部工作流程表，既便于監(jiān)督管理，也利于其他人員操作運(yùn)行。

（三）組織職能

1.圖書評(píng)獎(jiǎng)及圖書宣傳的組織工作

社長(zhǎng)辦的工作人員首先要充分認(rèn)識(shí)到圖書評(píng)獎(jiǎng)及圖書宣傳工作對(duì)出版社的重要性，對(duì)外要加強(qiáng)與主管單位、政府主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)和新聞媒體的聯(lián)系，及時(shí)了解各種評(píng)獎(jiǎng)及圖書訂貨會(huì)、書香節(jié)之類信息，對(duì)內(nèi)要重視與編輯、營(yíng)銷、印制等相關(guān)部門的協(xié)調(diào)溝通，高度重視社內(nèi)參評(píng)及重點(diǎn)宣傳圖書品種的內(nèi)部遴選工作和材料準(zhǔn)備工作，不輕易放棄任何一次獲獎(jiǎng)和宣傳自己的機(jī)會(huì)，這對(duì)編輯和出版社都是大有裨益的。

2.組織選題調(diào)研及編輯業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在出版社，社長(zhǎng)辦人員更了解編輯需求，更易和編輯溝通，所以更要肩負(fù)起組織選題調(diào)研和編輯業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作。組織安排好各種選題調(diào)研活動(dòng)，尤其是年度選題調(diào)研后，應(yīng)鼓勵(lì)編輯撰寫調(diào)研報(bào)告，社長(zhǎng)辦進(jìn)行整理匯總為年度選題調(diào)研報(bào)告，為社領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；協(xié)助人事部門推薦、組織編輯人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和交流，通過發(fā)放學(xué)習(xí)資料、組織業(yè)務(wù)講座和會(huì)議交流等各種方式幫助編輯人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。

（四）協(xié)調(diào)職能

協(xié)調(diào)是管理的實(shí)質(zhì)。矛盾、對(duì)立、不平衡是出版社常常要面對(duì)的，因此社長(zhǎng)辦要通過協(xié)調(diào)，找出解決辦法，不斷化解矛盾、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)力量，使員工能理解并執(zhí)行社領(lǐng)導(dǎo)的每項(xiàng)決策。

（五）執(zhí)行職能

社長(zhǎng)辦是聯(lián)系社領(lǐng)導(dǎo)和社內(nèi)各部門的橋梁和紐帶，需要把社領(lǐng)導(dǎo)的決策及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給有關(guān)人員，并通過監(jiān)督、督促，把社領(lǐng)導(dǎo)的要求和布置的工作真正落到實(shí)處。執(zhí)行力對(duì)出版社的發(fā)展十分重要，好的決策更需要良好地貫徹執(zhí)行。社長(zhǎng)辦在出版社中的特殊地位決定了社長(zhǎng)辦工作人員必須具有較高的執(zhí)行力，這樣才能更好地完成執(zhí)行職能。

（六）參謀職能

參謀職能是對(duì)社長(zhǎng)辦一種較高的職能要求。社長(zhǎng)辦接觸面廣，就外部而言，能夠及時(shí)了解行業(yè)主管部門和其他出版單位的較多信息，就內(nèi)部而言，掌握著整個(gè)編輯部門的選題、發(fā)稿、出書等統(tǒng)計(jì)信息，由于同時(shí)還從事大量的管理協(xié)調(diào)工作，故容易發(fā)現(xiàn)出版社在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中存在的一些問題。社長(zhǎng)辦應(yīng)該在及時(shí)、認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，為社領(lǐng)導(dǎo)提供一些工作建議，扎扎實(shí)實(shí)做好社領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

二、對(duì)社長(zhǎng)辦人員素質(zhì)應(yīng)有更高的要求

（一）加強(qiáng)內(nèi)部管理，合理調(diào)整分工，營(yíng)造和諧、高效的社長(zhǎng)辦工作氛圍

為調(diào)動(dòng)社長(zhǎng)辦每個(gè)工作人員的積極性，充分發(fā)揮出每個(gè)人的潛能，提高工作效率。要加強(qiáng)部門內(nèi)部人員的聯(lián)系溝通，合理調(diào)整分工，端正思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)工作公開透明，重要工作要集思廣益，集中群體力量，形成合力，確保高質(zhì)高效地完成任務(wù)，將社長(zhǎng)辦打造成有凝聚力、和諧的團(tuán)體。

將部門常態(tài)工作清晰劃分，大致分為編務(wù)管理、合同及規(guī)劃管理、外宣活動(dòng)等三部分，每部分工作設(shè)主要負(fù)責(zé)人，每項(xiàng)工作至少有兩人可以操作管理，每項(xiàng)常態(tài)工作都制度化，制定流程表，形成固定模式，既便于監(jiān)督管理，也利于其他人員操作運(yùn)行。

社長(zhǎng)辦的參謀服務(wù)職能越來越重要，建議將社長(zhǎng)辦主任從繁重的編務(wù)工作解放出來，使其有更多的精力來了解政策、市場(chǎng)及我社內(nèi)部的發(fā)展變化，及時(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)和材料，為社領(lǐng)導(dǎo)決策判斷提供有力支持，更好地服務(wù)社領(lǐng)導(dǎo)。但社長(zhǎng)辦主任要熟悉、掌握社長(zhǎng)辦每一項(xiàng)基本工作的內(nèi)容和流程，如選題報(bào)批、書號(hào)實(shí)名制申領(lǐng)乃至稿酬的審核等，以便在社長(zhǎng)辦內(nèi)部有權(quán)威管理，也可更好地服務(wù)于其他部門。

（二）提高自身職業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，注重細(xì)節(jié)服務(wù)

社長(zhǎng)辦工作人員的職業(yè)素質(zhì)面臨著新的挑戰(zhàn)，要求社長(zhǎng)辦工作人員具備良好的基本素質(zhì)，建立更完善的工作意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。要保證既做好社長(zhǎng)辦份內(nèi)的管理工作，又充分發(fā)揮社長(zhǎng)辦在出版社整個(gè)運(yùn)作流程中所處地位的作用，首先要改變觀念，樹立自主服務(wù)意識(shí)；其次充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，在增加管理內(nèi)容的同時(shí)，提高效率。

社長(zhǎng)辦強(qiáng)調(diào)的是精細(xì)管理、人性化服務(wù)。精細(xì)的管理帶出精細(xì)的服務(wù)，精細(xì)的服務(wù)則主要體現(xiàn)在人性的服務(wù)上。社長(zhǎng)辦又是出版社對(duì)外的一個(gè)窗口，要與不同身份、不同級(jí)別的人打交道，每一個(gè)環(huán)節(jié)都與外界發(fā)生著直接聯(lián)系，離不開良好的人際關(guān)系。這就需要社長(zhǎng)辦工作人員既要精通業(yè)務(wù)，也要善于與人溝通。

總之，新形勢(shì)下的社長(zhǎng)辦工作職能在不斷增多，要求也不斷提高。社長(zhǎng)辦要在明確自身職能定位的基礎(chǔ)上，通過更新觀念、加強(qiáng)內(nèi)部管理、提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)來全面提升工作質(zhì)量和水平，要切實(shí)增強(qiáng)全局意識(shí)、參謀意識(shí)、精品意識(shí)，提高創(chuàng)新能力、把握政策能力、文字綜合能力；正確處理好辦事速度和辦事質(zhì)量的關(guān)系，正確處理好業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和理論學(xué)習(xí)的關(guān)系，力爭(zhēng)理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)全面提高。